Jak si definovat jasné projektové cíle

Stanovte si cíle projektů, snížíte tak rizika při jejich realizaci

Při setkáních s klienty se dlouho a vytrvale setkáváme se stejnou otázkou – jak zlepšit risk management projektů. Není lehké najít jednoduchou odpověď na tak široce definovaný problém, ale na jednom řešení se u nás všichni shodneme – v zájmu minimalizace rizik je nutné si správně formulovat projektové cíle. Dobře zvládnutý risk management totiž začíná a končí právě u jasně stanovených cílů.

Když v květnu 1961 promluvil prezident J.F. Kennedy před Kongresem Spojených států, odnesli si posluchači jeho proslovu jedno zásadní sdělení, které prezident formuloval v jediné větě: „Věřím, že tento národ by se měl zavázat k tomu, že do konce tohoto desetiletí dopraví člověka na Měsíc, a poté ho bezpečně navrátí zpět na Zemi.“

Tento proslov obsahuje něco jindy pro politiky možná neobvyklého – jasně stanovený cíl. Cíl, který americký prezident vytyčil, a kterého jeho země úspěšně dosáhla v červenci roku 1969. Mise Apollo přistála na Měsíci, a pak se bezpečně vrátila na Zemi, za méně než 9 let poté, co prezident tento cíl definoval.

Co bychom si všichni měli odnést z Kennedyho proslovu a událostí, které následovaly? Především to, že je naprosto zásadní stanovovat si jasné cíle projektů. Pouze takové se stanou sjednocujícím prvkem celého týmu nebo organizace, při správném využití struktury rozpadu práce pak slouží jednotlivcům jako kompas při překonávání překážek, řešení problémů a risk managementu.

Jak si správně stanovit cíl projektu

Ačkoliv je nám lidem stanovování cílů velmi přirozené, tak se často při jejich formulování vydáváme na zbytečně komplikovanou cestu, ať už se jedná o cíle dlouhodobé nebo krátkodobé, osobní cíle nebo cíle celých organizací. V osobním životě nám často na mysli vyvstává abstraktní cíl, který zřídka zhmotníme na papíře.

V pracovním životě poté pod vlivem vzdělání nebo předešlých zkušeností formulujeme univerzální fráze, které ve skutečnosti nemají žádný obsah, a jako projektové cíle jsou tedy zcela nepoužitelné. Jak se těmto chybám vyhnout až si příště s vaším týmem budete definovat cíle pro další projekt?

Osvědčeným řešením je známý model pro formulaci cílů SMART. Podle něj mají být cíle Specific (konkrétní), Measurable (měřitelné), Achievable (dosažitelné), Relevant (relevantní) a Time-based nebo Trackable (časově vymezené). Pro striktně jazykové definování cílů se poté místo těchto pěti faktorů můžeme omezit na čtyři – akce, zaměření, hodnota a deadline.

1. Akci, kterou chceme vykonat pro dosažení našeho cíle představují dějová slovesa – typicky se jedná o slova jako zvýšit, snížit, udržet, vyvinout nebo získat.
2. Zaměření představuje hlavní bod. Na co se zaměřujeme? Co chceme zvýšit, snížit, udržet, vyvinout nebo získat?
3. Hodnota je konkrétní vyčíslení našeho cíle. O kolik chceme zvýšit nebo snížit? Kolik čeho chceme získat, udržet nebo vyvinout?
4. Deadline. To je snad jasné. Do kdy chceme zvýšit, snížit, získat, udržet nebo vyvinout?

Podívejte se na příklady správných cílů

• Zvýšit prodeje o 5 % do konce kvartálu. Akce – Zaměření – Hodnota – Deadline
• Vyvinout novou zákaznickou službu do konce roku. Akce – Zaměření – Hodnota – Deadline
• Snížit ztrátovost energie v lokální rozvodné síti o 15 % do 5 let. Akce – Zaměření – Hodnota – Deadline
• Dostat do deseti let člověka bezpečně na Měsíc a zpět. Akce – Zaměření – Hodnota – Deadline

Takto stanovené cíle jsou ze své podstaty specifické, měřitelné a časově vymezené. Je také ale nutné dále sledovat, zda jsou tyto cíle stále dosažitelné a relevantní. V neposlední řadě musíme mít na paměti, že stanovování a formulace projektových cílů jsou cyklické a opakující se procesy.

Shrnutí

Jděte za cíli, které si stanovíte, ale nezapomeňte se poučit z jejich úspěšného nebo neúspěšného splnění. Vylepšujte a laďte své cíle na každém projektu, opakovaně se k nim vracejte a sleduje podle nich svůj vlastní pokrok. To je první zásadní krok nejen k lepšímu risk managementu.