Funkce pro GDPR

Obsah

Úvod
Anonymizace Accountů a uživatelů
Zásady pro používání hesel
Dvoufaktorová autentizace
Speciální viditelnost pro uživatelská pole a Accounty
Vyžádání a stažení logů
Vypršení platnosti relace
Viditelnost Accountů a osobních kontaktů

 

Úvod

Easy Software bere ochranu osobních údajů vážně. Evropské nařízení známé jako obecné nařízení o ochraně údajů (GDPR) přináší organizacím řadu výzev a stalo se jedním z nejdiskutovanějších obchodních témat. Naším cílem je poskytnout klientům Easy Project a celé projektové komunitě spolehlivý software, který umožňuje efektivně plnit všechny povinnosti správců údajů. Easy Project je plně připraven na GDPR od verze 1.2 (květen 2018).

 

Anonymizace Accountů a uživatelů

Funkce anonymizace Accountů a uživatelů umožňuje rychle skrýt/smazat citlivá data uložená ve vybraných vlastních polích jakéhokoli typu Accountu (osobní, firemní, účet) a uživatelů. Ani účet/uživatel, ani žádné vlastní pole nejsou po aktivaci této funkce odstraněny, pouze jejich obsah dat se vyprázdní bez možnosti pozdější obnovy původních dat. Pokud je vlastní pole nastaveno jako "Povinné", tj. jeho obsah nemůže být prázdný (např. jméno, příjmení nebo e-mailová adresa), původní data jsou automaticky nahrazena textovým řetězcem "Anonymizováno" (pro firmu/účet) nebo "Anonymizovaný účet" (pro osobní účet) či "Anonymizovaný uživatel" (pro uživatelský profil). Účelem této funkce je splnit možné požadavky klientů na skrytí/smazání jejich citlivých osobních údajů podle nařízení GDPR. Legislativa říká, že data nemusíte mazat, pokud je potřebujete k obecné analýze vašich zákazníků. Taková data však nesmí být spojena s konkrétní osobou.

Jak používat tuto funkci

Nejdříve je potřeba vybrat, která vlastní pole v Accountech a Uživatelích jsou považována za citlivá a podstoupí proces anonymizace, pokud o to váš klient požádá. To lze snadno provést v Hlavní nabídce >> Administrace >> Vlastní pole >> vyberte kategorii "Accounty" nebo "Uživatelé" >> upravte citlivé vlastní pole. Ve spodním nastavení najdete zaškrtávací políčko s názvem "Vymazat při anonymizaci". Když zaškrtnete toto políčko a uložíte nastavení, veškerý obsah dat tohoto konkrétního vlastního pole bude okamžitě vymazán na těch Accountech/uživatelích, které později vyberete k anonymizaci. Proto používejte tuto funkci s opatrností, abyste předešli ztrátě dat.

Accounty:

Takto vypadá, když je pole "Název Accountu" považováno za citlivé a vybrané Accounty byly anonymizovány. Na druhou stranu, pole "adresa" nebylo nastaveno k anonymizaci, a proto je viditelné.

Anonymizovaný účet lze rozpoznat nejen ze seznamu Accountů, ale i všude jinde, například v obchodních aktivitách.

Pro anonymizaci jednoho nebo více Accountů najednou je stačí vybrat ze seznamu a kliknout pravým tlačítkem myši, čímž se otevře kontextová nabídka. Zde jednoduše vyberete možnost "Anonymizovat" a potvrdíte dialogové okno kliknutím na "OK".

Uživatelé:

Kromě Accountů lze anonymizovat i uživatele, a to stejným postupem pomocí pravého tlačítka myši.

Uživatele lze také anonymizovat kliknutím na příslušné tlačítko v postranním panelu uživatelského profilu.

Zde je detail anonymizovaného uživatelského profilu. Všimněte si, že u uživatelských profilů s anonymizovanou e-mailovou adresou je původní adresa nahrazena nově generovanou adresou ve formátu "...@url-vaší-aplikace".

Stakeholdeři:

Pro anonymizaci stakeholdera otevřete seznam stakeholderů, vyberte toho, kterého chcete anonymizovat, a klikněte na jeho jméno pro zobrazení detailů.

Na pravé straně naleznete tlačítko Anonymizovat.

Okamžitě uvidíte změnu:

A takto bude anonymizovaný stakeholder zobrazen v projektu:

Leady:

Stejné možnosti naleznete také u leadů:

 

 

Zásady pro používání hesel

Podívejte se na nastavení autentizace.

 

Dvoufaktorová autentizace

Podívejte se na nastavení autentizace.

 

Zvláštní viditelnost pro vlastní pole a Accounty

Tato nastavení umožňují konfiguraci viditelnosti vlastních polí a výchozích polí Accountů pro vybrané uživatele, typy uživatelů a skupiny. Pro vlastní pole toto nastavení naleznete v Hlavním menu >> Administrace >> Vlastní pole - upravte jakékoli existující vlastní pole nebo vytvořte nové. Na spodní části obrazovky zaškrtněte políčko "Speciální viditelnost", aby se zobrazily související možnosti nastavení následujícím způsobem:

Typy uživatelů - vyberte, které typy uživatelů mohou vidět toto vlastní pole, nebo nechte prázdné, aby bylo viditelné pro všechny typy uživatelů
Skupiny - vyberte, které skupiny mohou vidět toto vlastní pole, nebo nechte prázdné, aby bylo viditelné pro všechny skupiny
Uživatelé - vyberte, které uživatele mohou vidět toto vlastní pole, nebo nechte prázdné, aby bylo viditelné pro všechny uživatele

Pro Accounty přejděte do Globálního menu >> CRM >> Accounty >> Více >> Nastavení >> Nastavení polí, kde můžete upravit nastavení výchozích polí Accountu, jako je Autor, Poslední aktualizace, Jméno, Příjmení atd.

Tohle je příklad nastavení pole pro příjmení. Zde opět vyberete uživatele, typy uživatelů a skupiny, které mohou toto pole vidět, nebo necháte prázdné, aby bylo viditelné pro všechny. Analogicky mohou být exportována pouze data, která jsou pro uživatele viditelná.

 

Vyžádání a stažení logů

Přejděte do globální nabídky >> Administrace >> Logy, najděte požadovaný log a klikněte na tlačítko Stáhnout vedle něj.

 

Vypršení platnosti relace

Tato nastavení umožňují automatické odhlášení uživatele z jeho aktuální relace po uplynutí zadané doby. Přejděte do globální nabídky >> Administrace >> Nastavení >> Autentizace - Vypršení platnosti relace, kde najdete dvě možnosti:

Maximální životnost relace - maximální doba, po kterou může být uživatel přihlášen v relaci nezávisle na své aktivitě.
Čas vypršení relace -maximální doba, po kterou může být uživatel neaktivní, než je automaticky odhlášen z relace.

 

Viditelnost Accountů a osobních kontaktů

Viditelnost Accountů je nastavena v rolích a oprávněních. Přejděte do globální nabídky >> Administrace >> Role a oprávnění - vyberte roli >> Viditelnost Accountů . Každá role má následující možnosti: Všechny Accounty, Accounty vytvořené nebo přiřazené uživateli, Accounty vytvořené uživatelem, Accounty přiřazené uživateli.

V rolích je také třeba nastavit, kdo může anonymizovat Accounty, leady a stakeholdery.

Viditelnost osobních kontaktů lze nakonfigurovat pro typy uživatelů . Chcete-li ji nastavit pro typy uživatelů, přejděte do globální nabídky >> Administrace >> Typy uživatelů - vyberte typ uživatele >> Viditelné typy osobních kontaktů. Na výběr jsou tyto možnosti: Všechny, nebo pouze konkrétní typy.