Navigace a menu

Přehled aktivit
To-do list
Přejít na dashboard
Vyhledávání (Full-text)
Další možnosti vyhledávání

Úvod

Tento článek shrnuje hlavní rozvržení aplikace a hlouběji se zabývá některými souvisejícími funkcemi.

Následující obrázek je převzat z Uživatelské příručky a jednoduše vysvětluje navigační prvky.

 

Přehled aktivit

Kanál aktivit je k dispozici jako widget na stránce Můj dashboard nebo v nabídce toolkitu na horní liště, kde se nachází pod touto ikonou:

Přehled aktivit je modul, který vás průběžně informuje o posledních aktivitách na vybraných projektech. Jako aktivita je počítána jakákoliv vytvořená nebo upravená informace v rámci níže uvedených entit. Naopak smazaná/odstraněná entita se nepovažuje za aktivitu, a proto se v Přehledu aktivit nezobrazuje.

• Úkoly
• Novinky
• Dokumenty
• Úpravy Wiki
• Opportunity

V přehledu aktivit se zobrazují aktivity všech uživatelů za přepokladu, že se vás osobně týkají, nejsou vytvořené vámi samotnými a dosud jste si je nepřečetli (nesplnění kterékoliv z těchto podmínek způsobí zmizení aktivity z přehledu). Můžete si vybrat, jaké projekty a typy aktivit vás zajímají. Nezbytnou podmínkou pro možnost zobrazení je být členem daného projektu, u kterého chcete aktivity sledovat. Přehled aktivit si můžete přidat na Projektový dashboard. Klikněte v dolní části na tlačítko Přizpůsobit stránku a vyberte widget ze seznamu, jak je vyobrazeno na obrázku níže.

Po vybrání widgetu je ještě potřeba u něj nastavit detaily. Nastavení detailů je skutečně jednoduché a rychlé, na výběr je několik málo možností: 

• Počet příspěvků - počet zobrazovaných příspěvků (zobrazují se vždy jen aktivity aktuálního dne)
• Všechny aktivity - zobrazí všechny aktivity ve všech projektech, kterých jste členem
• Vybrané projekty a aktivity - zobrazí vybrané projekty a vybrané typy aktivit, které chcete sledovat (detaily na obrázku níže)
• Všechny projekty s vybranými aktivitami - zobrazí vybrané typy aktivit ve všech projektech, ve kterých jste členem
• Vybrané projekty se všemi aktivitami - zobrazí všechny aktivity ve vybraných projektech, které chcete sledovat

Jakmile máte vše nastaveno, klikněte na zelené tlačítko "Uložit a zpět". Na stránce Můj dashboard či na stránce Projektový dashboard hned uvidíte přidaný widget. Bude vypadat třeba takto:

V horní části nově přidaného widgetu uvidíte záložky s typy aktivit, můžete mezi nimi jednoduše přepínat, aniž byste museli zadávat úpravy v nastavení. Pokud potřebujete nastavení zobrazovaného widgetu upravit, klikněte na ikonku tužky v pravém horním rohu. Ikonkou křížku hned vedle uzavřete okno zobrazení widgetu, takže přehled můžete snadno skrýt.

Otevřením Přehledu aktivit z toolkitu v horním menu a kliknutím na ikonu oka pod seznamem můžete upravovat některá další nastavení, jako například:

• zobrazit příspěvky za X posledních dní
• zobrazit už přečtené příspěvky

[image]knowledge-base/nav-and-menus/topbar-menu-settings.jpg[/image]]

Okrajové případy Přehledu aktivit

V Přehledu aktivit se zobrazují ještě neshlédnuté aktualizace (aktivity). V některých případech se ale zobrazí i ty již shlédnuté. Kdykoliv někdo aktualizuje úkol, akce je označena jako (vámi) neshlédnutý, a proto je úkol zobrazen na seznamu v přehledu aktivit.

 

To-Do list

To-Do list lze otevřít kliknutím na tuto ikonu nahoře v toolkitu.

Takto vypadá když je otevřený:

Chcete-li přidat jakýkoli úkol To-do, můžete kliknout na tlačítko Přidej To-do.

Dále můžete mít více seznamů To-do najednou, ve spodní části modulu najdete možnost Přidat nový seznam. Tuto možnost je třeba povolit v nabídce Administrace >> Moduly >> Rychlé „to-do“ upomínky - Konfigurovat

 

Přejít na dashboard

V horní levé části horní lišty naleznete tuto funkci, pomocí které můžete navigovat k vlastním dashboardům.

Jak to funguje

1. Uživatel potřebuje povolené oprávnění Zobrazit vlastní dashboardy, aby mohl tuto funkci použít.
   
2. Kliknutím na Zobrazit všechny vlastní dashboardy budete přesměrováni na seznam dashboardů.
3. Zde si můžete nastavit dashboardy, které často navštěvujete, jako oblíbené.
4. Vybrané dashboardy jsou pak přímo prezentovány ve výběru z horní lišty.
   

Proč tato funkce?

Vlastní dashboardy vždy byly silným prvkem naší aplikace. Nicméně jim chyběl vstupní bod, kde by je uživatelé mohli skutečně najít. Správce by musel přidat odkaz do levého menu nebo jej sdílet ručně jiným způsobem. Funkce Přejít na dashboard je řešením tohoto problému.

Nyní můžete plně využít sílu tvorby dashboardů pro jakoukoli část vaší společnosti, která je spravována v aplikaci Easy Project.

Fulltextové vyhledávání

Po dokončení indexace (podrobnosti v samostatné kapitole níže) mohou uživatelé využívat její výhody. Zde je stručný popis:

1. Vyhledejte libovolný výraz, stiskněte ENTER (nebo přestaňte psát pro automatické vyhledání).
2. Zobrazené výsledky jsou ve výchozím nastavení ve všech typech entit (úkoly, projekty, dokumenty atd.).
3. Chcete-li filtrovat výsledky pro určitý typ entity, klikněte na jeho značku.
   
< li>Zadáním speciálních znaků můžete filtrovat entity přímo podle hledaného výrazu.
• t: hledá úkoly (tasks), např.: "t: nejaký úkol"
• p: hledá projekty, např.: "p: nejaký projekt"
• u: hledá uživatele, např.: "t: nejaký uživatel"
  
4. Chcete-li vybrat více typů entit najednou, přejděte do ad-hoc nastavení. Nastavení obsahuje také možnosti třídění, další filtry (například pouze otevřené úkoly = úkoly s neuzavřeným stavem) a možnost vyhledávání v rámci jednoho projektu.
   
   Pokud jste změnili některá nastavení, stiskněte znovu tlačítko Hledat.
   
5. Vaše preference je možné uložit pro výchozí vyhledávání
1. Obchodník bude třeba hledat primárně v kontaktech a opportunitách, zatímco projektový manažer v úkolech a projektech.
2. Po požadoveném nastavení, jednoduše klikněte
   
6. Pro přesnější vyhledávání použijte nápovědu .
7. Kliknutím na výsledek vyhledávání se vždy přesunete na novou kartu webového prohlížeče, abyste neovlivnili svou práci na aktuální kartě.
8. Chcete-li skrýt výsledky, klikněte mimo pole pro vyhledávání/výsledky.
9. Vašich (maximálně) posledních 10 kliknutých výsledků se zobrazí ve příštích vyhledáváních ještě před pasním textu.
   
10. Stisknutím tlačítka "/" dojde k automatickému přesunu kurzoru do vyhledávacího pole.
11. Ve výsledcích hledání je možno pohybovat se nahoru a dolů pomocí šipek na klávesnici.

Aktuálně indexované entity:
K verzi 13.4 jsou indexovány následující entity:

• Úkoly
• Projekty
• Uživatelé
• Dokumenty
• Stránky Wiki
• Novinky
• Rizika
• Dokumenty DMS
• Složky DMS
• Leady (CRM)
• Příležitosti (CRM)
• Účty (CRM)
• Partneři (CRM)
• Osobní kontakty (CRM)
• Kampaně (CRM)

Pro všechny jmenované entity index zahrnuje jméno/předmět/název, obsah/popis, další důležitá pole (např. e-maily uživatelů), historii/komentáře, názvy příloh.

Chcete-li vyhledat a zobrazit určitý úkol podle ID úkolu , zadejte do vyhledávacího řádku #id a stiskněte klávesu enter, abyste se dostali ke konkrétnímu úkolu.

Globální nastavení

Příslušná nastavení najdete v Administrace >> Pluginy >> Easy Xapian fts - Upravit.

• Jazyk - nastavte jej na jazyk, ve kterém máte v aplikaci nejvíce dat. V případě, že jazyk změníte, musíte spustit reindexaci.
• Automatická detekce jazyka - povolte v případě, že máte velké množství dat v jiných jazycích, než je váš primární jazyk.
• N-gramy pro CJK text - povolte pouze v případě, že jsou vaše data v čínštině, japonštině nebo korejštině.
• Zkontrolujte alespoň - toto nastavení určuje přesnost počtu celkových výsledků. Výchozí nastavení je všechny = 100 % přesnost. Změňte jej pouze v případě, že se výkon vyhledávání výrazně zpomaluje, což se v našich testech s miliony položek nestalo.
  

Označení uživatelů v komentářích - povolení funkce "Rozšířit vyhledávání o přesné výrazy" umožňuje vyhledat více uživatelů v komentáři při označení přes @.

Proces indexování

Fulltextové vyhledávání nebude fungovat, pokud data nebudou indexována. V závislosti na používaném řešení (cloud vs. server) může, ale nemusí být nutné provádět indexaci ručně. 
Nemějte obavy, i když budete muset indexaci provést, jedná se pouze o jednorázovou akci, která vyžaduje pouze jedno kliknutí.

Cloudové řešení

V rámci procesu upgradu na verzi 11+ ze starší verze se o indexování postaráme my. Existují však případy, které vyžadují opětovné spuštění indexace. Ty jsou uvedeny dále v textu.

Serverové řešení

Po nové instalaci aplikace Easy Project verze 11+ nebo vyšší nebo po přechodu na tuto verzi ze starší, je třeba spustit indexování. Totéž platí, pokud provádíte některé konkrétní operace, které jsou uvedeny níže.

Jak ručně indexovat data?

1. Přejděte do
Administrace >> Pluginy >> Easy Xapian fts - Upravit

2. Ověřte, zda je funkce aktivní

Pokud ne, aktivujte ji kliknutím na tlačítko hned vedle.

3. Přejděte dolů na tlačítko RE-INDEX ALL (REINDEXOVAT VŠE) a klikněte na něj.

4. V závislosti na množství dat v databázi může indexování trvat několik sekund až několik minut. Probíhá na pozadí => uživatelů se nijak nedotkne.

 Chcete-li vidět aktuální průběh, jednoduše obnovte stránku.

5. Pokud data nejsou indexována vůbec, při pokusu o vyhledávání nebudou nalezeny žádné výsledky. Pokud indexace stále probíhá, výsledky nemusí být úplné. V obou případech se uživatelům zobrazí informační zpráva o indexaci.

Jak je to s budoucím přeindexováním?

Jak je uvedeno výše, manuální přeindexování není pro běžné použití nutné. Při vytváření, aktualizaci nebo mazání dat v aplikaci se index automaticky aktualizuje. Mezi situace, které mohou vyžadovat přeindexování, patří:

• migrace databáze na nový server nebo instanci
• změna nastavení vyhledávání, která vyžaduje přeindexování (je napsáno v tipu u každého jednotlivého nastavení)
• pokud bylo nové vyhledávání na určitou dobu deaktivováno - během této doby nebyl index průběžně aktualizován
• aplikace spadla v průběhu operace změny dat

Historický kontext

V říjnu 2021 (verze 11+) představil projekt Easy Project nový vyhledávač, protože původní vyhledávání již bylo technicky zastaralé. Nové vyhledávání je postaveno na enginu Xapian. Díky indexaci je vyhledávač schopen v 95 % pokusů zobrazit výsledky do 1 sekundy, zatímco v původním vyhledávání nebylo výjimkou, že získání výsledků vyžadovalo i několik minut.

Toto vylepšení si vyžádalo změny v částech základů aplikace, o kterých by správci měli vědět. Uživatelský komfort, který nové vyhledávání přináší, rozhodně stojí za drobnou pozornost, kterou administrátoři provedeným změnám musí věnovat.

Původní (starší) vyhledávání

Vzhledem k tomu, že nový vyhledávač představuje významný technologický skok, ponechali jsme v aplikaci původní (pomalé) vyhledávání jako záložní možnost až do konce verze 13. Chcete-li přepnout na původní vyhledávání, přejděte do nabídky Administrace >> Pluginy >> Easy Xapian fts - Upravit a klikněte na tlačítko Deaktivovat.Ve verzi 14 již tato možnost nebude k dispozici.

Jedná se o globální volbu => v aplikaci můžete používat vždy pouze jeden vyhledávač. Není možné, aby jeden uživatel používal nové vyhledávání a jiný uživatel starší vyhledávání. Jen připomínáme, že pokud deaktivujete a znovu aktivujete vyhledávání Xapian, budete muset spustit reindexaci.

Měli bychom zdůraznit, že starší vyhledávání nebude v budoucnu opravováno, optimalizováno ani jinak vylepšováno, slouží výhradně jako záložní řešení pro případ kritických poruch nového vyhledávání. Nové vyhledávání bude nadále udržováno, vylepšováno a optimalizováno jako nedílná součást Easy Projectu.

 

Další možnosti vyhledávání

Našeptávač

Pole pro dotazy

Speciální symboly

 

Našeptávač

Našeptávač napomáhá klasickému hledání v případech, kdy se nabízí příliš dlouhý seznam výsledků. Začnete jednoduše psát a relevantní výsledky se rovnou nabízejí automaticky na základě symbolů, které v tu chvíly zadáváte. 

 

Pole pro dotazy

Tento způsob hledání je dostupný u seznamů, například v seznamu úkolů. Napište hledané slovo, potvrďte enterem - vyhledají se jen ty názvy entit, které odpovídají momentálně zadanému filtru. 

 

Speciální symboly

Pro lepší vyhledávání můžete využít speciální znaky, které fungují ve všech typech vyhledávání. Vybraný znak vždy nahrazuje jeden nebo více znaků v konkrétním řetezci hledání. Znaky můžete i kombinovat. 

Symbol	Popis	Příklad
%	nahrazuje žádný nebo více znaků	bl% vyhledá bl, black, blue, nebo blob
_	nahrazuje jeden znak	h_t vyhledá hot, hat, nebo hit
[]	nahrazuje každý zadaný znak v závorce	h[oa]t vyhledá hot a hat, ale ne hit
^	nahrazuje všechny znaky, kromě uvedených v závorce	h[^oa]t vyhledá hit, ale ne hot ani hat
-	určuje rozsah znaků	c[a-b]t vyhledá cat a cbt
*	Představuje koncové hledání - funguje pouze pro ukončení výrazu, nikoli pro jeho zahájení.	wildc* najde wildcard, wildcarts, wildcat, wildcats atd.