Jak vybudovat projektovou kancelář od nuly

Co je to PMO?

Projektová kancelář je důležitou součástí každé úspěšné firmy. Slouží jako centrum všech činností projektového řízení a poskytuje podporu, vedení a zdroje projektovým manažerům a týmům. 

PMO stanovuje podobu projektového řízení, poskytuje školení a podporu projektovým manažerům a pomáhá zajistit, aby projekty byly dokončeny včas a v rámci rozpočtu. Úloha PMO se ale může v různých společnostech lišit v závislosti na jejich cílech a potřebách.

Jaké jsou nejčastější typy PMO?

Před budováním PMO je třeba seznámit se se všemi typy, abyste vybrali ten, který bude pro vaši společnost nejvhodnější. Existuje několik typů, z nichž některé se prolínají a vytvářejí nový – jsou definovány podle potřeb organizace, cílů a zdrojů.

1. Direktivní PMO: Je zodpovědná za zavádění norem a procesů řízení projektů v celé organizaci. Poskytuje zároveň vedení a podporu projektovým manažerům, nemá ale pravomoc rozhodovat jménem projektových týmů.
2. Podporující PMO: Poskytuje podporu a zdroje projektovým manažerům, ale nemá pravomoc rozhodovat ani vynucovat dodržování standardů. Jeho hlavním úkolem je pomáhat projektovým manažerům při plánování a realizaci jejich projektů.
3. Kolaborativní PMO: Tento typ PMO úzce spolupracuje s projektovými manažery, aby zajistil soulad projektů s celkovými strategickými cíli organizace. Může hrát pouze roli „rádce“ a poskytovat projektovým týmům pokyny a doporučení.
4. Pomáhající PMO: Zaměřuje se na poskytování nástrojů, zdrojů a podpory potřebné k tomu, aby projektoví manažeři mohli úspěšně realizovat své projekty. Může navíc poskytovat školení a další možnosti rozvoje, a pomáhá tak projektovým manažerům zlepšovat své dovednosti.
5. Strategická PMO: Tento typ PMO je zodpovědný za sladění jednotlivých projektů s celkovou strategií a cíli organizace. Zodpovídat může i za řízení portfolia a identifikaci nových projektových příležitostí.

Kdy je pravý čas začít?

Na otázku, kdy založit svou projektovou kancelář, neexistuje univerzální odpověď. Než se organizace rozhodne, je třeba, aby posoudila své potřeby a zdroje. Naštěstí se najdou určitá znamení, která mohou napovědět, že by vám PMO prospěla.

Zaznamenali jste některá z nich i ve své práci?

• Nesjednocené postupy řízení projektů: PMO může pomoci zavést správný systém procesů a postupů pro řízení veškerých projektů.
• Projekty bez dohledu: Pokud firma řídí mnoho různých projektů bez ústředního dohledu či koordinace, PMO pomůže tento dohled zajistit a stará se o to, aby byly projekty v souladu s celkovými cíli a záměry organizace.
• Problém s řízením zúčastněných stran: Pokud má vaše firma potíže s řízením zúčastněných stran a s naplňováním jejich očekávání, může vám zlepšit celkovou komunikaci.
• Problémy s realizací projektu: Pokud máte problémy s realizací projektů v rámci rozpočtu či harmonogramu, může vám PMO pomoci identifikovat hlavní příčiny těchto problémů a pomůže vám je řešit.

"Projektovou kancelář jsme zavedli v minulém roce. Díky transparentnímu sledování projektů, nastavené struktuře i procesům a jednotnému reportingu přímo v Easy Projectu, nemarníme čas už na PMO poradách zbytečnými a dlouhými status updaty a ušetřený čas můžeme věnovat hlavně projektům, které neběží podle plánu. Můžeme se na ně dívat strategicky a optimalizovat jejich průběh, abychom je úspěšně zvládli. A projekty, které naopak běží podle plánu a v PMO se jim zdánlivě nevěnujeme, pak oslavujeme o to více po jejich dokončení."

Jan Řeřicha, Vedoucí projektové kanceláře, Easy Software

Čas začít! Ale jak na to?

Vybudovat projektovou kancelář může znít jako děsivý úkol, ale nemusí to tak být – stačí postupovat podle správných kroků a počítat s tím, že celý proces může chvíli trvat. Níže, najdete sedm kroků, na které je třeba myslet, pokud chcete opravdu začít.

1. Definujte si účel, typ a rozsah PMO: Stanovte si, proč chcete PMO zřídit a jaké konkrétní funkce bude plnit.
2. Zhodnoťte stav projektového řízení ve vaší organizaci: Buďte k sobě upřímní – jaké jsou silné a slabé stránky vašich současných postupů? Jaká zlepšení se založením PMO očekáváte?
3. Připravte si plán: Vytvořte si podrobný plán pro projektovou kancelář – včetně její struktury, personálního obsazení, zdrojů a rozpočtu. Tento plán by měl být v souladu s celkovými cíli a záměry vaší organizace.
4. Sdělte plán zúčastněným stranám: Podělte se o svůj plán s příslušnými stranami. Poslechněte si jejich názory a nápady a získejte jejich podporu – bez podpory se úspěšná projektová kancelář neobejde.
5. Implementace: Je čas uvést svůj PMO plán do chodu – to zahrnuje přijetí nových zaměstnanců, rozdělení a přiřazení zdrojů a zavedení procesů a postupů.
6. Zavedení procesů a komunikace: Aby byla nová projektová kancelář úspěšná, je třeba mít jasně nastavené procesy a postupy – včetně pokynů pro řízení projektů, komunikaci a rozhodování. Vyplatí se také zavést účinné komunikačních kanály včetně interních a externích zúčastněných stran – tím zajistíte, že všichni budou informováni o aktualitách a činnostech PMO.
7. Monitorování a vyhodnocování: Zvlášť ze začátku pravidelně kontrolujte výkonnost PMO a provádějte úpravy podle potřeb vaší organizace.

Je PMO pro vaši společnost tím správným rozhodnutím?

Stále váháte, zda je pro vás PMO tou pravou volbou? Pak je na místě podívat se na následující body, které vám napoví, že možná není ten pravý čas na založení projektové kanceláře.

• Náklady: Zřízení PMO něco stojí, může totiž vyžadovat přijetí nových zaměstnanců, přidělení zdrojů a investic do technologií či infrastruktury. Pokud vaše organizace nemá rozpočet nebo zdroje na podporu PMO, není pro vás prozatím tou nejlepší volbou.
• Málo projektů: Pokud má vaše organizace pouze pár projektů, které dokáže efektivně řídit bez centrálního dohledového orgánu, není založení PMO nutné.
• Nedostatek podpory: Pokud nemá PMO podporu klíčových stran, jako je například vedení či projektoví manažeři, PMO nebude úspěšné a je lepší se mu prozatím vyhnout.
• Složitost navíc: PMO může zvýšit složitost struktury vaší organizace a je možné, že s jejím zavedením bude třeba zavést nové procesy a postupy. Pokud vaše organizace nyní funguje efektivně a účinně, nemusí být PMO nutné.

Co si odnést?

Efektivní PMO vám může pomoci k hladšímu řízení projektů, zlepšuje spolupráci v týmu a umožňuje vám snáze dosáhnout stanovených cílů. Jestli máte pocit, že nová projektová kancelář není od začátku dokonalá, nenechte se tím odradit – vyladit ji podle potřeb vašeho týmu a organizace, vyžaduje čas. Pokud jste firma s více než jedním týmem a jedním produktem, nezapomeňte, že k vybudování efektivní projektové kanceláře je třeba mít moderní nástroj pro správu projektového portfolia. Jedním z nich je i Easy Project, který vám pomůže urychlit a usnadnit implementaci vaší nové projektové kanceláře.