Všeobecné obchodní podmínky

1. Úvodní a obecná ustanovení

1.1. Definice

1.1.1. Tyto – Všeobecné Obchodní Podmínky jsou nedílnou součástí smlouvy uzavřené mezi Zákazníkem a poskytovatelem a definují závazná pravidla a podmínky pro poskytování a používání produktů a služeb. Tyto podmínky upravují smluvní vztah mezi poskytovatelem služby a Zákazníkem.

1.1.2. Níže uvedené definice mají pro účely těchto podmínek následující význam:

• VOP nebo Podmínky – znamenají tyto – Všeobecné Obchodní Podmínky.
• Smlouva – znamená smlouvu uzavřenou mezi Zákazníkem a poskytovatelem, obvykle podpisem závazné objednávky.
• Zákazník – znamená fyzickou osobu podnikající nebo právnickou osobu, která uzavírá smlouvu s poskytovatelem.
• Server Zákazníka – znamená server a další hardwarové vybavení, které není ve vlastnictví, správě ani pod kontrolou Poskytovatele.
• Poskytovatel – znamená společnost Easy Software s.r.o. se sídlem na adrese Jugoslávských partyzánů 34, 160 00, Praha6, Česká, identifikační číslo společnosti: 26426269, s níž byla uzavřena Smlouva.
• Produkt(y) – znamená konkrétní software vyvinutý a vlastněný Poskytovatelem a distribuovaný Zákazníkovi, jak je definováno ve Smlouvě. Zákazník kupuje Produkt „tak, jak je“, a Služby jsou poskytovány samostatně a podléhají dodatečným poplatkům.
• Ceník – znamená standardní ceník poskytovatele za Služby a/nebo Produkt, který je Zákazníkovi k dispozici na webové stránce poskytovatele („Ceník“) nebo který je Zákazníkovi na požádání poskytnut ve formě dokumentu („Cenová Nabídka“; pro vyloučení pochybností, pokud je použita Cenová Nabídka, znamená to také přílohu č. 4 Smlouvy, pokud je taková písemná Smlouva podepsána stranami, a naopak).
• Specifikace Služby Implementace – znamená podmínky implementace stanovené Poskytovatelem a/nebo přizpůsobené pro Zákazníka podle Smlouvy. Pokud si Zákazník nezakoupil Implementační službu nebo pokud není ve Smlouvě výslovně uvedeno jinak, cena Produktu nezahrnuje žádnou garantovanou Implementační službu.
• Specifikace Služby Podpory – znamená podmínky podpory stanovené Poskytovatelem a/nebo přizpůsobené pro Zákazníka podle Smlouvy. Pokud si Zákazník nezakoupil podpůrnou službu nebo pokud není ve Smlouvě výslovně uvedeno jinak, není v ceně Produktu zahrnuta žádná garantovaná podpůrná služba.
• Služby – souhrnně všechny služby a výstupy poskytované Poskytovatelem Zákazníkovi na základě Smlouvy. To zahrnuje mimo jiné: (i) udělení licence k používání Produktu (pro Služby dodávky softwaru na vlastní definované v článku 3), (ii) poskytnutí přístupu k Produktu prostřednictvím cloudového prostředí (pro Cloudové předplacené služby definované v článku 2), (iii) poskytování přístupu a/nebo licence k funkcím umělé inteligence (pro služby umělé inteligence definované v článku 5) a (iv) poskytování nesoftwarových služeb (jak jsou definovány v článku 4) v rozsahu dohodnutém ve smlouvě. 
• Zkušební verze Služby – znamená zkušební verzi Služby, která je Zákazníkovi poskytována bezplatně a v omezeném rozsahu.
• Správce – osoba určená Zákazníkem pro správu jeho uživatelského účtu (účtů).
• Uživatel – znamená (i) jakoukoli fyzickou osobu (včetně zaměstnanců, dodavatelů, konzultantů nebo obchodních partnerů Zákazníka) nebo (ii) jakoukoli nehumánní entitu (včetně botů, API připojení, systémových procesů nebo automatizovaných zařízení), pro kterou Zákazník zřídí uživatelský účet a která je Zákazníkem oprávněna k přístupu a používání Služby výhradně pro interní obchodní účely Zákazníka.
• Uživatelský účet – znamená jakýkoli uživatelský účet s uživatelským jménem a heslem nebo jinými autentizačními údaji, který poskytuje přístup ke Službě. Uživatelský účet může být aktivní nebo uzamčený. Jakýkoli uživatelský účet, ke kterému uživatel (ať už fyzická nebo nefyzická osoba) přistoupil alespoň jednou během příslušného zúčtovacího období nebo kalendářního roku, jak je uvedeno ve Smlouvě, se považuje za aktivní. Uzamčené uživatelské účty se nezapočítávají do licenčních limitů. 
• Smluvní Strany – společně znamenají Zákazníka a poskytovatele.

1.2. Priorita podmínek

1.2.1. Tyto VOP obsahují jak obecné podmínky, tak podmínky specifické pro danou službu. Obecné podmínky jsou uvedeny v článcích 1 a 6 až 8, zatímco podmínky specifické pro danou službu jsou podrobně popsány v článcích 2 až 5, z nichž každý se vztahuje výhradně na příslušnou Službu v něm popsanou. Pokud článek specifický pro danou službu obsahuje ustanovení, která výslovně mění, odchylují se od nebo doplňují obecné podmínky, mají tato ustanovení specifická pro danou službu přednost před příslušnou službou. Ve všech ostatních ohledech se plně uplatňují obecné podmínky (tj. článek 7 obsahuje konkrétní práva a povinnosti týkající se ukončení Smlouvy , která se vztahují na všechny Služby, včetně Služeb 2 až 4, vedle těchto konkrétních práv a povinností).

1.3. Způsob přijetí VOP

1.3.1. Služba je poskytována Zákazníkovi na základě uzavřené Smlouvy mezi Smluvními Stranami. 

1.3.2. Tyto VOP tvoří nedílnou součást smlouvy.

1.3.3. Smlouva je uzavřena jedním z následujících způsobů: 

a) v den podpisu oběma Smluvními stranami (zejména u všech služeb nabízených s přizpůsobenými nastaveními); 

b) online prostřednictvím přijetí přes webové rozhraní (zejména u služeb účtovaných výhradně podle ceníku, tj. bez individuální cenové nabídky), přičemž datum účinnosti Smlouvy je datum, kdy je platba za službu ve výši stanovené pro první zúčtovací období řádně připsána na bankovní účet Poskytovatele;

c) akceptací Cenové Nabídky vydané Zákazníkem pro Poskytovatele, za předpokladu, že tato Cenová Nabídka odkazuje na konkrétní Služby, které mají být poskytnuty, příslušné poplatky a jakékoli další relevantní podmínky. Odkaz na identifikátor Cenové Nabídky je přijatelný a preferovaný. Smlouva nabývá účinnosti písemnou akceptací Cenové Nabídky vydané Poskytovatelem, které může být poskytnuto e-mailem nebo jinou písemnou formou;

d) zaplacením faktury Zákazníkem, která je vystavena Poskytovatelem. Faktura musí obsahovat odkaz na Cenovou Nabídku, která specifikuje rozsah služby, identifikační číslo cenové nabídky a příslušné poplatky. V případě absence identifikátoru Cenové Nabídky se za závaznou specifikaci služeb považuje Cenová Nabídka, která byla Zákazníkovi poskytnuta jako poslední e-mailem nebo jiným písemným komunikačním kanálem před fakturou e-mailem nebo jiným písemným komunikačním kanálem bezprostředně před fakturou. 

Pro vyloučení pochybností se Smlouva uzavírá, jakmile nastane nejbližší z podmínek uvedených v písmenech (a) až (d). 

1.3.4. Článek 1.3.3 se nevztahuje na případy, kdy Zákazník bude používat pouze Zkušební verzi Služby, v takovém případě je Smlouva uzavřena za podmínek stanovených v článku 1.4 těchto VOP.

1.3.5. Pro účely těchto VOP Smluvní Strany uznávají, že Cenová Nabídka a příloha č. 4 smlouvy jsou stejným dokumentem, přičemž forma uzavření Smlouvy určuje, které označení se použije. Toto ustanovení se vykládá v souladu s oddílem 8.5 těchto VOP, který stanoví hierarchii smluvních dokumentů.

1.4. Zkušební verze služby

1.4.1. Před uzavřením Smlouvy může Poskytovatel umožnit Zákazníkovi prostřednictvím webové domény nebo na Serverech Zákazníka Zkušební verzi Služby v rozsahu stanoveném Poskytovatelem. 

1.4.2. Vyplněním registračního formuláře Zákazník uzavírá Smlouvu a přijímá tyto VOP. Smluvní Strany se však dohodly, že po dobu trvání Zkušební verze Služby mají konkrétní podmínky uvedené v tomto odstavci 1.4 přednost před jakýmikoli protichůdnými ustanoveními v ostatních částech těchto VOP. Konkrétně se neuplatňují ustanovení týkající se platebních povinností, garantované dostupnosti (SLA), sankcí a standardních záruk. Zkušební verze služby je poskytována Zákazníkovi po dobu uvedenou ve specifikaci produktu nebo na webové stránce Služby, pokud Poskytovatel nerozhodne jinak.

1.4.3. Zákazník využívající zkušební verzi služby je oprávněn ukládat data, avšak pouze za účelem ověření funkčnosti systému. Zákazník bere na vědomí, že Poskytovatel nenese odpovědnost za dostupnost a uchování dat uložených Zákazníkem při používání Zkušební verze Služby.

1.4.4. Před uplynutím platnosti Zkušební verze Služby Poskytovatel umožní Zákazníkovi přechod na placenou verzi Služby a poskytne mu nezávazné informace o platbě. Po zaplacení příslušné ceny se Služba aktivuje v dohodnutém rozsahu a data uložená Zákazníkem ve Zkušební verzi Služby budou převedena do placené verze Služby, pokud to bude technicky možné. V případě, že Zákazník nevyužije možnost přechodu na placenou verzi služby, poskytování Zkušební verze Služby končí uplynutím doby, na kterou byla Zkušební verze Služby Zákazníkovi poskytnuta.

1.4.5. Zákazník bere na vědomí, že údaje uložené Zákazníkem ve Zkušební verzi Služby budou po uplynutí zkušební doby nenávratně vymazány a že Poskytovatel nemá povinnost tyto údaje uchovávat. Zákazník bude informován o blížícím se uplynutí Zkušební verze Služby a vymazání údajů po jejím ukončení e-mailem nebo prostřednictvím internetové domény Zkušební verze Služby.

1.5. Cena

1.5.1. Ceny za Služby jsou stanoveny podle Cenové Nabídky nebo Ceníku. Není-li ve Smlouvěnebo v článku těchto VOP věnovaném konkrétní Službě výslovně dohodnuto jinak, Cena za Služby se skládá z následujících samostatných položek nebo jejich kombinace:

a) pevná cena za přístup ke službám (např. trvalá licence; „Pevná cena“), která je vždy stanovena pro příslušné časové období a s ohledem na konkrétní podmínky Služby (např. 5 uživatelů, 3 produkční prostředí, verze X.Y atd.) a která má jednorázový charakter s požadovanou platbou předem;

b) opakující se cena za přístup ke Službám („předplatné“), která je rovněž vždy stanovena pro příslušné časové období a s ohledem na konkrétní podmínky Služby (např. 5 uživatelů, 3 produkční prostředí atd.), avšak je hrazena měsíčně nebo ročně; 

c) cena podle režimu „time&material“ za jakékoli služby, které jsou založeny na kritériích, která se mění s fakturačními obdobími (např. využití dat, ad-hoc podpůrná služba, ad-hoc vývoj atd.; dále jen „režim time&material“). Služby podle režimu time&material se platí měsíčně nebo ročně. 

1.5.2. Pro vyloučení pochybností lze u pevné ceny i předplatného zaručit pouze přístup k určitému produktu nebo licenci a/nebo konkrétnímu balíčku zaručených Služeb. Kromě toho se Sužby poskytované v rámci předplatného i v režimu „time&material“ určují metodou „high-water mark“, tj. podle nejvyšší úrovně využití dosažené v příslušném zúčtovacím období.

1.5.3. Zákazník je povinen zaplatit cenu za používání Služby na základě doručených daňových dokladů (faktur) vystavených Poskytovatelem. V případě služeb s pevnou cenou je pro platbu předplacených služeb vystavena proforma faktura a skutečná daňová faktura je doručena bez zbytečného odkladu po přijetí platby od Zákazníka. Služby poskytované na základě předplatného a režimu „time&material“ se hradí zpětně a faktura je vystavena a doručena Zákazníkovi do 5 pracovních dnů po skončení každého příslušného období. 

1.5.4. Debetní/kreditní karta a/nebo jiná online platební metoda použitá Zákazníkem k registraci k využívání Služby (i) poskytované prostřednictvím webového rozhraní a (ii) poskytované na základě předplatného bude automaticky účtována první den každého zúčtovacího období, přičemž první platba bude provedena 30 dní od data, kdy se Zákazník zaregistroval k využívání Služby. V takovém případě je faktura vystavena ihned po provedení platby. 

1.5.5. Není-li výslovně dohodnuto jinak, může být tato debetní/kreditní karta a/nebo jiná online platební metoda použita k účtování Služeb poskytovaných na základě předplatného i na základě režimu „time&material“.

1.5.6. Pokud si Zákazník přeje, aby mu nebyla účtována platba za další předplatné období, musí předplatné zrušit nejméně tři (3) dny před datem automatického obnovení. Poskytovatel doporučuje ověřit u společnosti vydávající předplacenou kartu nebo u banky, zda je možné provádět opakované platby.

1.5.7. Faktury budou vystavovány v elektronické podobě. Zákazník souhlasí s elektronickým vystavováním faktur a s jejich doručováním Zákazníkovi elektronickými prostředky.

1.5.8. Zákazník může svůj režim předplatného změnit online, a to jednoduše po přihlášení do Zákazníkské zóny a přepnutím nebo zrušením příslušné možnosti. Pokud Zákazník zruší předplatné nejméně tři (3) dny před datem obnovení, jak je stanoveno v bodě 1.5.6 výše, jeho předplatné skončí na konci aktuálního zúčtovacího cyklu.

1.6. Omezení odpovědnosti

1.6.1. Smluvní Strany se dohodly, že celková odpovědnost Poskytovatele za veškeré nároky vyplývající z této Smlouvy nebo s ní související, ať již smluvní, mimosmluvní (včetně nedbalosti) nebo jiné, nepřesáhne celkovou částku zaplacenou Zákazníkem za služby v období dvanácti (12) měsíců bezprostředně předcházejících události, která vedla k vzniku nároku. Pokud v předchozích dvanácti (12) měsících nebyly společnosti zaplaceny žádné částky, maximální odpovědnost bude omezena na poplatky za aktuální čtvrtletní období nebo ve výší 1 000 EUR, podle toho, která z těchto částek je vyšší.

1.6.2. V maximálním rozsahu povoleném platnými zákony nebude Poskytovatel odpovědný za žádné nepřímé škody vyplývající z poskytování Služeb, jako jsou ušlý zisk, ztráta příjmů, ztráta dat, finanční nebo jakékoli nepřímé, zvláštní nebo následné škody, včetně exemplárních nebo trestních škod, včetně, ale bez omezení, škod za jiné nehmotné ztráty (i když byl Poskytovatel informován o možnosti takových škod), vyplývající z: (i) používání nebo nemožnosti používání Služby; (ii) nákladů na pořízení náhradních zboží a služeb (iii) neoprávněného přístupu k přenosům nebo datům Zákazníka nebo jejich změnám, včetně jakýchkoli úprav Služby nebo Produktu ze strany Zákazníka nebo vyplývajících z používání Služby nebo Produktu v rozporu s těmito VOP; (iv) prohlášení, chování nebo výstupy jakékoli třetí strany zapojené do poskytování Služby, jakož i jakékoli výsledky/výstupy generované řešeními nebo službami třetích stran (včetně, ale bez omezení na výsledky generované OpenAI a Easy AI); nebo (v) jakékoli jiné záležitosti související se Službou. V případě vyšší moci jsou strany oprávněny dočasně pozastavit plnění svých povinností vyplývajících ze Smlouvy a jakékoli nedodržení (celkové nebo částečné) nebo zpoždění v plnění povinností uložených touto smlouvou nebude považováno za porušení Smlouvy. Pro účely této Smlouvy se vyšší mocí rozumí jakékoli okolnosti, za kterých je odpovědnost vyloučena v souladu s českým právem, včetně, ale nikoli výlučně, přírodní katastrofy, války, změny politické situace, která znemožňuje nebo nepřiměřeně brání výkonu práv a povinností podle této Smlouvy, nebo jakékoli jiné podobné důvody, události nebo skutečnosti.

1.6.3. Zákazník používá Službu TAK, JAK JE definována v bodech 9.2 a 15.2 výše. Nekompatibilita s jiným softwarem, hardwarovou konfigurací nebo jakékoliv závady a vady NEOPRAVŇUJÍ Zákazníka ke zrušení objednávky ani k vrácení již zaplacené ceny Zákazníkem, pokud není mezi Smluvními stranami v jednotlivých případech výslovně ujednáno jinak.

1.6.4. Zákazník bere na vědomí, že Poskytovatel neposkytuje ani nenabízí žádnou záruku ohledně Služby. 

1.6.5. Služba je poskytována "tak, jak je", se všemi vadami, nedostatky, chybami a omyly. Poskytovatel výslovně vylučuje veškeré záruky, mimo jiné včetně jakýchkoli předpokládaných záruk prodejnosti, vhodnosti pro určitý účel a neporušování práv třetích osob. Žádné rady ani informace, ať už ústní nebo písemné, které Zákazník získá od Poskytovatele, nezakládají žádnou záruku, která není výslovně definována ve Smlouvě. Zákazník bere na vědomí a souhlasí s tím, že Službu používá výhradně na vlastní riziko .Používáním Služby Zákazník souhlasí s tím, že bude vázán podmínkami této doložky o neposkytování záruk.

1.7. Ochrana osobních údajů

1.7.1. Zákazník prohlašuje, že si je vědom svých zákonných povinností jako správce i zpracovatel osobních údajů Uživatelů a vlastních Zákazníků. Způsob a zpracování osobních údajů těchto subjektů v rámci Služby určuje Zákazník. Poskytovatel nenese žádnou odpovědnost za řádné plnění právních povinností Zákazníka jako správce osobních údajů, v takovém případě je Poskytovatel pouze zpracovatelem osobních údajů. 

1.7.2. Veškeré údaje shromažďuje Poskytovatel od Zákazníka pouze za účelem poskytování Služby, zlepšování její kvality a zasílání obchodních a marketingových oznámení, jak je podrobně definováno v Zásadách ochrany osobních údajů, které jsou k dispozici na https://www.easyproject.com/about/terms-and-conditions/principles-of-personal-data-processing.

1.7.3. 16.3. Veškerá komunikace v rámci Služby je šifrována protokolem SSL. Zákazník tímto prohlašuje, že tento způsob šifrování považuje za dostatečně bezpečný. 

1.7.4. Poskytovatel se zavazuje, že neposkytne žádné informace uvedené Zákazníkem při registraci jeho Uživatelského účtu ani žádné jiné osobní údaje poskytnuté Zákazníkem žádné třetí straně k jiným účelům, než které jsou definovány v této Smlouvě a Zásadách ochrany osobních údajů. 

1.7.5. 16.5. Webové stránky a webová aplikace Poskytovatele rovněž používají soubory cookie a podobné technologie, jak je podrobně popsáno v Zásadách používání souborů cookie, které jsou k dispozici na adrese https://www.easyproject.com/about/terms-and-conditions/cookie-policy.

1.8. Uživatelský účet

1.8.1. Zákazník může mít jeden nebo více aktivních Uživatelských účtů. Každý Uživatelský účet může používat pouze jeden Uživatel. Zákazník není oprávněn nechat zřídit Uživatelský účet pro třetí osobu, pokud to není stanoveno smlouvou nebo těmito VOP. Zákazník není oprávněn sdílet Uživatelské účty mezi více Uživateli. Zákazník však má právo kdykoli převést nepoužívaný Uživatelský účet na nového Uživatele.

1.8.2. V případě porušení bodu 1.8.1 těchto VOP je Poskytovatel oprávněn Smlouvu okamžitě vypovědět a Zákazník je povinen zaplatit Poskytovateli bezdůvodné obohacení do 7 dnů od obdržení výzvy Poskytovatele k úhradě. Bod 3.4.3 těchto VOP se použije přiměřeně.

1.9. Správa uživatelských účtů

1.9.1. Každý Zákazník si může vybrat jeden nebo více Uživatelských účtů, které budou mít práva Správce. Správce může provádět následující operace:

• přidávat, upravovat a mazat Uživatelské účty a nastavovat přístupová práva k těmto Účtům (např. přístup k reportům, zakládání souborů atd.),
• přístup ke všem údajům Zákazníka bez ohledu na nastavení přístupu jednotlivých Uživatelů,
• vybrat jiný Uživatelský účet, který se stane Správcem.

1.9.2. Zákazník nese plnou odpovědnost za používání Služby Uživateli, za akce prováděné těmito Uživateli a za všechna data nahraná do účtu Zákazníka. Zákazník zajistí, aby všichni jeho Uživatelé dodržovali ustanovení těchto VOP.

2. Zvláštní podmínky pro cloudové předplatné

2.1. Poskytování služeb cloudového předplatného

2.1.1. Poskytovatel provozuje Službu na internetové adrese uvedené ve specifikaci Produktu a jejích subdoménách.

2.1.2. Zákazník nemá právo získat zdrojový kód Služby, ani jej prohlížet, upravovat nebo jakýmkoli způsobem zasahovat do něj. Zákazníkovi dále není udělena licence ve smyslu článku 3.1 těchto VOP, ale pouze právo na přístup ke Službě v rámci uživatelského rozhraní přístupného Zákazníkovi a omezeného počtem Uživatelských účtů definovaných ve Smlouvě. 

2.1.3. Zákazník nesmí žádným způsobem obcházet uživatelské rozhraní ani používat Služby jakýmkoli způsobem nebo formou, které nejsou výslovně povoleny aktuální verzí uživatelského rozhraní, včetně používání Služeb mimo jejich interní provoz a/nebo ve prospěch třetí strany, bez ohledu na to, zda za úplatu nebo bezplatně. 

2.2. Doba trvání služby cloudového předplatného a platební podmínky

2.2.1. Služby poskytované jako řešení SaaS (a přístupné prostřednictvím webového rozhraní; dále jen „Cloudové předplatné“) jsou uzavírány buď: (a) na dobu určitou, pokud Smlouva, Cenová nabídka nebo příloha č. 4 výslovně stanoví datum zahájení a datum ukončení („Předplatné na dobu určitou“); nebo (b) na dobu neurčitou, pokud není stanoveno datum ukončení („Předplatné na dobu neurčitou“). Platný typ předplatného se vždy určuje výhradně podle výslovně uvedené doby trvání ve Smlouvě, Cenové nabídce nebo příloze č. 4.

2.2.2. Pokud není výslovně písemně dohodnuto jinak, prodlužují se jak předplatné na dobu určitou, tak předplatné na dobu neurčitou na další odpovídající období předplatného cloudu za stejných podmínek a cenových podmínek definovaných v oddíle 2.2.3 níže. K prodloužení dojde, pokud žádná ze Smluvní stran neposkytne písemné oznámení o neprodloužení nejméně jeden (1) kalendářní měsíc před koncem aktuálního období cloudového předplatného. Uzavřením smlouvy o cloudovém předplatném Zákazník souhlasí s tím, že výše uvedené poplatky za předplatné budou opakovaně účtovány na kartu uvedenou v evidenci, dokud Zákazník cloudové předplatné nezruší. 

2.2.3. Cena a podmínky platné v době, kdy Zákazník provedl první objednávku Služby Cloudové předplatné nebo kdy bylo naposledy obnoveno Cloudové předplatné; zůstanou v platnosti po celou dobu trvání aktuálního Cloudového předplatného. Nové ceny a podmínky se vztahují jak na obnovení, tak na nové předplatné. Poskytovatel je oprávněn automaticky účtovat další opakující se období Cloudového předplatného pokud je poskytnuto příslušné oznámení podle tohoto odstavce 2.3.1.

2.2.3. Poskytovatel může automaticky účtovat poplatek za další období Cloudového předplatného na základě ceníku platného v době obnovení, za předpokladu, že poskytovatel informoval Zákazníka o jakýchkoli změnách cen v souladu s bodem 2.2.3 a Zákazník neuplatnil své právo na ukončení Cloudového předplatného.

2.2.3. Platba za Cloudové předplatné je automaticky účtována prostřednictvím zvolené platební metody a faktura je zaslána Zákazníkovi bez zbytečného odkladu po přijetí platby poskytovatelem. Pokud z jakéhokoli důvodu nelze platbu automaticky účtovat, poskytovatel vystaví fakturu se splatností 14 kalendářních dnů za služby Cloudového předplatného, pokud není v Cenové nabídce uvedeno jinak. Faktura bude doručena Zákazníkovi e-mailem nebo prostřednictvím webového rozhraní produktu.

2.2.3. Aby měl Zákazník dostatek času na informované rozhodnutí o prodloužení (a aby se zabránilo vázání na dodavatele): a) u ročních Cloudových předplatných informuje Poskytovatel Zákazníka o blížícím se prodloužení a případných změnách cen prostřednictvím uživatelského rozhraní produktu nebo e-mailem nejpozději 45 kalendářních dnů předem; b) u měsíčních Cloudových předplatných poskytovatel informuje Zákazníka stejným způsobem nejpozději 5 kalendářních dnů předem.

2.3. Ukončení služeb cloudového předplatného

2.3.1. Každá Smluvní strana je oprávněna zabránit obnovení Cloudového předplatného doručením písemného oznámení o neobnovení nejméně jeden (1) kalendářní měsíc před koncem aktuálního období Cloudového předplatného. Zákazník musí informovat Poskytovatele písemně e-mailem na adresu salesadmin@easysoftware.com nebo prostřednictvím jiných komunikačních kanálů poskytovaných Poskytovatelem. Aby nedošlo k pochybnostem, Předplatné na dobu určitou nelze během této doby ukončit, pokud není výslovně dohodnuto jinak.

2.3.2. Zákazník má nárok na poměrnou refundaci předplacených poplatků za Předplatné na dobu neurčitou, pokud je Předplatné na dobu neurčitou zrušeno před koncem předplaceného období, s výhradou ustanovení článku 2.3.3. Toto právo na refundaci se vztahuje výhradně na služby Předplatného na dobu neurčitou a nevztahuje se na služby Předplatného na dobu určitou a/nebo služby, které již byly Zákazníkovi dodány nebo zpřístupněny.

2.3.3. Poskytovatel zpracuje vrácení peněz podle článku 2.3.2 do 60 dnů od obdržení oznámení o zrušení. Poskytovatel si vyhrazuje právo odečíst storno poplatek ve výši až do výše 10 % zbývající hodnoty předplatného na pokrytí skutečných administrativních a zpracovatelských nákladů. Pokud byly na Službu s Předplatným na dobu neurčitou poskytnuty nějaké slevy, bude vrácená částka upravena tak, aby zákazník zaplatil standardní (nezlevněnou) cenu podle Ceníku za již využitou část období Předplatného na dobu neurčitou. Úprava bude provedena před uplatněním storno poplatku. 

2.3.4. Po ukončení jakéhokoliv Cloudového předplatného Poskytovatel umožní Zákazníkovi exportovat jeho data. Poskytovatel poskytne Zákazníkovi data z Produktu ve formě exportu databáze. Zákazník může také před datem ukončení využít vestavěnou exportní funkci produktu k získání konkrétních datových sad.

2.4. Povinnosti a práva stran

2.4.1. Pokud Zákazník zjistí jakýkoli problém související s rychlostí služby nebo její dostupností, je povinen tuto skutečnost neprodleně nahlásit poskytovateli prostřednictvím e-mailu uvedeného ve specifikaci Produktu nebo telefonicky prostřednictvím kontaktů, které jsou k dispozici, aby se urychlil proces řešení problému. Zákazník bere na vědomí, že mohou nastat události mimo přiměřenou kontrolu poskytovatele, které mohou nepříznivě ovlivnit funkčnost nebo dostupnost Služby Cloudového předplatného pro uživatele (včetně, ale nejen: poruchy internetového připojení na straně Zákazníka, přírodní katastrofy, útoky DOS nebo DNS na technické vybavení Poskytovatele a další, nebo poruchy infrastruktury třetích stran). V maximálním rozsahu povoleném platnými právními předpisy nenese Poskytovatel odpovědnost za žádné škody, ztráty nebo nedostupnost vyplývající z takových událostí, s výjimkou případů, kdy takovou odpovědnost nelze vyloučit podle nařízení (EU) 2023/2854 (Data Act) nebo jiných závazných platných právních předpisů; tato výjimka se však vztahuje výhradně na Zákazníky se sídlem v EU.

2.4.2. Zákazník bere na vědomí a souhlasí s tím, že Poskytovatel může dočasně pozastavit poskytování Služby Cloudového předplatného z vážných důvodů, zejména v případech, kdy je takové pozastavení nezbytné k prevenci nebo zmírnění kybernetických útoků, řešení kritických bezpečnostních zranitelností, splnění závazných právních povinností nebo vyřešení závažné technické poruchy Služby, která musí být vyřešena nezbytným odstavení. Poskytovatel informuje Zákazníka o jakémkoli plánovaném přerušení s přiměřeným předstihem, pokud je to možné. V případě nouzového přerušení poskytovatel informuje Zákazníka co nejdříve, jak je to rozumně možné. Poskytovatel je povinen vytvořit adekvátní provozní a bezpečnostní opatření, aby minimalizoval potenciální poruchy nebo omezenou či úplnou nedostupnost Služby. S výjimkou případů vyšší moci nebo mimořádných bezpečnostních incidentů bude plánovaná údržba prováděna v době mimo špičku, pokud to bude rozumně možné, a Poskytovatel vynaloží přiměřené úsilí k minimalizaci přerušení Služby. Takové dočasné pozastavení nebude považováno za porušení Smlouvy, pokud záměrně nebo z hrubé nedbalosti nebrání Zákazníkovi v uplatnění povinných práv týkajících se přístupu k údajům, přenositelnosti nebo přechodu podle zákona o údajích.

2.4.3. Poskytovatel souhlasí, že není oprávněn zveřejňovat, poskytovat nebo zpřístupňovat obsah dat Zákazníka žádné třetí straně (a) pokud to vyžaduje platný zákon nebo závazný příkaz příslušného soudu nebo regulačního orgánu; (b) v rozsahu nezbytném pro poskytování Služeb, včetně sub-zpracovatelů, jak je popsáno ve Smlouvě o zpracování dat; (c) s předchozím písemným souhlasem Zákazníka; nebo (d) jak je jinak povoleno podle těchto VOP nebo Smlouvy o zpracování údajů. Zákazník dále bere na vědomí a souhlasí s tím, že Poskytovatel může mít právo na přístup, úpravu, cenzuru, monitorování nebo jiné zpracování údajů Zákazníka pouze v rozsahu nezbytně nutném pro: (i) poskytování a údržbu Služeb; (ii) splnění platných zákonných povinností nebo závazných příkazů příslušných orgánů; nebo (iii) ochranu systémů Poskytovatele a dalších Zákazníků před bezpečnostními hrozbami nebo porušením těchto VOP. 

2.5. Zakázané jednání

2.5.1. Zákazník nesmí na portál Služby nahrávat, odesílat ani jinak ukládat obsah, který může obsahovat softwarový virus nebo jiné soubory a programy, které mohou zničit, poškodit nebo omezit funkčnost zařízení Poskytovatele nebo jiných Zákazníků. Zákazník dále není oprávněn nahrávat na portál Služby obsah, jehož držení nebo šíření je nezákonné, obsah, který neoprávněně zasahuje do autorských práv třetí osoby nebo je součástí trestné činnosti, šířit prostřednictvím Služby spam nebo se pokoušet získat přístup k Uživatelskému účtu jiného Zákazníka nebo serverům Poskytovatele. Porušení těchto povinností je považováno za podstatné porušení Smlouvy a zakládá právo Poskytovatele odstoupit od Smlouvy a požadovat po Zákazníkovi zaplacení smluvní pokuty ve výši 50 000 EUR za každé porušení a dále případnou škodu.

3. Zvláštní podmínky pro dodávku softwaru na vlastní server (On-premises)

3.1. Poskytování služby

3.1.1. Produkt licencovaný v rámci Předplatného pro instalaci na vlastní server i v rámci Perpetual licence je model plně poskytnut v okamžiku, kdy Poskytovatel poskytne Zákazníkovi odkaz ke stažení příslušného Produktu. 

3.1.2. Není-li uvedeno jinak, poskytovatel umožní stažení až poté, co bude poplatek za Služby Dodávky Software pro vlastní server plně připsán na bankovní účet Poskytovatele.

3.2. Licenční podmínky na služby On-Premises

3.2.1. Zákazník bere na vědomí, že veškerá autorská práva a jiná práva duševního vlastnictví ke Službě náleží Poskytovateli a/nebo třetím osobám, jejichž díla byla do Služby začleněna a/nebo jsou se Službou společně užívána. Zákazník je proto povinen užívat Službu pouze v rozsahu poskytnuté licence a s ohledem na dílčí části Služby upravené licencemi třetích stran pouze v rozsahu těchto licencí třetích stran. 

3.2.2. Pokud se na příslušné části Služby nevztahují zvláštní ustanovení uvedená v tomto článku a bez jakéhokoli vlivu na podmínky příslušného softwaru třetích stran použitého v Produktech, získává Zákazník uzavřením Smlouvy nevýhradní licenci ke Službě (pro části, které nejsou licencovány za jiných podmínek) pro jednoho nebo více Uživatelů v závislosti na počtu zřízených Uživatelských účtů Poskytovatelem. Tato licence je pak udělena na časově omezenou dobu odpovídající době trvání této Smlouvy; je osobně omezena počtem Uživatelských účtů a/nebo jinak licencována Zákazníkovi; a je omezena počtem prostředí stanovených Smlouvou. Licence však není územně omezena s výjimkou oblastí, regionů a/nebo zemí, které jsou zařazeny na sankční seznam Spojených států amerických, Spojeného království, České republiky a/nebo Evropské unie. 

3.2.3. Zákazník není oprávněn bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele poskytnout nebo postoupit licenci či podlicenci třetí osobě; omezení stanovené licencemi třetích stran tím nejsou dotčeny. Aniž by byly dotčeny zvláštní ustanovení licencí třetích stran není Zákazník rovněž oprávněn Službu (jako celek) pronajímat nebo jinak zpřístupňovat, a to jak bezplatně, tak za úplatu, třetím stranám bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele. 

3.2.4. Předplatné pro instalaci na vlastní server zahrnuje aktualizace a/nebo úpravy Služeb prováděné Poskytovatelem v budoucnu, pokud všechny příslušné licenční a jiné poplatky jsou plně uhrazeny za období, ve kterém jsou tyto aktualizace a/nebo úpravy vydány. Pokud byla mezi Smluvními stranami uzavřena Smlouva o licenci na dobu neurčitou (model Perpetual license), je Zákazník oprávněn stahovat pouze verzi produktů dostupnou v době uzavření smlouvy, pokud není součástí Smlouvy nebo Cenové nabídky specifikované období předplatného aktualizací.

3.2.5. Zákazník je oprávněn stáhnout zdrojový kód částí produktů licencovaných podle podmínek tohoto článku 3. Zákazník bere na vědomí, že konkrétní komponenty služby (včetně, ale nejen, modulu Easy AI, proprietárních algoritmů a určitých integrací třetích stran) mohou být poskytovány výhradně podle podmínek stanovených v článku 5 (Funkce AI). Zákazník je oprávněn stahovat aktualizace pokud byla mezi Smluvními stranami uzavřena Smlouva o Předplatném pro instalaci na vlastní server. Pokud byla mezi Smluvními stranami uzavřena Smlouva o licenci na dobu neurčitou ( Perpetual license model), je Zákazník oprávněn stahovat pouze verzi produktů dostupnou v době uzavření smlouvy, pokud není součástí Smlouvy nebo Cenové nabídky specifikované období předplatného aktualizací dle 3.2.4.

3.2.6. Zákazník není oprávněn začlenit Službu (jako celek) do jiného programového vybavení bez předchozího písemného oznámení Poskytovateli. 

3.2.7. Software poskytovatele a softwarová rozšíření založená na projektu Redmine jsou distribuována pod licencí GNU/GPL 2. Všechna softwarová rozšíření založená na jiných open-source projektech jsou obvykle distribuována pod příslušnou licencí (např. Apache 2.0, MIT atd.), pokud taková licence výslovně nepovoluje kombinaci děl s díly licencovanými podle podmínek ESCL, v takovém případě se na takový software třetích stran vztahuje v stejném rozsahu následující oddíl 3.2.8. 

3.2.8. Pokud není uvedeno jinak, jsou všechny obrázky, kaskádové styly a obsažený JavaScript, řešení Easy AI, jakož i veškerý software, který není vytvořen ani odvozen od softwaru s licencí GNU/GPL2 (včetně Redmine), jinou copyleftovou nebo jinak nekompatibilní licencí, ani není vytvořen a používán jako nedílná a neoddělitelná součást softwaru (ve smyslu zdrojových kódů těchto počítačových programů používaných společně mimo rámec pouhé „mere aggregate“ doktríny), uvolněny pod licencí Easy Software Commercial License ("ESCL"). Aby se předešlo pochybnostem, tyto prvky licencované pod ESCL (i) nejsou kompilovány společně se softwarem GNU/GPL a jsou zasílány nezávisle na kódu GPL, (ii) plně vyhovují „mere aggregate“ doktríně a jako takové (iii) nejsou považovány za kombinované dílo se softwarem GNU/GPL ani dílo odvozené z tohoto software. Podmínky ESCL jsou k dispozici na adrese https://www.easyproject.com/about/license. Zákazníkovi bude udělena nevýhradní licence na jakékoli prvky (jak jsou definovány v ESCL) podle podmínek ESCL v její nejnovější aktualizované verzi platné v okamžiku udělení licence. Omezení uvedená v oddíle 3.2.2 týkající se územního a osobního použití se v plném rozsahu vztahují na ESCL. 

3.2.9. Smluvní strany se dohodly, že neoprávněné šíření nebo zpřístupnění Prvků (ve smyslu ESCL), jakož i částí Služby licencovaných dle bodu 3.2.2 výše, třetí osobě jakýmkoli způsobem bez předchozího souhlasu Poskytovatele, jakož i obcházení jakýchkoli práv poskytnutých Zákazníkovi přímo prostřednictvím webového rozhraní Služby, opravňuje Poskytovatele k uplatnění smluvní pokuty ve výši 250 000 EUR za každé jednotlivé porušení licence (vč. ESCL) a za každý měsíc, kdy takové porušení trvá. 

3.2.10. Žádné ustanovení tohoto článku ani ESCL nezakazuje Zákazníkovi stahovat a instalovat prvky na více různých serverech za účelem dosažení vysoké dostupnosti, distribuce výkonu, testovacího prostředí nebo rozdělení softwaru do samostatných agend, pokud takové akce nejsou použity k obcházení skutečného rozsahu dohodnuté licence, zejména dohodnutých limitů (tj. počtu a rozsahu) uživatelských účtů a limitů prostředí.

3.3. Doba trvání Služeb dodávky softwaru na vlastní server a platební podmínky

3.3.1. Služby poskytované prostřednictvím stažení produktu (služby on-premises) jsou uzavírány jako služby s pevně stanovenou dobou trvání a Smlouva je uzavírána na pevně stanovenou dobu, pokud není dohodnuto jinak. Pevně stanovená doba trvání smlouvy je určena Cenovou nabídkou Poskytovatele nebo v příloze č. 4 Smlouvy buď jako časově omezená licence (dále jen „Předplatné pro instalaci na vlastní server“) nebo jako trvalá licence (dále jen „Perpetual license model“), přičemž rozdíl spočívá v tom, zda jsou aktualizace a úpravy zahrnuty do služeb, jak je definováno v oddílech 3.2.4 a 3.2.5 těchto VOP.

3.3.2. Poskytovatel vystaví fakturu (faktury) na základě Smlouvy, tj. podle Cenové nabídky nebo přílohy č. 4 smlouvy a jejího platebního kalendáře.

3.3.3. Pro vyloučení pochybností platí, že pokud strany uzavřou víceletou smlouvu, celková částka uvedená v příslušné cenové nabídce představuje „Pevnou cenu“ za celé smluvní období. Pevný poplatek představuje závazný finanční závazek a musí být zaplacen v plné výši po celou dobu trvání Smlouvy. Pevná cena nezávisí na skutečném využívání služeb ani na okolnostech na straně Zákazníka, pokud není v těchto VOP výslovně uvedeno jinak. Nevyužití služeb ze strany Zákazníka nezakládá žádné právo na kompenzaci, snížení, vrácení peněz nebo odklad platby.

3.3.4. Poskytovatel je oprávněn jednostranně upravit výši Pevné ceny na základě skutečného maximálního počtu aktivních Uživatelských účtů dosažených během každého předplaceného období „Předplatné pro instalaci na vlastní server) nebo během každého ročního období (Perpetual license model). Pokud maximální počet aktivních Uživatelských účtů překročí počet původně stanovený v rámci Pevné ceny, bude Pevná cena odpovídajícím způsobem zvýšena. Pokud maximální počet aktivních Uživatelských účtů klesne pod původně sjednaný počet, Pevná cena buď: a) zůstane nezměněna (pokud nedošlo k předchozímu zvýšení podle tohoto článku), nebo b) bude snížen na původní Pevnou cenu (pokud byl poplatek v předchozím období zvýšen). Pokud nedojde ke zvýšení počtu aktivních Uživatelských účtů, Pevná cena zůstane nezměněna. Zákazník je povinen zaplatit za nejvyšší počet aktivních Uživatelských účtů zaznamenaných v každém ukončeném období (předplatné nebo roční). Pokud se počet aktivních Uživatelských účtů nezvýší, Pevná cena zůstane nezměněna.

3.3.5. Přepočet Pevné ceny se provede buď k datu výročí Smlouvy (buď k datu výročí každého předplaceného období nebo každého ročního období), nebo kdykoli Poskytovatel zjistí zvýšení počtu aktivních Uživatelských účtů. Poskytovatel oznámí Zákazníkovi přepočítenou Pevnou cenu spolu s identifikovaným počtem aktivních Uživatelských účtů elektronickou poštou nejpozději deset (10) pracovních dnů před vystavením faktury za následující roční období. Přepočítaná Pevná cena se stává závaznou pro příslušné následující období a bude uveden na faktuře.

3.3.6. Jakákoli změna v rozsahu poskytovaných služeb, která může mít vliv na výši Pevné ceny, musí být výslovně potvrzena písemně prostřednictvím dodatku ke Smlouvě nebo nové Cenové nabídky. Úpravy založené na změně počtu Uživatelských účtů popsané v tomto článku jsou součástí smluvních práv Poskytovatele a nevyžadují takový dodatek Smlouv.

3.4. Ukončení Služeb dodávky softwaru na vlastní server 

3.4.1. Zákazník je oprávněn smlouvu kdykoli bez udání důvodu vypovědět. Výpovědní lhůta je jeden měsíc a začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi poskytovateli. Zákazník je povinen informovat Poskytovatele písemně na adrese salesadmin@easysoftware.com a prostřednictvím dalších kanálů.

3.4.2. V případě předčasného ukončení Smlouvy, bez ohledu na právní základ, důvod nebo zavinění, nemá Zákazník nárok na vrácení již uhrazených plateb ani na náhradní plnění. Zákazník se výslovně zavazuje zaplatit Poskytovateli poplatek za ukončení ve výši zbývající nesplacené části Pevné ceny (pokud je to relevantní), a to v plné výši, bez práva na jednostranné započtení, snížení nebo odklad.

3.4.3. Zákazník tímto souhlasí, že jakékoli použití Služby mimo rámec Smlouvy představuje bezdůvodné obohacení a porušení licence. Konkrétně:

a) Pokud Zákazník pokračuje v používání služeb po ukončení Smlouvy, tj. používá prvky a jiné licencované produkty nebo jejich části, jak je stanoveno v bodě 3.2.2 a/nebo 3.2.8 výše, po ukončení smlouvy a/nebo 

b) Pokud Zákazník nadměrně využívá služby (tj. využívá příslušné služby pro více uživatelů/prostředí, než bylo dohodnuto a/nebo plně zaplaceno Zákazníkem), má Poskytovatel nárok na kompenzaci. Tato kompenzace se vypočítá tak, jako by si Zákazník objednal službu na základě standardního předplatného podle platného ceníku. Výše kompenzace odpovídá ceně za uživatele/funkci za celou dobu trvání takového neoprávněného použití. Zákazník se zavazuje uhradit náhradu na základě faktury, kterou vystaví Poskytovatel za stejných podmínek, jaké jsou definovány v bodě 3.3 výše (pro Předplatné pro instalaci na vlastní server). Aktualizovaný ceník pro každý příslušný produkt je vždy k dispozici na webových stránkách příslušného produktu. Pokud Zákazník řádně uhradí fakturu vystavenou za takové nadměrné využívání, Poskytovatel nemá nárok na žádnou smluvní pokutu v souvislosti s takovým nadměrným využíváním.

3.5. Povinnosti a práva Smluvních stran

3.5.1. Pro správné fungování Služby se za základní systémové požadavky považuje také prostředí pro provoz server a doporučení vydané dodavatelem serveru. Pokud Zákazník nesplňuje požadavky stanovené v bodě 6.3, bodě 3.5.1 a/nebo specifikaci Produktu, Poskytovatel nemůže zaručit fungování Služby. Totéž platí pro úpravy, přičemž Poskytovatel rovněž nemůže zaručit funkčnost Služby s úpravami provedenými Zákazníkem. Zákazník tímto zbavuje Poskytovatele jakékoli odpovědnosti nebo nároků vyplývajících z toho, že Služba nemůže správně fungovat z důvodů souvisejících s úpravami provedenými Zákazníkem nebo v důsledku nesplnění základních požadavků stanovených v oddíle 6.3 a oddíle 3.5.1 ze strany Zákazníka. Veškeré Nesoftwarové služby poskytované Poskytovatelem v důsledku nesplnění základních požadavků Zákazníkem a/nebo v důsledku úprav provedených Zákazníkem budou oceněny a poskytnuty podle standardní sazby za pracovní den dohodnuté mezi stranami ve Smlouvě a budou hrazeny měsíčně v rámci režimu Time&material a podmínek Nesoftwarových služeb (článek 4).

3.5.2. Pro řádnou implementaci Služby a pravidelné audity řádného užívání Služby může být nezbytné, aby Poskytovatel shromažďoval, ukládal a zpracovával následující údaje: verze vydání, identifikátor smlouvy, URL instance, seznam nainstalovaných pluginů a počet aktivních Uživatelů, které Poskytovatel používá pro identifikaci Zákazníka, ověření oprávnění k užívání Služby a ochranu práv Poskytovatele. 

3.5.3. Přijetím těchto VOP Zákazník bere na vědomí a souhlasí s tím, že Poskytovatel je oprávněn pomocí svých vlastních zdrojů kontrolovat, zda používáte Službu v souladu se Smlouvou, a že výše uvedené údaje budou přenášeny při komunikaci mezi Zákazníkem a počítačovými systémy Poskytovatele. 

3.5.4. Přijetím těchto VOP Zákazník rovněž bere na vědomí a souhlasí s tím, že Služby obsahují technická opatření k vynucení dodržování Smlouvy a že Poskytovatel je oprávněn omezit funkčnost a dostupnost Služby technickými prostředky (tj. omezit právo Zákazníka vytvářet nové Uživatelské účty, zablokovat Službu prostřednictvím chybových hlášení atd.). U služeb s Perpetual license modelem nebude vypršení platnosti Smlouvy mít za následek zablokování základní funkčnosti Služby, pokud bude dodržen dohodnutý limit Uživatelských účtů.

3.5.5. Poskytovatel si dále vyhrazuje právo kontrolovat využívání služby Zákazníkem, aby zajistil dodržování podmínek Smlouvy, zejména pokud jde o dohodnuté limity licence (např. aktivní Uživatelské účty), a to především prostřednictvím vzdálené kontroly příslušných systémových záznamů a protokolů. Tuto kontrolu může provádět Poskytovatel nebo nezávislá třetí strana vybraná poskytovatelem. Zákazník se zavazuje spolupracovat a poskytnout nezbytné údaje nebo výstupy systému na základě písemného oznámení s minimálně desetidenní (10) lhůtou; v mimořádném případě, kdy není možné provést vzdálenou kontrolu a je nutná kontrola na místě, bude taková kontrola provedena na náklady Zákazníka, který uhradí Poskytovateli čas strávený kontrolou (podle standardní sazby za pracovní den) a přiměřené cestovní a životní náklady (včetně poplatků třetích stran provádějících kontrolu). Pokud audit odhalí, že Zákazník podstatným způsobem porušil tuto Smlouvu, jinak ponese poskytovatel všechny přiměřené náklady a výdaje spojené s auditem. Pokud nebude zjištěno žádné podstatné porušení, ponese náklady auditu Poskytovatel. Pokud audit odhalí jakýkoli nesoulad, Zákazník se zavazuje neprodleně přijmout všechna nezbytná opatření k nápravě tohoto nesouladu. Zákazník musí poskytovateli předložit podrobný plán nápravných opatření do deseti (10) dnů od obdržení výsledků auditu a musí tento plán realizovat v přiměřené lhůtě dohodnuté oběma Smluvními stranami.

3.5.6. Stahování Produktů (včetně všech aktualizací, vylepšení a úprav) je k dispozici pouze po stanovenou dobu. Po uplynutí této doby bude účet pro stahování automaticky deaktivován. Poskytovatel NEBUDE poskytovat zdrojové soubory prostřednictvím e-mailu ani žádného jiného kanálu, ale pouze prostřednictvím online účtu.

3.5.7. Pokud byla služba poskytována na základě Předplatného pro instalaci na vlastní server, je Zákazník povinen odinstalovat, smazat a zničit všechny kopie prvků, jakož i všechny části příslušných produktů, které byly licencovány na základě licence stanovené v bodě 3.2.2 a/nebo bodě 3.2.8 výše, a jako takové zamezit dalšímu používání po ukončení Smlouvy, a to nejpozději do třiceti (30) dnů po ukončení smlouvy. Pokud Zákazník nesplní povinnost stanovenou v předchozí větě, bude se mít za to (vyvratitelná domněnka), že Služby stále používá, a poskytovatel bude mít nárok na náhradu škody, jak je stanoveno v bodě 3.4.3 výše. Bez ohledu na práva Poskytovatele zvýšit pevný poplatek a požadovat náhradu za jakýkoli neoprávněný počet Uživatelských účtů má Zákazník právo používat produkty na základě trvalé licence poskytované dle Perpetual license modelu. 

4. Zvláštní podmínky pro poskytování nesoftwarových služeb

4.1. Poskytování služeb nesouvisejících se softwarem

4.1.1. Rozsah podpory nebo jiných doplňkových služeb mimo rozsah poskytované licence nebo přístupových práv k produktům (dále jen „Nesoftwarové služby“) je definován v příloze č. 2 a příloze č. 3 Smlouvy. Pokud výše uvedené přílohy nejsou součástí smlouvy, považují se za definovaný rozsah Nesoftwarových služeb kvantitativní parametry v příloze č. 4 nebo v Cenové nabídce a platí ceny podle ceníku. 

4.1.2. Nesoftwarové služby podle tohoto článku 4 jsou poskytovány v následujících formách:

a) Odhadnuté služby jsou uvedeny jako odhadovaný počet člověkoden (“MD”’) (nebo hodin) a představují předem zakoupený profesionální čas specialistů Poskytovatele. Zákazník bere na vědomí, že (i) odhady nejsou závazné a mohou se lišit v závislosti na složitosti a dalších okolnostech a (ii) výstupy nebo konkrétní výsledky nejsou zaručeny, pokud nejsou výslovně dohodnuty jako dodávka v písemné formě. Odpracovaný čas se vykazuje v 15minutových intervalech. Report o stráveném čase je součástí fakturace. Odpracovaný čas je vykazován a fakturován měsíčně. Měsíční report se zaokrouhluje nahoru po 0,25 MD. Příklad nabízených služeb: implementační služby, přizpůsobení, integrační služby, ad-hoc servisní služby. 

b) Balíčky služeb jsou nabízeny s definovaným rozsahem a postupem, které nelze upravovat. Příklad balíčků služeb: školicí balíčky, instalační balíčky.

c) Časem definované služby s definovaným rozsahem, postupem pro přesnou dobu trvání na opakující se bázi (např. měsíčně nebo ročně), jak je uvedeno v příloze č. 4 nebo v Cenové nabídce. Doba trvání služeb může být spojena s dobou trvání předplatného, jak je definováno v článku 2 nebo článku 3 příslušného Produktu. Příklady Časem definované služby: SLA, Správa serveru, Custom branding, vlastní repozitářová služba, private cloud, vlastní SMTP.

4.2. Doba trvání Nesoftwarových služeb a platební podmínky

4.2.1. Pokud není v příloze č. 4 / Cenové nabídce výslovně uvedeno jinak, jsou všechny Nesoftwarové služby poskytovány výhradně na základě předplatného.

4.2.2. Odhadnuté služby a Balíčky služeb musí být využity do 6 měsíců od prvního kontaktu ze strany konzultanta přiděleného Poskytovatelem (nebo od data , kdy Poskytovatel zpřístupní službu pro plánování, podle toho, co nastane dříve). Jakákoli nevyužitá část po uplynutí této lhůty bez náhrady propadá. 

4.2.3. Časem definované služby (průběžné) jsou poskytovány po dobu uvedenou v příloze č. 4 / Cenové nabídce a jsou účtovány na základě opakované předplacené platby za každé příslušné období. 

4.2.4. Pokud není v příloze č. 4 – Cenová nabídka uvedeno jinak, budou Nestoftwarové služby fakturovány společně se Službami podle článku 2 (tj. společně s poplatkem za Cloudové předplatné) a/nebo článku 3 (tj. společně s poplatkem za Služby dodávky softwaru na vlastní server) jako předplacená platba.

4.2.5. Pokud je to výslovně dohodnuto ve Smlouvě (tj. definováno v Cenové nabídce), Zákazník souhlasí s tím, že příslušné opakující se poplatky mohou být účtovány předem na opakující se bázi, dokud není konkrétní dohoda o Nesoftwarových službách ukončena v souladu s těmito VOP. V takovém případě se Nesoftwarové služby automaticky obnovují na další opakující se období, pokud nejsou před uvedeným obnovením ukončeny kteroukoli ze Smluvních stran. Platba za takové Nesoftwarové služby je poté automaticky účtována prostřednictvím zvoleného způsobu platby a faktura je zaslána Zákazníkovi bez zbytečného odkladu po přijetí takové platby poskytovatelem. Pokud z jakéhokoli důvodu nelze platbu automaticky účtovat, poskytovatel vystaví fakturu se splatností 14 kalendářních dnů za služby poskytované prostřednictvím webového rozhraní nebo e-mailu, pokud není v cenové nabídce uvedeno jinak.

4.3. Ukončení Nesoftwarových služeb

4.3.1. Časem definované služby se automaticky obnovují na další opakující se období, pokud nejsou ukončeny jednou ze Smluvních stran v souladu s těmito VOP.

4.3.2. Zákazník je oprávněn kdykoli bez udání důvodu ukončit konkrétní Nesoftwarovou službu nebo příslušnou část Smlouvy, která se týká Nesoftwarových služeb. Výpovědní lhůta je jeden měsíc a začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi Poskytovateli. Zákazník musí Poskytovatele informovat písemně na adrese salesadmin@easysoftware.com a prostřednictvím dalších kanálů.

4.3.3. Zákazník nemá nárok na vrácení peněz za předplacené poplatky za Nesoftwarové služby; místo toho může nevyužitou hodnotu služeb vyměnit za servisní kredity, které lze použít k nákupu jiných Nesoftwarových služeb poskytovatele. 

4.4. Specifické povinnosti a práva týkající se Nesoftwarových služeb 

4.4.1. Poskytovatel vede interní záznamy o čase stráveném poskytováním Nesoftwarových služeb a může Zákazníkovi poskytnout měsíční report práce jako podklad pro fakturaci, je-li to relevantní.

4.4.2. Pokud jsou pro výkon nesoftwarových služeb definovány konkrétní milníky orientované na výsledky, výstupy atd. a pokud není dohodnuto jinak, platí následující podmínky:

a) Dokončené milníky, výstupy, reporty odpracovaného času, protokoly o částečném nebo konečném převzetí poskytnuté Poskytovatelem se považují za přijaté 10 pracovních dnů po dodání příslušných milníků, výstupů, reporty odpracovaného času, protokolů o částečném nebo konečném převzetí, pokud Zákazník v uvedené lhůtě neposkytl žádnou zpětnou vazbu specifikující vady nebo odchylky od dohodnutého rozsahu.

b) Jakákoli žádost o změnu dohodnutého rozsahu Nesoftwarových služeb musí být podána písemně. Poskytovatel předloží revidovaný odhad MD ke schválení před zahájením dalších prací.

4.4.3. Nabízené služby (například integrační služby) mohou vyžadovat integraci nebo použití softwaru, API, platforem a služeb třetích stran (například OpenAI, n8n, Make, Clay, HubSpot nebo jiné). V takových případech platí následující:

a) Pokud není uvedeno jinak, Poskytovatel nedodává, neposkytuje licence ani neprodává žádný software nebo služby třetích stran, které nejsou výslovně uvedeny v této smlouvě nebo v příslušné Cenové nabídce. Zákazník zůstává odpovědný za získání a udržování všech požadovaných licencí nebo předplatných třetích stran. Veškerý software, API, modely AI nebo nástroje třetích stran integrované nebo používané jako součást služeb se řídí vlastními licenčními podmínkami, které nejsou touto smlouvou převáděny ani měněny.

b) Poskytovatel může působit jako prodejce nebo zprostředkovatel softwaru nebo služeb třetích stran výhradně za účelem poskytování Nesoftwarových služeb podle tohoto odstavce 4.4.3.b (na rozdíl od odstavce 4.4.3.a). Pokud poskytovatel působí jako prodejce, musí cenová nabídka jasně uvádět: (a) příslušný produkt nebo službu třetí strany a (b) související podmínky služby, licenční podmínky nebo závazky politiky platné pro Zákazníka. Ve všech případech, bez ohledu na nákupní kanál, zůstává dodavatel třetí strany výhradně a plně odpovědný za funkčnost, dostupnost, výkon, bezpečnost, podporu a soulad svého softwaru nebo služeb. Poskytovatel nepřijímá, nemění ani nerozšiřuje žádné záruky, povinnosti ani závazky třetích stran. Zákazník bere na vědomí, že: (a) právní vztah týkající se softwaru nebo služby třetí strany existuje přímo mezi Zákazníkem a příslušným dodavatelem, i když je nákup zprostředkován poskytovatelem; (b) práva a nápravná opatření Zákazníka týkající se softwaru nebo služeb třetích stran mohou být uplatněna výhradně vůči příslušnému dodavateli; a (c) poskytovatel nenese žádnou odpovědnost za jakékoli přerušení, vady, změny, aktualizace zásad nebo jiné akce, které lze přičíst dodavateli třetí strany.

c) Zákazník potvrzuje, že bude dodržovat všechny platné podmínky služby, licenční smlouvy, zásady přijatelného použití a další smluvní podmínky stanovené třetími stranami, které mohou být čas od času změněny. 

d) Poskytovatel nenese odpovědnost za žádné porušení podmínek třetích stran ze strany Zákazníka, ani za žádná omezení, pozastavení nebo ukončení přístupu uložená těmito třetími stranami v důsledku využívání jejich služeb Zákazníkem.

e) Pokud je zamýšlené použití služby třetí strany Zákazníkem zakázáno podmínkami této služby, společnost si vyhrazuje právo odmítnout implementaci nebo deaktivovat příslušnou integraci, aby zabránila nedodržení podmínek.

4.4.4. Zákazník nesmí používat žádné komponenty (ať už komponenty Poskytovatele nebo jakékoli třetí strany) dodané jako součást služeb k: 

• Zapojení se do nezákonných činností nebo jejich propagace, včetně, ale nikoli výlučně, trestných činů, podvodů nebo porušování práv duševního vlastnictví.
• Vytváření nebo distribuci škodlivého softwaru, spamu nebo škodlivého obsahu.
• Produkci nebo šíření nenávistných projevů, diskriminačního obsahu nebo obtěžování.
• Vytváření obsahu, jehož účelem je uvádět v omyl nebo podvádět jednotlivce nebo organizace.

Poskytovatel si vyhrazuje právo pozastavit nebo ukončit jakoukoli související funkci, pokud bude zjištěno, že použití ze strany Zákazníka porušuje tato omezení nebo příslušné podmínky třetích stran.

4.4.5. Teprve po úplném zaplacení služeb nesouvisejících se softwarem podle tohoto odstavce 4.4 Poskytovatel převede na Zákazníka vlastnictví všech dodávek, včetně šablon, rámců a dalších materiálů vytvořených nebo speciálně upravených pro Zákazníka během poskytování služeb nesouvisejících se softwarem. Poskytovatel si vyhrazuje právo tyto materiály zcela nebo zčásti znovu použít pro jiné Zákazníky nebo pro interní účely, pokud nebudou zveřejněny žádné důvěrné informace Zákazníka ani proprietární data.

4.4.6. Zákazník je povinen: (a) včas poskytnout přístup ke všem systémům, API, datům a personálu nezbytným pro integraci, (b) zajistit interní spolupráci a jmenovat jedinou kontaktní osobu pro komunikaci v rámci projektu a (c) získat a udržovat všechny nezbytné licence nebo povolení pro integraci systémů třetích stran.

5. Zvláštní podmínky pro používání umělé inteligence

5.1. Tento článek definuje použití Easy AI a souvisejících funkcí umělé inteligence třetích stran v rámci produktu (dále jen „Funkce AI“), konkrétně v kombinaci se službami podle článku 2 a/nebo článku 3 těchto VOP, a nevztahuje se na poskytování Nesoftwarových služeb podle článku 4.

5.2. Určité aspekty Produktů ( Cloudové předplatné, Předplatné pro instalaci na vlastní server, Perpetual license model) mohou být poskytovány buď s pomocí třetích stran odlišných od Poskytovatele, nebo přímo těmito třetími stranami. V takovém případě se použití Funkcí AI řídí konkrétními podmínkami příslušného třetího poskytovatele (např. zásady používání OpenAI: https://openai.com/policies/eu-terms-of-use/). 

5.3. Všechna vlastnická autorská práva, obchodní tajemství, know-how a další práva duševního vlastnictví k produktu Easy AI, včetně, ale nikoli výhradně, modelů AI, algoritmů, vah, vložení, výzev, metodik školení a hodnocení, architektury systému a všech souvisejících softwarových komponent, jsou a zůstanou výlučným vlastnictvím Poskytovatele a/nebo jeho licenčních partnerů. Produkt Easy AI je vždy poskytován v kompilované, šifrované nebo zamlžené formě (např. objektový kód), a to jak z důvodu ochrany duševního vlastnictví Poskytovatele, tak z důvodu licenčních omezení třetích stran. Zákazník není oprávněn přistupovat k zdrojovému kódu produktu Easy AI ani k žádné z jeho součástí, prohlížet je ani je upravovat.

5.4. Za předpokladu úplné a včasné úhrady všech příslušných poplatků poskytuje Poskytovatel Zákazníkovi omezenou, nevýhradní, nepřenosnou, nesublicencovatelnou a odvolatelnou komerční licenci k přístupu a používání produktu Easy AI výhradně pro interní obchodní účely Zákazníka a výhradně v rámci dohodnutého předplatného nebo modelu nasazení, počtu autorizovaných Uživatelských účtů, počtu dohodnutých prostředí a doby trvání smlouvy. Neplatí žádná územní omezení, s výjimkou zemí nebo regionů, na které se vztahují příslušné obchodní sankce uložené Evropskou unií, Spojenými státy, Spojeným královstvím nebo Českou republikou. Pokud je produkt Easy AI poskytován jako Cloudové předplatné, není Zákazníkovi udělena licence k samotnému softwaru produktu Easy AI, ale pouze právo na přístup a používání produktu Easy AI prostřednictvím uživatelského rozhraní. V takovém případě nemá Zákazník právo na přístup, získání, kontrolu nebo kopírování zdrojového kódu, zpětné inženýrství, dekompilaci, disassemblerování nebo jiné pokusy o odvození zdrojového kódu, modelů, parametrů, vah nebo trénovacích dat, úpravy, zásahy nebo vytváření odvozených děl produktu Easy AI. Jakékoli nasazení produktu Easy AI v on-premises prostředí musí být výslovně dohodnuto písemně. Aktualizace, upgrady nebo budoucí verze produktu Easy AI (včetně všech souvisejících komponent nebo funkcí) nejsou poskytovány automaticky. Tyto aktualizace, upgrady nebo budoucí verze jsou poskytovány pouze v případě, že jsou výslovně zahrnuty v příslušné Smlouvě o produktu podle článku 2, a to výhradně po dobu a za podmínek stanovených v této Smlouvě. Poskytování jakýchkoli nesoftwarových služeb nezakládá žádný nárok na aktualizace, upgrady nebo budoucí verze produktu.

5.5. Zákazník nesmí bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele poskytovat sublicence, převádět, pronajímat, prodávat, distribuovat nebo jinak zpřístupňovat jakékoli funkce AI (celé nebo jejich části) třetím stranám; používat funkce AI k poskytování služeb třetím stranám, včetně služeb servisní kanceláře, spravovaných služeb, outsourcingu nebo řešení white-label; začleňovat Funkce AI do jiného softwarového produktu, modelu AI, platformy nebo služby; používat Funkce AI pro benchmarking, konkurenční analýzu, extrakci modelů, školení jiných modelů nebo vývoj konkurenčních produktů nebo služeb.

5.6. Aktivací Funkcí AI Zákazník potvrzuje závaznost těchto podmínek třetích stran. Úplný seznam všech zapojených třetích stran bude Zákazníkovi na požádání bez zbytečného odkladu poskytnut a je také uveden v sekci FAQ, která je dostupná na adrese https://www.easyproject.cz/resources/faq/easy-ai-kde-a-jak-jsou-zpracovavany-ai-funkce. Uzavřením Smlouvy ve které jsou Funkce AI stanoveny jako součást služeb, se má za to, že Zákazník s Funkcemi AI souhlasí a povoluje jejich používání. Chce-li Zákazník odhlásit používání funkcí AI, musí o tom informovat poskytovatele na adrese salesadmin@easysoftware.com nebo se odhlásit prostřednictvím uživatelského rozhraní konkrétního Produktu.

5.7. Funkce AI mohou generovat nesprávné, zavádějící nebo urážlivé informace. Poskytovatel nezaručuje přesnost, kvalitu ani spolehlivost výstupů generovaných Funkcí AI. Zákazník nese výlučnou odpovědnost za kontrolu a ověření všech výstupů generovaných AI před jejich použitím nebo spoléháním se na ně. Zákazník nesmí používat Funkce AI pro automatizované rozhodování s právními nebo podobně významnými účinky bez lidského zásahu. Zákazník je povinen informovat své uživatele, že komunikují se systémem AI, jak to vyžadují platné zákony.

5.8. Zákazník bere na vědomí, že veškerou odpovědnost vyplývající z používání těchto Funkcí AI nese Zákazník a/nebo třetí strana, jak může být definováno v příslušných podmínkách a/nebo licencích. Zákazník bere na vědomí, že třetí strany zapojené do poskytování Funkcí AI se mohou během poskytování služby změnit a že zapojením/používáním řešení třetích stran integrovaných nebo jinak poskytovaných v rámci služby Zákazník souhlasí s tím, že bude vázán podmínkami těchto třetích stran a jejich příslušnými zásadami ochrany osobních údajů. Podle podmínek mohou být data Zákazníka uložena na serverech třetí strany podle jejích vlastních podmínek a zásad ochrany osobních údajů.

5.9. Zákazník nesmí používat žádné funkce AI dodávané jako součást služeb k: 

• Zapojení se do nezákonných činností nebo jejich propagace, včetně, ale nikoli výlučně, trestných činů, podvodů nebo porušování práv duševního vlastnictví.
• Vytváření nebo distribuci škodlivého softwaru, spamu nebo škodlivého obsahu.
• Produkci nebo šíření nenávistných projevů, diskriminačního obsahu nebo obtěžování.
• Vytváření nebo šíření obsahu, jehož cílem je uvést v omyl nebo podvést jednotlivce nebo organizace.
• Vytváření nebo šíření obsahu, jehož účelem je manipulovat nebo uvádět v omyl třetí strany, včetně deepfakes bez zveřejnění, nebo obsahu, který porušuje práva duševního vlastnictví nebo práva na soukromí třetích stran.

Poskytovatel si vyhrazuje právo pozastavit nebo ukončit funkce AI, pokud bude zjištěno, že Zákazník porušuje tato omezení nebo příslušné podmínky třetích stran.

5.10. Jakýkoli neoprávněný přístup, použití, distribuce, sublicencování nebo obcházení licenčních omezení týkajících se produktu Easy AI představuje podstatné porušení smlouvy. Za každé jednotlivé porušení a za každý započatý měsíc, během kterého takové porušení trvá, je Poskytovatel oprávněn požadovat smluvní pokutu ve výši 250 000 EUR, aniž by tím bylo dotčeno právo poskytovatele požadovat náhradu škody přesahující tuto částku. Všechna práva k produktu Easy AI, která nejsou výslovně udělena Zákazníkovi, si poskytovatel vyhrazuje . Žádná licence se nepovažuje za udělenou implicitně, na základě zákazu popření nebo jinak.

5.11. Zákazník je povinen dodržovat zásady Fair User Policy, které jsou k dispozici na následujícím odkazu: https://www.easyproject.cz/resources/faq/easy-ai-kde-a-jak-jsou-zpracovavany-ai-funkce.

6. Obecná práva a povinnosti

6.1. Poskytovatel je oprávněn provádět jakékoli změny Služby nebo jejího rozsahu. V takovém případě Poskytovatel informuje Zákazníka prostřednictvím webového rozhraní vztahujícího se k poskytované Službě. Dále v případě změn právního a regulačního rámce, oborových standardů, souvisejících nákladů Poskytovatele, změn tržních zvyklostí, změn ovlivňujících podmínky na příslušném trhu nebo jakýchkoli jiných změn, které by měly vliv na poskytování Služby, můžeme kdykoli změnit, zrušit nebo doplnit tyto VOP (dále jen "Změna"), a to oznámením takové Změny zveřejněním revidované verze těchto VOP na Webových stránkách a oznámením Zákazníkovi prostřednictvím e-mailu i prostřednictvím rozhraní souvisejícího s poskytovanou Službou, a to nejméně 14 dní před nabytím účinnosti Změny. Po takovém oznámení jakékoli Změny Zákazníkovi a nevyjádření se Zákazníka k takové Změně ve výše uvedené lhůtě se má za to, že Zákazník se Změnou souhlasí. Oznámení se neuplatní v případě, že je Změna vyžadována zákonem, soudním příkazem, týká se výhradně přidání nové služby, dodatečných funkcí ke stávající Službě nebo jiné Změny, která nesnižuje práva Zákazníka ani nezvyšuje jeho povinnosti. V takových případech bude Změna provedena bez předchozího oznámení Zákazníkovi a bude účinná okamžitě. Pokud Zákazník ve výše uvedené lhůtě vznese proti Změně VOP námitky, je oprávněn Smlouvu vypovědět. V každém případě může Zákazník Změnu buď přijmout (případně právní fikcí v důsledku nevyjádření námitky), nebo Smlouvu ve výše uvedené lhůtě zcela vypovědět. 

6.2. Smluvní strany ujednaly, že Poskytovatel nenabývá vlastnické právo k datům Zákazníka. Za obsah dat uložených na Serveru Zákazníka nebo na serveru Poskytovatele odpovídá výhradně Zákazník. 

6.3. Poskytovatel se zavazuje učinit všechny kroky v rámci svých technických možností, aby zajistil funkčnost a dostupnost Služby, pokud Zákazník splňuje základní systémové požadavky na Službu uvedené ve specifikaci Produktu nebo v Požadavcích na hardware a software pro serverové řešení - Easy Project. Dojde-li k nestandardní situaci související s funkčností Služby, bude Poskytovatel postupovat zejména v souladu se Smlouvou. Zákazník nesmí používat Službu v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Zákazník je rovněž plně odpovědný za to, že všechny jeho úpravy služby jsou v souladu s platnými zákony a předpisy. Zákazník rovněž souhlasí s tím, že převezme veškerou odpovědnost za tyto úpravy, čímž zprošťuje poskytovatele jakékoli odpovědnosti za výkon, zákonnost nebo jakékoli důsledky vyplývající z použití těchto úprav. Zákazník nesmí do Služby nahrávat, odesílat ani jinak ukládat obsah, který může obsahovat softwarové viry nebo jiné soubory a programy, které mohou zničit, poškodit nebo omezit funkčnost zařízení Poskytovatele nebo jiných Zákazníků. Zákazník dále není oprávněn nahrávat do Služby obsah, jehož držení nebo šíření je nezákonné, obsah, který nezákonně zasahuje do autorských práv třetí strany nebo je součástí trestné činnosti, šířit prostřednictvím Služby spam nebo se pokoušet získat přístup k uživatelskému účtu jiného Zákazníka nebo serverům Poskytovatele. Porušení těchto povinností se považuje za podstatné porušení smlouvy a zakládá právo poskytovatele smlouvu vypovědět a požadovat od Zákazníka zaplacení smluvní pokuty ve výši 50 000 EUR za každé porušení a dále náhradu případné škody.

6.4. Pro získání přístupu ke Službě může Poskytovatel požadovat od Zákazníka některé identifikační údaje a doplňující informace. Zákazník je povinen poskytnout pravdivé, přesné a aktuální informace.

6.5. Na žádost Poskytovatele je Zákazník povinen poskytnout nezbytnou spolupráci při odstraňování poruch nebo provádění úprav služby.

6.6. Aby byla zajištěna bezpečnost a stabilita Služby, Zákazník souhlasí s tím, že bude ke Službě přistupovat automatizovanými prostředky (např. integracemi třetích stran, skripty nebo boty) výhradně prostřednictvím oficiálního rozhraní API poskytovaného Poskytovatelem. Zákazníkovi je zakázáno používat screen scraping, web crawlery nebo jiné automatizované nástroje pro přístup k uživatelskému rozhraní Služby, které je určeno výhradně pro interakci s lidmi.

6.7. Zákazník je povinen uchovávat přístupové údaje ke Službě v tajnosti, nesmí je sdělovat ani umožňovat přístup k nim žádné jiné osobě, ani jiným způsobem umožňovat přístup ke svému Uživatelskému účtu žádné třetí straně. Zákazník je rovněž povinen zabezpečit své technické vybavení v přiměřeně požadovaném rozsahu, aby minimalizoval riziko zneužití přístupových údajů k Uživatelskému účtu.

6.8. Pokud Zákazník poruší povinnosti uložené v tomto článku 6, Poskytovatel nenese žádnou odpovědnost za škody, které Zákazníkovi vzniknou, a Zákazník je výlučně odpovědný za škody, které vzniknou Poskytovateli nebo třetím stranám. Porušení těchto povinností dále zakládá právo Poskytovatele tuto smlouvu vypovědět. Pokud Zákazník zjistí, že může dojít k přístupu třetích osob ke službě v důsledku úniku informací o přístupu ke službě, je povinen tuto skutečnost nahlásit poskytovateli e-mailem.

7. Ukončení smlouvy

7.1. Zákazník je oprávněn smlouvu vypovědět podle článků 2 až 4 a v případech uvedených v článku 7 těchto VOP.

7.2. Poskytovatel je oprávněn smlouvu kdykoli bez udání důvodu vypovědět. Výpovědní lhůta je tři měsíce a začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi Zákazníkovi. Pokud Poskytovatel vypoví smlouvu o poskytování Předplatné na dobu určitou nebo Předplatné pro instalaci na vlastní server bez udání důvodu, má Zákazník nárok na poměrnou refundaci předplacených služeb Předplatné na dobu určitou nebo Předplatné pro instalaci na vlastní server. Poskytovatel není oprávněn vypovědět platnou licenci typu Perpetual license model; Perpetual license model mohou být Poskytovatelem vypovězeny pouze v případě porušení ze strany Zákazníka podle bodu 7.3 níže.

7.3. V případě, že Zákazník podstatným způsobem poruší povinnosti vyplývající z těchto VOP nebo ze smlouvy, je poskytovatel oprávněn odstoupit od smlouvy nebo ji ukončit (podle vlastního uvážení) a pozastavit poskytování služby ihned po zjištění takového porušení.

7.4. Žádná ze stran nemá právo ukončit nebo jinak zrušit smlouvu, s výjimkou případů výslovně uvedených v této smlouvě, a za tímto účelem strany v maximální možné míře vylučují právo kterékoli ze stran tuto smlouvu ukončit, včetně ustanovení článků 1912(2), 1923, 1969, 1977, 1978, 1979, 2001, 2002, 2003, 2106, 2107, 2110 a 2111 občanského zákoníku.

7.5. Poskytovatel nevrací ŽÁDNÉ platby za služby, podpůrné služby a/nebo jakékoli jiné služby poskytované na základě Smlouvy a těchto VOP poskytnuté před zrušením těchto služeb Zákazníkem, pokud není v těchto VOP nebo Smlouvě dohodnuto jinak.

8. Závěrečná ustanovení

8.1. Smluvní strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o všech informacích, které se dozvěděly během smluvního vztahu podle Smlouvy.

8.2. Práva Zákazníka vyplývající ze Smlouvy a těchto VOP nelze postoupit bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele.

8.3. Aby se předešlo jakýmkoli pochybnostem, strany výslovně potvrzují, že jsou podnikatelé a že tuto smlouvu uzavírají v rámci své podnikatelské činnosti.

8.4. Pokud se některé ustanovení této smlouvy nebo těchto VOP stane neplatným, neúčinným nebo nevymahatelným, nemá tato skutečnost vliv na platnost, vymahatelnost nebo účinnost zbývajících ustanovení Smlouvy nebo těchto VOP. V takovém případě jsou Smluvní strany povinny vynaložit veškeré úsilí k uzavření dodatku ke smlouvě, kterým bude neplatné, nevymahatelné nebo neúčinné ustanovení nahrazeno novým ustanovením odpovídajícím původně zamýšlenému účelu.

8.5. V případě rozporu mezi ustanoveními Cenové nabídky, specifikace produktu, specifikace implementace služby, specifikace podpůrné služby a VOP bude mít přednost následující pořadí dokumentů:

(i) Cenová nabídka nebo příloha č. 4 (jedná se o stejný dokument používaný v různých scénářích akceptace Smlouvy),

(ii) specifikace implementačních služeb,

(iii) specifikace podpůrných služeb,

(iv) specifikace produktu,

(v) obchodní podmínky,

(vi) Veřejné informace.

8.6. Tyto VOP se řídí právem České republiky, člena Evropské unie. Smluvní strany však zároveň v maximální možné míře vylučují ustanovení § 1764, 1765, 1793 až 1795, 2050, 2389a až 2389f, 2389t a 2389u občanského zákoníku. Veškeré spory vzniklé v souvislosti s plněním nebo výkladem Smlouvy nebo z ní, které se Smluvním stranám nepodaří vyřešit smírně, budou s konečnou platností řešeny českým rozhodčím orgánem Rozhodčím soudem při Hospodářské komoře České republiky a Agrární komoře České republiky třemi rozhodci jmenovanými v souladu s Řádem tohoto Rozhodčího soudu. Každá strana jmenuje jednoho rozhodce. Oba rozhodci se na třetím rozhodci dohodnou do 30 dnů. Pokud se oba rozhodci ve výše uvedené lhůtě nedohodnou na třetím rozhodci, jmenuje jej předseda Rozhodčího soudu. Rozhodčí nález je pro Smluvní strany konečný a závazný. Smluvní strany se tímto neodvolatelně zavazují, že nenapadnou výkon rozhodčího nálezu v rámci jakékoli jurisdikce. 

8.7. Oficiální verze těchto VOP byla vypracována v angličtině a je považována za jedinou závaznou verzi. Jakékoli verze těchto VOP přeložené do jiných jazyků jsou poskytovány výhradně pro pohodlí Uživatele prostřednictvím strojového překladu a nemají právní váhu. V případě jakýchkoli nesrovnalostí nebo rozporů mezi anglickou verzí a jakoukoli přeloženou verzí má ve všech záležitostech přednost anglická verze. 

8.8. Tyto VOP vstupují v platnost dne 1. ledna 2026.

Zásady zpracování osobních údajů 

Vážený zákazníku, 

my, společnost Easy Software Group SE (dále také "my" nebo "naše společnost"), vás tímto informujeme o zásadách a postupech zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech týkajících se ochrany osobních údajů v souvislosti s nabízením, uzavíráním, poskytováním a údržbou produktů a služeb příslušných společností v rámci naší skupiny Easy Software Group. 

Naše společnost jako řídící osoba ve smyslu § 79 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech, ve znění pozdějších předpisů, stojí v čele Easy Software Group. Proto jsou zásady a postupy zpracování a ochrany osobních údajů, jejich zabezpečení a uplatňování vašich práv jako subjektů údajů stanoveny jednotně pro všechny společnosti, které jsou součástí skupiny Easy Software Group, zejména: 

• Easy Software Ltd, se sídlem 124 City Road, EC1V 2NX, London, United Kingdom; 
• Easy Software s.r.o., se sídlem Jugoslávských partyzánů 736/34, Bubeneč, 160 00 Praha 6, Czech Republic; a  
• Easy Software LLC, 300 Cadman Plaza West, 12th Floor Brooklyn, NY 11201 United States of America 

(společně označované jako "Easy Software Group"). 

Podrobné kontaktní a identifikační údaje Easy Software Group najdete také v zápatí našich webových stránek na adrese https://www.easysoftware.com/. Rádi vám zodpovíme veškeré vaše dotazy v kterékoli z našich poboček a/nebo prostřednictvím e-mailu: info@easysoftware.com . Tam, kde jsou použity výrazy "my" nebo "naše společnost", se jimi rozumí také příslušná společnost skupiny Easy Software Group, se kterou jako zákazník vstupujete do právního vztahu. 

Účelem těchto Zásad je poskytnout vám informace o tom, jaké konkrétní osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakému účelu je používáme, komu je můžeme poskytnout, kde můžete získat informace o vašich osobních údajích, které zpracováváme, nebo jaká jsou vaše individuální práva týkající se ochrany osobních údajů. 

Proto si prosím pozorně přečtěte obsah těchto Zásad. 

1. Obecné informace

Na naši společnost se vztahují různé zákonné povinnosti týkající se zpracování osobních údajů zákazníků, které musíme dodržovat, zejména s ohledem na plnění našich smluvních závazků nebo na plnění pokynů/objednávek úředních orgánů. V tomto ohledu bychom bez poskytnutí vašich osobních údajů nemohli naše produkty a služby vůbec poskytovat. Rovněž zpracováváme osobní údaje zákazníků nad rámec našich zákonných povinností za účelem péče o zákazníky a za účelem oslovení s cílenými nabídkami produktů a služeb. V některých případech k tomu potřebujeme váš předchozí souhlas. Pokud se v těchto případech rozhodnete souhlas neudělit, mohou být námi poskytované produkty nebo služby omezeny nebo jinak upraveny v závislosti na rozsahu údajů, které jsme oprávněni zpracovávat. O rozsahu omezení nebo úprav je každý zákazník informován. 

Pokud není výslovně uvedeno jinak, vztahují se všechny zde uvedené informace také na zpracování osobních údajů potenciálních zákazníků, tj. osob, se kterými jsme v kontaktu, ale dosud jsme s nimi nenavázali smluvní vztah, a také bývalých zákazníků (v rámci níže uvedených lhůt pro uchovávání údajů). Informace obsažené v tomto dokumentu se v přiměřeném rozsahu vztahují také na zpracování osobních údajů dalších osob, vůči nimž má společnost určité povinnosti nebo s nimiž je naše společnost v přímém kontaktu, aniž by s nimi byla ve smluvním vztahu (např. zástupci právnických osob). 

Informace zde uvedené mají obecnou právně normativní povahu, nejsou tedy součástí žádné konkrétní smlouvy (pokud není ujednáno jinak) a mohou být doplněny o podrobnosti týkající se konkrétního případu zpracování osobních údajů v naší vzájemné komunikaci. 

1.1. Zásady zpracování osobních údajů 

V rámci zpracování vašich osobních údajů dodržujeme nejvyšší průmyslové standardy ochrany osobních údajů a zejména následující zásady: 

(a) Vaše osobní údaje zpracováváme vždy za jasně a srozumitelně definovaným účelem, definovanými prostředky, definovaným způsobem a pouze po dobu nezbytnou s ohledem na účel; zpracováváme pouze přesné osobní údaje zákazníků a zajišťujeme, aby jejich zpracování odpovídalo definovanému účelu a bylo pro něj nezbytné; 

(b) Vaše osobní údaje chráníme a zpracováváme tak, abychom zajistili co nejvyšší bezpečnost údajů a zabránili neoprávněnému nebo náhodnému přístupu k osobním údajům zákazníků, jejich změně, zničení nebo ztrátě, neoprávněným přenosům, jinému neoprávněnému zpracování nebo jinému zneužití; 

(c) Vždy vás jasně informujeme o zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech na přesné a úplné informace o okolnostech takového zpracování, jakož i o vašich dalších souvisejících právech; 

(d) V naší společnosti dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, abychom zajistili úroveň bezpečnosti odpovídající všem rozumně očekávaným rizikům; všechny osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji zákazníků, jsou povinny zachovávat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováním těchto údajů.

2. Informace o zpracování osobních údajů 

2.1. Informace o správci 

Správcem vašich osobních údajů je příslušná společnost skupiny Easy Software Group, se kterou jste přišli do kontaktu a/nebo se kterou jste vstoupili do právního vztahu (např. prostřednictvím nákupu našich licencí). 

V souvislosti s našimi webovými stránkami se za správce údajů považuje společnost Easy Software s.r.o., se sídlem Jugoslávských partyzánů 34, 160 00 Praha 6, Česká republika, IČO: 26426269. 

2.2. Účel a právní základ zpracování 

2.2.1. Zpracování osobních údajů bez vašeho souhlasu 

Obvykle se jedná o situace, kdy jste povinni nám sdělit určité osobní údaje jako podmínku, abychom vám mohli poskytnout náš produkt nebo službu, nebo kdy jsme oprávněni zpracovávat vaše jinak získané osobní údaje. 

Na základě zákona jsme oprávněni zpracovávat vaše osobní údaje bez vašeho souhlasu, a to zejména pro následující účely: 

(i) dodržování zákonných povinností při poskytování informací orgánům veřejné moci nebo dodržování jiných příslušných zákonů a správních nebo soudních rozhodnutí; 

(ii) dodržování archivačních povinností; 

(iii) uzavření nebo plnění smlouvy s vámi; 

(iv) náš oprávněný zájem; 

(iv) ochrana práv a právem chráněných zájmů, zejména pokud jde o řešení všech sporů, zejména pro účely soudních nebo jiných sporů. 

2.2.2. Zpracování osobních údajů s vaším souhlasem 

To se týká zejména situací, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom poskytnuté nebo jinak získané osobní údaje zpracovávali nad rámec údajů, které již případně zpracováváme na základě jiného právního titulu. Ty přesahují rámec povahy základních služeb a mohou vám poskytnout lepší služby v současnosti i v budoucnosti. Neudělení souhlasu jako takového může být důvodem, který naší společnosti zabrání poskytovat vám určitá volitelná sdělení, produkty nebo služby. 

Na základě vašeho souhlasu zpracovává naše společnost vaše osobní údaje pro následující účely: 

(a) specifické typy péče o zákazníky; jedná se o činnosti, které neslouží k plnění smlouvy nebo jiného právního rámce zpracování osobních údajů a které nelze odůvodnit naším oprávněným zájmem, a zahrnují následující: (i) průzkum trhu; (ii) sledování akcí zákazníků na webových stránkách naší společnosti v souvislosti s nabízenými službami (tento účel se tedy netýká pouhého získávání informací o akcích návštěvníků webových stránek naší společnosti formou cookies, jak je popsáno níže v článku o elektronických komunikačních prostředcích a mobilních aplikacích); 

(b) nabídka produktů a služeb, které buď (i) přímo nesouvisí s již nabízenými produkty nebo službami, (ii) dosud nebyly poskytnuty a/nebo předány třetím stranám za účelem nabídky produktů a služeb těchto třetích stran (obvykle našich partnerů, kteří se buď podílejí na poskytování služeb, nebo jsou se společností propojeni (obvykle v rámci struktury Easy Software Group) a/nebo by mohly být relevantní pro zájmy zákazníků; jedná se zejména o šíření informací, nabídku produktů a služeb naší Společnosti a dalších stran, včetně nabídek produktů a služeb zaměřených na konkrétní zákazníky, a to vše prostřednictvím různých kanálů, např. poštou, elektronickými prostředky (včetně elektronické pošty a zpráv zasílaných na mobilní zařízení prostřednictvím telefonního čísla) nebo telefonicky, prostřednictvím webových stránek. 

V těchto případech je naše společnost do určité míry oprávněna nabízet zákazníkům produkty a služby i bez získání jejich souhlasu v rámci svého oprávněného zájmu nebo v rámci plnění našich smluvních závazků; pokud to vyplývá ze zákona, budete v tomto ohledu informováni o svém právu vyjádřit nesouhlas s dalším nabízením produktů nebo služeb. Další podrobnosti jsou uvedeny výše v těchto Zásadách. 

Kromě toho může naše společnost zpracovávat vaše osobní údaje také na základě zvláštního souhlasu (individuálně) k: 

(a) používání souborů cookie, pixelů a dalších sledovacích technologií způsobem a pro účely (podrobně) popsané v našich zásadách používání souborů cookie, které najdete na každé z našich webových stránek s produkty; nebo 

(b) nahrávání našich schůzek, hovorů a jiné audio/audiovizuální komunikace a následné interní použití těchto nahrávek (tj. v rámci Easy Software Group) pro účely rozvoje naší péče o zákazníky a/nebo jiné zákonné účely (zejména oprávněný zájem a plnění smlouvy). Dále můžeme tyto nahrávky využívat prostřednictvím jiných interních řešení nebo řešení třetích stran k automatizaci našich interních procesů za účelem optimálního využití vámi poskytnutých informací k poskytování produktů a služeb. Souhlas dle tohoto dopisu zahrnuje souhlas osoby se záznamem sdílených obrazovek i dalšího obsahu sdíleného na schůzkách, jakož i portréty jednotlivých zahrnutých osob a jejich projevy (vč. slovních) a jejich další využití v rámci výše uvedených účelů. Aby nedošlo k pochybnostem, pokud se osoba rozhodne sdílet jakékoli další informace, budou tyto rovněž zaznamenány a souhlas se na ně vztahuje obdobně. Příslušná osoba rovněž uděluje Společnosti licenci k užití svého portrétu zachyceného na videozáznamu všemi způsoby užití a k užití obsahu záznamu pro výše popsané interní účely. Licence se uděluje na dobu určitou v délce trvání konkrétního souhlasu a 12 měsíců po jeho odvolání a bez územního omezení. Naše společnost nenese žádnou odpovědnost za použití zaznamenaných informací skutečnými poskytovateli řešení třetích stran. O třetích stranách využívaných pro poskytování těchto služeb vás budeme na požádání informovat, protože se mohou čas od času měnit. Pokud jde o typy příjemců vašich údajů, můžete se rovněž podívat na níže uvedený bod 2.5. 

2.3. Rozsah zpracovávaných osobních údajů zákazníků 

Naše společnost zpracovává vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro splnění výše uvedených účelů. Zpracováváme zejména kontaktní a identifikační údaje. Podrobné informace o rozsahu zpracovávaných osobních údajů zákazníků jsou uvedeny v příloze č. 1 těchto Zásad. 

2.4. Způsoby zpracování osobních údajů 

Způsob, jakým naše společnost zpracovává vaše osobní údaje, zahrnuje manuální i automatizované zpracování, včetně algoritmického zpracování, v informačních systémech naší společnosti. Nebudete však předmětem žádného automatizovaného rozhodování ani profilování.  

Vaše osobní údaje zpracovávají především zaměstnanci naší společnosti a v nezbytném rozsahu také třetí strany. Před jakýmkoli zpřístupněním vašich osobních údajů třetí straně vždy uzavíráme s touto třetí stranou písemnou smlouvu, která obsahuje stejné záruky ohledně zpracování osobních údajů, jaké dodržuje naše společnost, a/nebo alespoň záruky v souladu s jejími zákonnými povinnostmi. 

2.5. Příjemci osobních údajů 

Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům naší společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, které vyžadují práci s osobními údaji zákazníků, vždy však výhradně v rozsahu nezbytném pro daný případ a při dodržení všech bezpečnostních opatření. 

Kromě toho jsou vaše osobní údaje zpřístupněny třetím stranám, které se podílejí na zpracování osobních údajů zákazníků naší společnosti, nebo jim mohou být tyto osobní údaje zpřístupněny z jiných důvodů v souladu se zákonem. Před jakýmkoli zpřístupněním vašich osobních údajů třetí straně vždy uzavíráme s touto třetí stranou písemnou smlouvu, ve které jsou stanoveny podmínky zpracování osobních údajů, jak již bylo popsáno výše. Naše společnost se snaží dosáhnout stejných záruk v souvislosti se zpracováním osobních údajů třetími stranami, jaké dodržuje naše společnost, a to v souladu s příslušnými zákonnými povinnostmi. Kromě takovéto smlouvy naše společnost neposkytuje vaše osobní údaje společnostem sídlícím v zemích, které neposkytují dostatečné záruky ochrany osobních údajů v souladu s GDPR. 

Tímto nám dáváte souhlas s následujícími kategoriemi třetích stran (naši zpracovatelé údajů), kterým můžeme vaše osobní údaje zpřístupnit v rámci výše uvedených účelů a v případě, že je to nezbytné pro řádné poskytování služeb a/nebo plnění dalších účelů popsaných v těchto Zásadách: 

• Poskytovatelé serverů a hostingu; 
• Účetní, daňoví poradci a advokáti; 
• Poskytovatelé poštovních systémů (např. Mautic); 
• Externí poskytovatelé systémů (např. Smartsupp); 
• Interní poskytovatelé systémů (např. Leexi.ai - https://www.leexi.ai/en/ pro nahrávání hovorů, Google pro reCAPTCHA atd.); 
• Přidružené společnosti a společnosti v rámci Easy Software Group; 
• naši další subdodavatelé, kteří se podílejí na poskytování služeb zákazníkům. 

Aby se předešlo pochybnostem, výše uvedený souhlas s typy zpracovatelů údajů v žádném případě neznamená, že všechny informace o zákazníkovi budou předány všem zpracovatelům údajů. Jedná se o obecný souhlas s využitím určitých typů zpracovatelů údajů, avšak omezený výhradně na způsoby, kdy je takové využití nezbytné pro naplnění účelů zpracování osobních údajů popsaných v těchto Zásadách, tj. účetní Společnosti získávají pouze účetní informace, Leexi zpracovává pouze příslušné nahrávky apod. Údaje vždy sdílíme výhradně pokud je to nezbytné pro poskytování služeb. 

V souladu s platnými právními předpisy je naše společnost oprávněna nebo přímo povinna bez vašeho souhlasu zpřístupnit vaše osobní údaje: 

• příslušným státním orgánům, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a za účelem výkonu rozhodnutí; 
• jiným osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy, například třetím osobám za účelem vymáhání našich pohledávek za zákazníky. 

2.6. Poskytování osobních údajů do zahraničí 

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány výhradně na území České republiky, dalších států Evropské unie a/nebo jiných zahraničních zemí, kde sídlí subjekty Easy Software Group (např. Spojené státy americké) a které buď sdílejí stejný standard ochrany osobních údajů jako Česká republika a Velká Británie, nebo poskytují dostatečné záruky, že tyto standardy budou dodržovány bez ohledu na národní zákonné povinnosti. Naše společnost ani subjekty podílející se na zpracování osobních údajů zákazníků nepředávají osobní údaje zákazníků do zemí mimo Evropskou unii, pokud tyto společnosti a/nebo země neposkytují dostatečné záruky s ohledem na vaše osobní údaje (vč. rámcového programu EU a USA o ochraně osobních údajů a dalších rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek a dalších prostředků v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů). V takovém případě mohou některé osobní údaje opustit EHP a být zpracovávány v různých zemích, zejména v rámci Spojeného království a s ohledem na naše poskytovatele třetích stran také ve Spojených státech amerických (tj. Google Analytics). 

2.7. Doba zpracování osobních údajů 

Naše společnost zpracovává osobní údaje zákazníků pouze po dobu nezbytně nutnou s ohledem na účely zpracování. Čas od času vyhodnocujeme existenci potřeby zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro konkrétní účel. Jakmile zjistíme, že údaje již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme. S ohledem na některé účely zpracování osobních údajů však máme interně vyhodnocenou obvyklou dobu použitelnosti osobních údajů, po jejímž uplynutí co nejpečlivěji posuzujeme potřebu zpracování těchto osobních údajů pro daný účel. V tomto ohledu rovněž platí, že osobní údaje zpracovávané za účelem: 

(a) plnění smluv jsou zpracovávány po dobu jednání o smlouvě s zákazníkem; poté jsou příslušné osobní údaje použitelné po dobu až 12 měsíců v rámci našeho oprávněného zájmu kontaktovat zákazníky, se kterými jsme jednali (pokud zákazník nevznese námitku); 

(b) plnění smluv jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu s zákazníkem; pak jsou příslušné osobní údaje použitelné po dobu až 12 měsíců v závislosti na procesu offboardingu; 

(c) oprávněný zájem podílet se na obraně vlastních nároků a chránit se před nároky našich zákazníků jsou zpracovávány po dobu až 3 let od ukončení smluvního vztahu v občanskoprávních věcech a mohou být prodlouženy až na 15 let v trestních věcech v závislosti na promlčecí době; tato doba může být prodloužena po dobu trvání soudních a jiných správních řízení týkajících se těchto nároků; 

(d) nabídky produktů a služeb relevantních k produktům a/nebo službám, které zákazník již využívá, jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu; příslušné osobní údaje jsou pak použitelné po dobu 24 měsíců nebo do vznesení námitky ze strany zákazníka, podle toho, co nastane dříve; pokud nám osobní údaje zpřístupní třetí strany, dobu zpracování stanoví třetí strany v souladu s platnými právními předpisy a právním titulem, který třetí strana získala; 

(e) nabídky produktů a služeb, které přímo nesouvisí s produkty a/nebo službami, které zákazník již využívá, jsou zpracovány po dobu trvání příslušného souhlasu, obvykle po dobu až 2 let nebo do odvolání souhlasu, podle toho, co nastane dříve; 

(f) záznamů hovorů, schůzek a jiné komunikace jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem; poté jsou příslušné osobní údaje použitelné po dobu až 6 měsíců nebo do doby, než jsou údaje pseudonymizovány a agregovány nebo anonymizovány; 

(g) péče o zákazníky jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem; příslušné osobní údaje jsou pak obvykle použitelné po dobu 12 měsíců; 

(h) plnění archivačních povinností jsou zpracovávány po dobu až 10 let v závislosti na zákonných povinnostech příslušné společnosti Easy Software Group.  

2.8. Právo na odvolání souhlasu 

V těchto Zásadách jsme se snažili vysvětlit, proč vaše osobní údaje potřebujeme a že pro určité účely je můžeme zpracovávat pouze s vaším souhlasem. Nejste povinni udělit naší společnosti souhlas se zpracováním vašich osobních údajů a máte také právo svůj souhlas odvolat. Na tomto místě bychom Vám rádi připomněli, že jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje pro určité účely i bez Vašeho souhlasu (jak již bylo popsáno výše). Pokud svůj souhlas odvoláte, přestaneme příslušné osobní údaje zpracovávat pro účely vyžadující příslušný souhlas; můžeme však být oprávněni nebo dokonce povinni zpracovávat tytéž osobní údaje pro jiné účely. 

Pokud si přejete odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, obraťte se na kteroukoli naši pobočku, zašlete nám dopis na adresu kterékoli společnosti Easy Software Group nebo nás kontaktujte prostřednictvím e-mailu: info@easysoftware.com nebo formuláře na webových stránkách Easy Software Group. 

2.9. Zdroje osobních údajů 

Osobní údaje zákazníků získáváme zejména: 

(a) od zákazníků, a to přímo, např. při uzavírání smluv týkajících se produktů nebo poskytovaných služeb Společnosti, a/nebo nepřímo, např. při využívání produktů nebo služeb Společnosti zákazníky, nebo v rámci zpřístupňování informací o produktech a službách Společnosti zákazníkům, např. prostřednictvím webových stránek Společnosti apod.; 

(b) od potenciálních zákazníků, kteří mají zájem o služby naší společnosti v rámci marketingových akcí a kampaní; 

(c) z vlastní činnosti prostřednictvím zpracování a vyhodnocování dalších osobních údajů zákazníků, tj. při poskytování Služeb z našich vlastních interních systémů a nástrojů pro účely popsané výše. 

2.10. Vaše právo požádat o přístup k osobním údajům a ochrana práv zákazníka 

Pokud nás požádáte o informace týkající se zpracování vašich osobních údajů, poskytneme vám bez zbytečného odkladu veškeré informace o údajích, které o vás zpracováváme. Jsme oprávněni požadovat přiměřenou úhradu odpovídající nákladům, které nám vznikly za účelem poskytnutí těchto informací. Pokud zjistíte nebo se domníváte, že naše společnost nebo třetí osoba podílející se na zpracování vašich osobních údajů tak činí v rozporu s ochranou vašeho soukromého života a/nebo v rozporu s právními předpisy, zejména pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné, můžete: 

(a) požádat naši společnost nebo třetí stranu, která se podílí na zpracování údajů, o vysvětlení; 

(b) požadovat nápravu závadného stavu; zejména můžete požádat o opravu nebo změnu osobních údajů; v případě potřeby budou údaje dočasně zablokovány nebo zničeny. 

Pokud shledáme vaši žádost oprávněnou, naše společnost nebo třetí strana, která se podílí na zpracování údajů, bezplatně a bez zbytečného odkladu odstraní závadný stav. 

2.11. Společnost jako zpracovatel osobních údajů 

V některých případech naše společnost zpracovává osobní údaje zákazníků také na základě pověření jiné strany (jiného správce údajů). Pro bližší informace je vždy nutné kontaktovat konkrétního správce osobních údajů, pokud není naše společnost v daném případě k poskytování informací zmocněna. 

Naše společnost působí jako zpracovatel údajů na základě pověření vás, našich zákazníků, pokud tito zákazníci poskytují naší společnosti jakékoli informace týkající se třetích stran, které nejsou ve smluvním vztahu s naší společností, obvykle koncových uživatelů a zákazníků našich zákazníků, jakož i jejich zaměstnanců a subdodavatelů, kteří mají přístup k našim produktům a/nebo službám. V takových případech náš zákazník plně odpovídá (a v důsledku toho ručí) za to, že veškeré údaje poskytnuté naší společnosti jsou získány a zpracovány zákonným způsobem, že jsou splněny zákonné účely jejich zpracování a jejich předání naší společnosti a že jsou splněny veškeré další povinnosti související se zpracováním osobních údajů zákazníkem naší společnosti. Jste povinni odškodnit naši společnost za veškeré přiměřené nároky, ztráty, újmy, škody, poplatky, náklady nebo výdaje vzniklé v důsledku nebo v souvislosti s plněním (nebo neplněním) vašich povinností a závazků, pokud tyto nároky vyplývají z vašeho neplnění, nedbalosti nebo úmyslného či záměrného jednání nebo opomenutí v souvislosti se zpracováním osobních údajů poskytnutých naší společnosti. 

2.12. Elektronické komunikační prostředky a mobilní aplikace 

Péče o zákazníky. V rámci péče o zákazníky naše společnost vyvíjí technologie, které vám umožní využívat moderní elektronické komunikační prostředky a mobilní aplikace pro přístup k produktům a službám společnosti a jejich využívání. Jedná se zejména o služby spojené s využíváním internetu, sociálních sítí a různých mobilních aplikací. 

Sociální sítě. Můžete nás také oslovit prostřednictvím různých sociálních sítí. Tyto komunikační kanály využíváme zejména jako marketingové nástroje; naše produkty a služby v tuto chvíli prostřednictvím sociálních sítí neposkytujeme. Pokud sociální sítě používáte, doporučujeme vám zkontrolovat jejich příslušná nastavení a zásady ochrany osobních údajů, abyste se informovali o svém soukromí a příslušných právech zaručených jejich provozovateli a/nebo poskytovateli. Za zpracování údajů, ke kterému dochází nezávisle na příslušných sociálních sítích, neručíme a neneseme za ně odpovědnost. Pokud to není nutné pro jiné relevantní účely, např. plnění smlouvy s vámi, neukládáme takovou komunikaci jinde (mimo účty sociálních sítí). 

Soubory cookie. Soubory cookie neukládáme do vašeho počítače (s výjimkou čistě funkčních souborů cookie) bez vašeho předchozího souhlasu. Více informací o souborech cookie se dozvíte v Zásadách používání souborů cookie, které jsou uvedeny na každé příslušné webové stránce produktu. 

2.13. Tyto zásady 

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 1.8.2024. Aktuální verze Zásad je zveřejněna na webových stránkách naší společnosti a je k dispozici také na našich pobočkách. 

Oficiální verze těchto zásad byla vypracována v angličtině a je považována za jedinou závaznou verzi. Jakékoli verze těchto Zásad přeložené do jiných jazyků jsou poskytovány výhradně pro pohodlí uživatele prostřednictvím strojového překladu a nemají žádnou právní váhu. V případě jakýchkoli nesrovnalostí nebo rozporů mezi anglickou verzí a jakoukoli přeloženou verzí má ve všech záležitostech přednost anglická verze. 

Příloha 1 - Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Identifikační údaje - jedná se o údaje jako jméno, příjmení, datum, e-mail, telefonní číslo, zaměstnavatel nebo zastoupená společnost; u zákazníků, kteří jsou fyzickými osobami - podnikateli, také identifikační číslo a daňové identifikační číslo. Mezi další možné identifikační údaje patří například informace o IP adrese použitého počítače a soubory konkrétních autentizačních údajů s jejichž použitím souhlasíme. 

Kontaktní údaje - jméno, příjmení, kontaktní adresy, telefonní čísla, e-mailové adresy nebo jiné podobné kontaktní údaje. Dalšími podobnými kontaktními údaji mohou být IP adresa použitého počítače a soubory konkrétních autentizačních údajů s jejichž použitím souhlasíme. 

Systémová data - systémové protokoly a další technické, obvykle pseudonymizované údaje, které jsou automaticky ukládány našimi systémy nebo poskytovateli CDN a hostingu, aby nás chránily před případnými útoky.  

Údaje o nahrávce - jméno, příjmení, přezdívky, ID účtu (související s typem schůzky/hovoru), jakož i veškeré další údaje sdílené na schůzkách/hovorech, z nichž byla nahrávka pořízena. Zpracováváme také metadata záznamu pro účely ochrany osobních údajů. 

Údaje o komunikaci - veškeré další informace, které nám byly sděleny během komunikace související s některým z účelů popsaných v těchto Zásadách. 

V případě, že podanou žádost o produkt nebo službu stáhnete, zpracováváme také datum stažení žádosti spolu s údaji poskytnutými před stažením. 

Údaje vyplývající z plnění závazků ze smluv - v závislosti na povaze poskytovaného produktu nebo služby zpracováváme informace týkající se poskytovaného produktu nebo služby. V této kategorii zpracováváme osobní údaje, jako jsou podmínky smlouvy, identifikační údaje příslušných pracovníků a další osobní údaje získané během našich interakcí. Jedná se zejména o tyto údaje:  

(i) údaje sloužící k zabezpečení komunikace; 

(ii) záznamy o vašem preferovaném komunikačním jazyce, projeveném zájmu o produkt nebo službu, vašich strategiích nebo vašich specifických požadavcích, které jste nám sdělili. 

Specifikace Služby Implementace

1. Obecné podmínky

Pokud není výslovně uvedeno jinak, jsou všechny schůzky realizovány prostřednictvím řešení pro virtuální schůzky. Všichni účastníci se účastní individuálně a jsou vybaveni sluchátky. 

Rozsah balíčků vychází z našich nejlepších zkušeností. Obvykle se jedná o minimální rozsah implementace. Každá implementace je však jedinečná, a proto je někdy zapotřebí další čas, a to kvůli specifickým požadavkům zákazníků. Konzultanti Easy Project mohou na vyžádání poskytnout zprávu o spotřebovaném čase. 

Pokud není výslovně uvedeno jinak, dodává se implementace v angličtině; veškeré dokumenty a písemná dokumentace se dodávají v angličtině.

2. Obecná ustanovení 

2.1. Nové verze aplikací 

Aplikaci neustále vyvíjíme a vylepšujeme. Nové verze vydáváme v následujících cyklech: 

• Nové verze jsou vydávány každé tři měsíce 
• Vývoj nové verze je zmrazen měsíc před jejím vydáním, aby mohla být otestována. 
• Opravy chyb jsou vydávány každých 14 dní 

Vaše návrhy týkající se vývoje aplikací budou realizovány v případech, kdy budou přínosné pro většinu našich zákazníků a v souladu s naší strategií vývoje produktů. Naším cílem je usnadnit řízení projektů. 

2.2. Proces spolupráce 

Oceňujeme otevřenou komunikaci. Vstupujeme do společného procesu implementace nového softwaru ve vaší společnosti. Věříme, že pro obě strany bude přínosné, když si důležité informace sdělíme otevřeně a včas. 

Komunikace může probíhat prostřednictvím e-mailu, online schůzek, telefonátů a osobních setkání. Pro úspěšné dokončení procesu implementace je nutná vzájemná komunikace na operativní úrovni. Z tohoto důvodu by každá strana měla na kontaktování protistrany reagovat rychle. Obvykle jsme schopni reagovat do dvou pracovních dnů. 

Během implementace bude konzultant spolupracovat s našimi dalšími interními odděleními. Řešení problémů, které přímo nesouvisí s implementací, vám dodá náš tým podpory. V případě potřeby zásahu na Serveru Zákazníka nebo jiné konzultace související se serverem bude komunikace předána našim specialistům na serverovou podporu. Pokud nejste s prací našich oddělení podpory v průběhu implementace plně spokojeni, informujte o tom svého konzultanta. Vaše zpětná vazba je pro nás důležitá.

2.3. Předplacené MANDAYS (MD) a vykazování stráveného času 

Informace o počtu předplacených MANDAYS naleznete v úvodní tabulce tohoto protokolu. Implementace se obvykle provádí na dálku. Pokud byste upřednostňovali osobní schůzky, je možné je sjednat v kancelářích Easy Software. Pokud byste upřednostnili sjednání schůzek ve vašich prostorách, je možné hradit cestovní náklady z předplaceného rozpočtu (rozsahu implementace). Cestovní náklady mohou být také fakturovány zvlášť. Účtujeme celý čas, který konzultant stráví na cestě z/do sídla zákazníka. Předplacené konzultační hodiny musí být vyčerpány do 6 měsíců od prvního kontaktu s přiděleným konzultantem. 

Zprávy o spotřebovaném čase se zákazníkovi obvykle zasílají po vyčerpání přibližně poloviny implementačních MANDAYS z předplaceného rozpočtu a poté, když zbývá posledních několik hodin. Konzultant poskytuje odděleně od časové zprávy návrh, jak využít zbývající hodiny. 

Realizace se skládá z následujících fází. Součet času stráveného na každé fázi se rovná celkovému předplacenému rozpočtu MANDAYS. Nejnižší hodnota času účtovaná zákazníkovi je 0,25 hodiny. 

• Úvodní analýza 
• Úvodní online schůzka 
• Konfigurace aplikace (pracnost závisí na složitosti požadavků na nastavení). 
• Školení 
• Další požadavky na konfiguraci 
• Podpora při implementaci a testování během implementace (e-maily, telefonáty). 

Konkrétně jsou z předplaceného rozpočtu MANDAYS hrazeny následující činnosti: 

• Čas konzultanta strávený prací na vaší implementaci, konfigurací vaší aplikace 
• Analýza vašich požadavků 
• Interní konzultace vašich požadavků 
• Požadované konzultace 
• Kreslení různých scénářů, jak realizovat vaše požadavky. 
• Příprava a aktualizace prováděcího protokolu 
• Schůzky a telefonáty týkající se implementace 
• Školení 
• E-mailová komunikace s konzultantem 
• Organizace, plánování a rozvrhování schůzek 
• Koordinace interních oddělení v případě potřeby jejich zapojení (podpora, specialista na servery). 
• Čas konzultanta strávený na cestě (pokud není hrazen zvlášť, viz první odstavec). 
• Řízení realizačního projektu 
• Pokud je určité chování systému nahlášeno jako chyba, ale nakonec se ukáže, že je správné, je čas konzultanta strávený řešením tohoto požadavku rovněž hrazen z rozpočtu. 
• Práce serverových specialistů na vašem serveru 
• Práce serverových specialistů, kteří se zabývají vašimi požadavky 

Následující činnosti nejsou zahrnuty v předplaceném rozpočtu, a proto je zákazník neplatí: 

• Práce podpůrného týmu 
• Oprava možných chyb

2.4. Navýšení předplaceného rozpočtu 

Rozpočet předplacených MANDAYS je možné navýšit až po vašem potvrzení. Navýšení předplaceného rozpočtu je obvykle nutné z následujících důvodů: 

• Po úvodní analýze se ukázalo, že původní odhad implementace MANDAYS byl příliš nízký. Konzultant vám poskytne aktualizovaný odhad činností, které je třeba provést, abyste implementaci vysoutěžili. Z tohoto plánu také vyplyne, kterým činnostem je třeba věnovat zejména větší pozornost (MANDAYS), než bylo původně odhadováno 
• Pokud si přejete být informováni o stráveném čase častěji než v odstavci výše. 
• Vaše požadavky není možné implementovat do standardního aplikačního rozhraní, proto je nutný vývoj na zakázku. 
• Podpora na vašem serveru nebyla při odhadu implementace MANDAYS brána v úvahu, ale přesto je vyžadována. 
• Je zapotřebí dalšího školení (s nímž se v původním odhadu nepočítalo). 
• V průběhu implementace se ukáže, že počet předplacených MANDAYS nestačí k uspokojení všech vašich požadavků.

Poslední verze:

Všeobecné obchodní podmínky