Jak úspěšně přejít na agilní řízení projektů: Co (ne)dělat proto, aby vaše transformace na agile vyšla, jak doufáte

Projektovým manažerům se ale nejvíc bude líbit příslib větší angažovanosti jednotlivých členů vašeho týmu. Jak už to ale chodí, vše stojí a padá na přípravě.

A právě to, jak na transformaci na agile, vám představíme na těchto řádcích.

Agilní projektové řízení je na vzestupu – celosvětově na něj přechází stále větší počet firem a zdá se, že tato tendence bude v roce 2021 pokračovat. Ne všichni však přechod zvládnou.

Důvody neúspěchu jsou různé, ale nejčastěji jde o nedostatek znalostí o samotné metodice a o podcenění přípravy na transformaci. Podívejte se tedy, na co myslet předtím, než se pro agilní řízení definitivně rozhodněte.

Agile vs. Waterfall – Souboj titánů (a mindsetů)

Základem agilního myšlení je iterativní – opětovací přístup. Jde tedy o opak vodopádového modelu, ve kterém tým dostane „přesný příkaz shora“ a musí jej stoprocentně dodržet.

Naopak, požadavky – user stories, a následně i částková řešení – deliveries, se vyvíjejí díky spolupráci a komunikaci mezi samostatně fungujícími týmy a klientem.

Práce týmů se z časového hlediska odehrává v tzv. sprintech – krátkých (většinou dvou až čtyř týdenních) úsecích. Každý sprint znamená práci na novém úkolu, který je pak součástí celkového výsledku.

Zadání se může v procesu flexibilně měnit a upravovat a stejně s ním pak i výstup – agilní řízení je tedy ideální i pro učení se za chodu. Mnohdy na začátku nevíme (a ani nemůžeme vědět), s jakým produktem či řešením nakonec přijdeme.

Řekneme tedy, že jde o spoustu malých, samostatných projektů s vlastními deliveries, díky kterým klient okamžitě vidí částečný výsledek a může na něj ihned reagovat.

Ke konečnému produktu se tak dostaneme postupně, a ne najednou, ve smyslu „na tomto jsme posledního půlroku makali, tady je výsledek a věříme, že se vám bude líbit, protože když ne, dostaneme infarkt“. 

Easy Project – Panel sprintů

S čím se budete při agilním řízení projektů potkávat

Ať už jsou vaše důvody pro transformaci na agilní přístup jakékoli, tady je přehled základních elementů – a pozic – bez kterých se neobejdete.

• Kanban: Kanban je metoda, která byla původně určena pro vývojové týmy. O její funkčnost se postará oblíbená nástěnka Kanban: zjednodušeně řečeno, celý projekt si „rozdělíte“ do tří sloupců – TO DO, DOING a DONE. Jednotlivé části projektu pak mezi nimi přesouváte podle toho, v jaké fázi se právě nachází.
  
  Tímto způsobem jednoduše sdílíte, přidělujete a komentujete úkoly, do kterých může současně zasahovat více členů týmu – každý rychle vidí, co má kdy dělat a kdy je „řada na něm“. Tady zjistíte, který Kanban nástroj bude vhodný pro vás a váš tým i společnost.
  
  
• Scrum: Pokud vám vyhovuje spíš více strukturované řízení, založené na větším množství krátkých sprintech, zřejmě vám sedne SCRUM. Jde o nejpoužívanější metodu v rámci agilního přístupu – její největší přínos je, že vám významně zpřehlední práce na projektech.
  
  Podobně jako Kanban, i SCRUM dříve sloužil pro IT projekty, dnes je aplikována napříč různými oblastmi. Pro práci se SCRUMem budete nezbytně potřebovat SCRUM software, a nejčastěji v něm využívat nástěnku SCRUM.
  
  
• Scrum Master: Člověk, který dohlíží na procesy a postupy, na kterých SCRUM funguje, ale zároveň je natolik vnímavý a flexibilní, aby i během sprintů dokázal přinést nová řešení, které práci zefektivní. Pokud přecházíte na agilní systém, ideální je, aby tyto procesy ve vaší firmě nastavil někdo, kdo už má se SCRUMem zkušenosti.
  
  Neodpovídá sice za samotný výstup, ale zařizuje všechno, co týmu pomáhá fungovat – od efektivní týmové komunikace až po vyvětrání kanceláře. Pro řízení sprintů SCRUM master využívá svůj.
  
  
• Sprint: Když už máte celý projekt rozdělený do několika menších projektů, na kterých pracují samostatné týmy, budete jednotlivé deliveries dodávat v tzv. sprintech. (V jednom sprintu můžete řešit třeba návrh loga pro vašeho klienta, přičemž celkový projektem je vizuální identita firmy.)
  
  Na sprinty bude dohlížet SCRUM Master, ale přístup k nim by měli mít všichni členové týmu. Abyste měli přehled o tom, zda vše v sprintu šlape, jak má, budete využívat Panel sprintů.

3 tipy na závěr

Tím prvním je transparentnost hned od začátku. Samotná povaha agilního řízení je založena na lepším přehledu a zvýšené samostatnosti týmů. Řekněte proto nahlas a všem, co se bude dít. Změna struktury práce a vložením větší odpovědnosti do rukou kolegů, může zachránit nejednoho zaměstnance před vyhořením.

Druhý tip souvisí s change managementem. Pokud s ním už máte zkušenosti, nebo bude pro vás transformace o něco jednodušší. Pokud ne, nic se neděje. Najměte si člověka zvenku.

Třeba potrvá měsíc, než pochopí všechny procesy ve firmě a její fungování, ale jako zkušený SCRUM master si od začátku bude tvořit systém, díky kterému pak ušetříte neuvěřitelné množství času. A o to přece jde.

A do třetice – nezbytný pro vás bude vhodný nástroj projektového řízení. Absolutní ulehčení přechodu na agilní strategii vám poskytne software, který je dokonale připraven nejenom na samotné řízení, ale i na transformaci.

A to neříkáme jenom proto, že Easy Project je takový nástroj. Sami jsme si vyzkoušeli několika druhů projektového řízení a dá se říct, že na každém máme rádi něco jiného. Třeba projekt, jehož rozsah je přesně definován (výstavba nemovitosti či implementace softwaru) je lepší plánovat „klasickým“ vodopádovým principem.

V Easy Projectu jsme proto spojili obě metodologie a připravili nástěnky pro každou z nich. V rámci agilního řízení budete mít k dispozici jednoduché vizuální nástroje jako Scrum a Kanban nástěnky a osobní panel Scrum mastera.

Shrnutí

Agilní řízení projektů je a bude trendem v projektovém managementu. Pro vás i vaše týmy bude nesmírně důležité srozumitelně odkomunikovat přechod na nový způsob práce. Abyste s ním sklidili úspěch u kolegů a zároveň přinesli výsledky pro společnost, ujistěte se, že vám s transformací na agile pomůže zkušený SCRUM master – klidně třeba externí konzultant od nás.

Nezapomeňte také na kvalitní projektový software, který má všechny nástroje pro agilní řízení plně k dispozici. Ozvěte se nám s dalšími dotazy, rádi vám je zodpovíme.