Jak ovládat Easy Project e-mailem

Tato funkce je dostupná pouze s Help desk. Umožňuje zaznamenat odpracovaný čas a změnit atributy úkolu nejen ve standardním uživatelském rozhraní, ale také zasláním e-mailu s definovanými příkazy na e-mailovou schránku helpdesku. Tato funkce má poskytnout rychlejší způsob zaznamenávání času a aktualizace úkolů, zejména na pomalejších počítačích nebo internetových připojeních, kde by práce s plnohodnotnou webovou verzí Easy Projectu mohla být časově náročná.

Změna atributů úkolu prostřednictvím e-mailu je možná pouze s použitím e-mailové adresy, která je registrovaná pro některý uživatelský profil v Easy Projectu (uživatel musí tuto e-mailovou adresu nastavit ve svém profilu), aby systém mohl identifikovat konkrétního uživatele, který e-mail zasílá a zároveň zkontrolovat jeho role a oprávnění u projektů a úkolů, kde se pokouší provést změny e-mailem. Pokud jeho role nemá potřebná oprávnění nebo jsou některé požadované změny zakázány v rámci Workflow, tyto změny nebudou zpracovány. Tato funkce nefunguje pro zprávy zaslané z anonymních e-mailových adres, bez ohledu na role a oprávnění anonymního uživatele. Upozorňujeme, že následující možnost musí být povolena v globálním nastavení helpdesku (v Administraci >> Help desk >> Nastavení helpdesku), jinak nebude možné měnit atributy úkolů prostřednictvím e-mailu.

Zaznamenávání odpracovaného času e-mailem

Při odpovědi na notifikaci z úkolu můžete přidat klíčové slovo Odpracovaný čas: 1h30m a čas bude automaticky zaznamenán u úkolu. Hodnoty musí být zadány ve formě hodin a minut, NE v desetinných hodnotách. Obecně platí formát Odpracovaný čas: [hodiny][nečíselný_znak][minuty]. Jakýkoli nečíselný symbol mezi oběma čísly je považován za oddělovač mezi hodinami a minutami.

Příklady

Odpracovaný čas: 1,6 (1 hodina a 6 minut)
Odpracovaný čas: 1h30m (1 hodina a 30 minut)
Odpracovaný čas: 0.90 (90 minut)

Aktualizace atributů úkolu e-mailem

Pokud spěcháte a nemáte čas se přihlásit do systému, můžete aktualizovat tikety prostřednictvím e-mailu. Pro aktualizaci úkolů tímto způsobem je nezbytný plugin Help desk, protože tento plugin zpracovává e-maily zaslané do Easy Projectu. Proto doporučujeme školit své uživatele pouze o tom, co mají povoleno dělat. Ujistěte se, že používáte klíčová slova v přesné formě.

Seznam klíčových slov pro podporované atributy:

• Typ úkolu
• Kategorie
• Priorita
• Status
• Datum zahájení
• Datum dokončení
• Cílový milník
• Odhadované hodiny
• Hotovo procento
• <Název vlastního pole>

Dostupné hodnoty jsou ty z kontextu. Například Status dostupný (pro tento typ úkolu a tento projekt) jsou štítky v systémovém výchozím jazyce (i s mezerami, bez uvozovek). Pokud do těla e-mailu napíšete přeložené názvy atributů, nebudou rozpoznány a úkoly nebudou aktualizovány. 

Správný formát je klíčové slovo: hodnota. Více atributů lze specifikovat v jednom těle e-mailu.

Příklad (tělo e-mailu):

Toto je nový problém, který přepisuje několik atributů:

Task type: Task
Priority: High
Status: Realisation

Jak to vypadá v praxi?

Chci změnit prioritu, odpracovaný čas a stav.

Obdržel jsem e-mail o předchozích změnách. Abych tuto změnu provedl, odpovím na e-mail. Bude to vypadat takto.

Po odeslání e-mailu a jeho zpracování helpdeskem bude úkol vypadat takto.

Hraniční situace

• Při aktualizaci vlastních polí s podtržítkem "_" v názvu jej EasyProject vynechá. V tomto případě aktualizujte vlastní pole s použitím mezery místo podtržítka nebo přejmenujte vlastní pole, aby neobsahovalo podtržítko.
• Úkoly nelze uzavřít e-mailem, protože takové chování by bylo v rozporu s funkcionalitou helpdesku. Pokud e-mail obsahuje uzavřený stav (tj. stav označený jako "je uzavřen"), systém automaticky vybere výchozí stav pro daný typ úkolu.
• Atributy Projekt, Přiřazený a Autor nelze upravovat e-mailem.