Projektový rozpočet – vše, co potřebujete vědět: Jak správně odhadnout, vytvořit a uhlídat financování vašeho projektu

Poradíme vám, jak vytvořit pevné základy finančního plánování pro váš příští projekt a udržet přehled ve financích! Projektový manažer, který dokáže připravit solidní rozpočet, je nesmírně důležitý pro tým.

K nezaplacení je pak ten, kdo dokáže sledovat a optimalizovat budget tak, aby s jeho výsledkem byl spokojený nejenom tým, ale i vedení firmy. Pro pravidelnou kontrolu a reporting naštěstí existují nástroje – tady je jejich přehled a k němu taky několik pravidel, kterými se vám vyplatí řídit.

Rozpočty projektů v Easy Projectu

Co je vlastně rozpočet?

Rozpočet projektu zahrnuje předpokládané náklady potřebné pro to, aby projekt mohl vzniknout, ideálně v časovém období, které požaduje klient. Připravený rozpočet na začátku projektu je ale pokaždé jenom odhad.

To je důležité říct a pochopit pro všechny, kteří na projektu pracují i pro ty, kteří si jeho přípravu u vás objednali – klienty.

Do rozpočtu projektu byste měli zahrnout, jednoduše řečeno, všechno (třeba i kafe, které vypijí vaši kreativci na brainstormingu v kavárně nebo pravidelné telefonáty s klientem, kterého informujete o statusu projektu).

Tento článek ale není o detailech velkého rozpočtu; předpokládáme, že již máte stanovenou třeba hodinovku jednotlivých členů vašeho týmu nebo přesně vyčíslené náklady na chod vašich zdrojů.

Banner: Připravit a sledovat rozpočet?

Tip: Co nezapomenout zahrnout do budgetu?

• Přímé a nepřímé náklady,
• fixní a variabilní náklady,
• práci a materiál,
• cestovní náklady,
• případné vybavení a pronájem prostorů,
• NOVÉ! Opatření související s pandemii Covid-19 – třeba testování.

Rozpočty projektů v Easy Projectu

Krok 1 – Vytvoření rozpočtu

Když s projektem začínáte, je dobré udělat si rozpad struktury práce nebo tzv. vébéesko (z angl. Work Breakdown Structure). Uvidíte tak všechny složky, ze kterých se váš projekt skládá a schválíte si je s týmem.

Pak přichází na řadu naceňování jednotlivých položek – struktura rozpadu nákladů, neboli CBS (z angl. Cost Breakdown Structure). Abychom vám počáteční práce co nejvíc zjednodušili, integrovali jsme v Easy Projectu WBS a CBS do jediného modulu, takže mezi nimi nemusíte ručně přepínat.

Tip: Do CBS zahrňte i veškeré práce nebo služby prováděné subdodavateli.

Krok 2 – Schválení rozpočtu

Běžet s hezkým „cébéeskem“ rovnou za klientem není zrovna nejrozumnější. Nejdřív si rozpočet schvalte interně – na týmové úrovni, a pak i s vedením. Může se totiž stát, že jste vy či váš tým na něco zapomněli, nebo že rezerva v rozpočtu, se kterou počítáte, není dostatečná.

Abyste byly co nejlépe připraveni na finanční řízení vašeho projektu a aby byl váš rozpočet co nejblíž realitě, potřebujete jej porovnat s rozpočty z předchozích projektů.

Zřejmě sice nenajdete na setinu stejný budget, ale jistě se vám povede získat data o něčem, co mají projekty společné – třeba cenu za pronájem kongresové haly nebo počet hodin, potřebných k vytvoření série bannerů na konferenci.

Tip: Pokud se při tvorbě rozpočtu pro vás projekt s něčím setkáváte poprvé, investujte svůj čas do krátkého mítinku s kolegy, kteří s naceňováním podobných položek mají zkušenosti. Raději půlhodiny navíc na začátku projektu než chybějící půl milion uprostřed prací.

Rozpočty projektů v Easy Projectu

Krok 3 – Sledování a kontrola rozpočtu plus reporting

Jedna věc je rozpočet připravit, a druhá ho pak vizualizovat, sledovat, jak se (ne)naplňuje a včas reagovat. Neustálá a průběžná kontrola vašich příjmů a výdajů je nejenom důkazem vaší profesionality, ale i vítanou prevenci před fuckupy.

Abyste mohli sledovat cashflow vašeho projektu (v případě Portfolio managerů i celého přehledu portfolia), máme pro vás několik typů – většinu z nich můžete navíc využít přímo v novém Easy Projectu:

• Cashflow – sledujte a pravidelně reportujte jak klientům, tak vedení firmy a týmu, jak je na tom váš projekt, díky tomuto přehlednému nástroji,
• pravidelné mítinky – krátký status k financím by měl být součástí vašeho projektového řízení – začněte s přehledným reportingem pro vedení a pokračujte informováním o spendingu na pravidelných schůzkách s klientem,
• rozpočet – plán vs. realita – díky Rozpočtem projektů budete moci nejenom nastavit hodinovky dle rolí a následně i celý budget, ale i rychle a do detailů porovnat rozpočtový plán projektu s aktuálním spendem,
• cenové kalkulace projektů – nástroj, se kterým můžete rychle a přesně vytvořit cenovou nabídku i s popisem cenové kalkulace, a vše pak vyexportovat s vaším logem do PDF.

Shrnutí

I když je projektový rozpočet pokaždé pouze odhadem nákladů, vaším cílem by mělo být připravit jej co nejpřesněji. K tomu se vám hodí několik osvědčených funkcí, které váš budget zpřehlední.

Ve výsledku jej tak jednodušeji obhájíte před klientem i vedením. Jednou z nejzásadnějších aktivit projektového manažera ale musí být kontrola naplňování budgetu na základě přesných dat.

Protlačte si proto pravidelné meetingy o finančním statusu vašich projektů a podávejte o nich ucelený report díky nástrojům ve vašem project management softwaru. S přehledem o cashflow vás pak nepotkají vás žádná nepříjemná překvapení a přešlapy.