Vytvoření kvalitního harmonogramu projektu pomocí Easy Projectu

Tento přístup vás však může vystavit značným rizikům, protože po nějaké době nebudete mít téměř žádný přehled o tom, zda váš projekt běží načas nebo se opožďuje. Váš harmonogram bude záviset na povaze vašeho projektu. Harmonogram se může pohybovat od prosté chronologie úkolů až po spletitou síť vzájemně souvisejících aktivit.

Bez ohledu na projekt si můžete vytvořit spolehlivý harmonogram dodržením několika konkrétních kroků a použitím správných nástrojů. Pomocí softwaru pro řízení projektů Easy Project můžete plánovat harmonogram svých projektů online, vytvářet seznamy úkolů a spravovat zdroje, vše z jedné platformy.

Jak vytvořit efektivní harmonogram

Níže naleznete podrobného průvodce k vytvoření efektivního harmonogramu projektu pomocí softwaru Easy Project.

1. Rozdělte své projekty do klíčových úkolů

První fází při provádění jakéhokoli projektu je zjistit, co je třeba udělat. Zní to jako naprostá samozřejmost, ale není překvapením, že právě v této části většina lidí některou ze zásadních věcí opomene. Jakmile je vytvořen harmonogram projektu, zřídka si vzpomenou, že je třeba se vrátit a přidat vynechané aktivity.

Nejlepší cestou k vytvoření komplexního seznamem úkolů je zapojit celý váš tým. Začněte se vším, o čem již víte, že je třeba to zahrnout do plánu, a požádejte zbytek týmu, aby přidával další položky. Odborné znalosti vašeho týmu zajistí naplánování všech prvků vašeho projektu.

Je pravdou, že probíhající epidemie koronaviru představuje obrovský zásah do spolupráce. K projednání vašeho harmonogramu s týmem však stačí několik krátkých virtuálních schůzek.

Při segmentaci projektu na jednotlivé úkoly dávejte pozor, abyste neztratili ze zřetele celkový rozsah a cíl projektu. Easy Project vám pomůže vytvořit dynamické checklisty a eliminovat tak pravděpodobnost zmeškání některého kroku. Můžete také ukládat veškeré nově provedené změny, abyste svému týmu poskytli jasnou představu o tom, co se děje v rámci vašeho harmonogramu i mimo něj.

2. Zorganizujte úkoly

Jakmile stanovíte nezbytné úkoly, v dalším kroku je třeba definovat pořadí plnění těchto úkolů. Není možné naplánovat zahájení všech kroků současně, pokud nemáte nekonečné množství zdrojů.

Již nějakou dobu se používají Ganttovy diagramy, jejichž účinnost při organizaci úkolů je nepřekonatelná. Ganttovy diagramy vizualizují harmonogram projektu a zobrazují nejen úkoly, ale také vazby mezi nimi.

Ganttovy diagramy v Easy Projectu vám vyznačí propojení a poskytnou vám lepší přehled o závislostech, zejména ve vztahu k externím týmům.

3. Stanovte milníky

Projektové milníky jsou konkrétní body v životním cyklu projektu, které označují dokončení významného úkolu v harmonogramu. Tímto bodem může být konec vývojové fáze, začátek výroby produktu nebo otevření nové výrobní továrny.

Milníky musí být umístěny na vhodných místech. Musí být také spojeny s příslušnými úkoly. Stejně důležité je zajistit, aby tyto milníky byly nedílnou součástí vašeho harmonogramu, abyste mohli posoudit, zda stále směřujete k řádnému a včasnému splnění cíle a dokončení úkolu.

4. Nastavte časový harmonogram

Jakmile si zvolíte a uspořádáte úkoly a stanovíte milníky, dalším krokem je přidání dat.

S nástrojem Easy Project Kalendář můžete plynule naplánovat svůj projekt pomocí přetahovacího rozhraní. Tento nástroj vám ukáže, který úkol můžete začít ještě dnes a který vás čeká na cestě projektem později. Dobu trvání úkolu můžete rovněž kdykoli manuálně změnit tak, aby byla každému úkolu přiřazena odpovídající doba.

5. Přidělte prostředky

Váš harmonogram je nyní dokončen. Aby fungoval efektivně, musíte myslet i na prostředky potřebné k provedení naplánovaných úkolů v souladu s očekáváními. V opačném případě se může stát, že přidělíte příliš mnoho nebo naopak příliš málo zdrojů.

Projděte si seznam úkolů a přidělte zdroje na základě dostupnosti a kompetencí. Easy Project vám nabízí řešení pro správu zdrojů, které potřebujete ke správnému přiřazení úkolů a jejich sledování ve stanoveném čase. Můžete dokonce použít panel vytížení zdrojů pro vizuální přehled o úrovni využití zdrojů.

6. Proveďte kontrolu

Výše uvedené kroky jsou nepochybně povzbudivé. Dokonalý harmonogram však rozhodně nevytvoříte na první pokus. S vývojem projektu se váš harmonogram bude proměňovat, zejména s ohledem na rozsah projektu.

Proto každý měsíc proveďte alespoň jednu formální kontrolu. Zajistěte, aby si všichni účastníci projektu byli vědomi všech změn v harmonogramu a mohli jim přizpůsobit svá očekávání.

Závěr

Harmonogram řízení projektu je důležitou součástí dokumentace pro vlastníka projektu a tým. Nastiňuje klíčové činnosti a také to, jak a kdy je třeba tyto činnosti provést.

Doufáme, že vám výše uvedené kroky pomohly sestavit pevný harmonogram pro váš další projekt. Zaregistrujte se do Easy Projectu ještě dnes a dopřejte si nový zážitek s řízením projektů.