Poznámky k verzi: 11.0

Upgrade na verzi 11 bude ještě několik měsíců volitelný (platí i pro cloud). Budete mít dostatek času rozhodnout se, kdy na verzi 11 přejít. Prozkoumejte prosím opatrně všechny uvedené změny, než se rozhodnete pro upgrade.

Obsah

Technologický "stack"

Změny ve vzhledu

Dynamické filtry

CKEditor 5

Stakeholdeři

SSO

Nová projektová pole

Optimalizovaný export/import

Optimalizované emailové notifikace

Vylepšení nastavitelných stránek

Lepší kalendář

GitLab integrace

Omezení API požadavků

Pročištění nastavení

Doplnění Vytížení zdrojů

Vylepšení Help desku

Nová funkce v Kanbanu

Použitelnost diagramů

Export Ganttu

Ukončené moduly

 

Technologický "stack"

Tato sekce zajímá pouze administrátory pro Serverové řešení. Pokud jste na Cloudu, můžete tuto kapitolu přeskočit.

V předchozích verzích jsme pouze psali o verzi Ruby. Od teď budeme aktualizovat širší specifikaci technologického stacku, který bude oficiálně podporován. Dodržováním otestovaných a podporovaných komponent a verzí předcházíte možným problémům způsobeným kombinacemi různých komponent. V případě podobných problémů je jedinou naší podporou směrem k Vám doporučení používat podporované komponenty a verze.

• OS: Debian 10 or 11
• Ruby: 2.6.3
  Podpora verzí 2.7.x, 3.x přijde již brzy.
• Bundler: 2.2.x
• Databáze: Percona/MySQL 5.7+
  Bylo to jedno z nejtěžších rozhodnutí, které nás potkalo, ale od verze 11 ukončujeme podporu PostgreSQL. Nynějším zaměřením na jednu databázi se můžeme věnovat optimalizacím pomalých dotazů, odstraňování úzkých profilů a stavět škálovatelné řešení. Percona je sama o sobě zaměřená na výkonovou optimalizaci. Také se může zjednodušit kód a odstranit již nadbytečné "výhybky", které aplikaci obecně destabilizovaly.
  Pokud používáte Postgres, analyzovali jsme pro vás různé nástroje pro konverzi DB na MySQL/Perconu.
• Redis-server: 5+
• NodeJS: 14.16 (LTS)

Konec "sub-uri"

Pravděpodobně se vás to netýká, ale oznamujeme také konec podpory sub-uri konfigurace z důvodu její citlivosti na nové front-endové komponenty a vylepšení.

Úpravy vzhledu

Přihlašovací stránka

Motto: Pracujte efektivně v Easy Projectu a sklízejte odměnu 😉

Hlavní barvy

Modrá jakožto primární a šedá na pozadí dostaly zlehka nový odstín.

Tlačítko NOVÝ přesunuto

Zelené tlačítko pro vytváření entit bylo přesunuto do pravého dolního rohu, dle zpětné vazby od uživatelů a obecně používaných standardů.

Karty nastavitelných stránek

Karty na nastavitelných stránkách jsou výraznější.

Menu Další

Změnila se barva pozadí.

Serviní lišta

Používá se například To-do listem nebo přehledem aktivit.

Samotní lišta i každý nástroj byly zmodernizovány, přibylo i několik malých funkčních úprav.

Ostatní změny

Zmíněné změny nejsou zdaleka všechny. Můžete si například všimnout také jiné barvy v trendech nebo nového schématu při nastavení typů úkolů, priorit a stavů, a další úpravy.

Vlastní design

Ptáte-li se, jak přenést svůj design na míru s vlastními logy nebo barvami, je docela pravděpodobné, že se budou muset nějak upravit. Proto před upgradem doporučujeme ověřit, jak váš vlastní design funguje na verzi 11 a pokud nefunguje, stačí napsat na podporu nebo vašemu obchodníkovi, kteří zařídí potřebné úpravy.

Dynamické filtry

Jedna z klíčových operací v aplikaci se posouvá do nové generace. Filtrování a práce s výpisy obecně se stávají více interaktivní a intuitivní.

Dynamické filtry jsou přidány do verze 11 jako volitelná komponenta pro tři nejpoužívanější entity: úkoly, projekty a záznamy času ve formě modulu na nastavitelnou stránku.

Také je ale možné přepnout plné výpisy úkolů, projektů a záznamů času do dynamického zobrazení.

Dokud v současnosti existují omezení dynamických filtrů oproti současným filtrům 1.0 (jako chybějící zobrazení v grafech), postupně je budeme funkčně přibližovat, až dynamické filtry kompletně nenahradí filtry 1.0.

Pokud zjistíte, že již teď jsou pro vás dynamické filtry vhodnější, můžete je nastavit jako výchozí v Administraci >> Nastavení >> Obecné.

Přepnutí z dynamického zobrazení na filtry 1.0 je pak možné přes menu tří teček.

CKEditor 5

Upgrade na CKEditor 5 je další ze změn směrem k hladší použitelnosti a citelnému zrychlení aplikace, zejména na mobilu.

Předchozí CKEditor byl pro Easy Project modifikován a patchován z historických důvodů, což způsobilo těžkopádné načítání všude, kde se zobrazil (nehledě na mobilní nepoužitelnost). Rozhodli jsme se udělat za tím čáru a ve jménu stability, použitelnosti a rychlosti jsme komponentu upgradovali na novou generaci ve standardní formě. Bohužel je s tím spojena nutná ztráta některé funkcionality, nástrojový panel přišel o pár tlačítek. Jedním z problematičtejších prvků byl výběr vlastní barvy textu. Ten nebyl obnoven z důvodu nekompatibility vlastních barev mezi uživateli se světlou a tmavou témou aplikace. Příklad: Uživatel s tmavou témou zvýrazní text výběrem čisto bílé barvy. Ten ale není čitelný pro uživatele se světlou témou, protože ta má bílé pozadí.

Jednou z dalších příjemných změn je obnovená možnost vkládat obrázky do textu pomocí CTRL+V, co v několika posledních verzích starší CKEditor nezvládal kvůli bezpečnostním omezením prohlížečů.

Obrázky se pořád ukládají jako přílohy a je tedy je možné vkládat pouze na místech, které umožňují vkládání příloh, např. komentář na úkolu, znalosti. Pro vkládání obrázků na jiná místa, kde CRTL+V nefunguje, použijte prosím tlačítko Vložit obrázek. Tento přístup je taky založen na aktuálních standardech zabezpečení aplikace a optimalizace obsahu databáze.

Stakeholdeři

Představujeme nový projektový modul pro správu zúčastněných osob na projektu – stakeholderů. V předchozích verzích byl na toto potřeba "plnotučný" modul Kontakty (v plánu Easy Project Platform). Nyní je tato funkcionalita dostupná v základním plánu Essentials.

Jak to funguje

Jedná se o standardní modul na projektu – aktivujte v nastavení projektu >> moduly.

Vedle výpisu stakeholderů jsou tlačítka

• Přidat stakeholdera – vyhledáte existujícího stakeholdera (který již figuruje na jiném projektu) a přidáte jej do tohoto projektu
• Nový stakeholder – vytvoříte nového stakeholdera, který bude připojen k tomuto projektu (a kterého pak můžete přidat k jiným projektům)

Při přidávání stakeholdera k projektu můžete přidat popis jeho role na daném projektu. Tento popis platí pouze pro tuto vazbu stakeholder-projekt. Ta samá osoba může na jiných projektech plnit jinou roli.

Práva se nacházejí v sekci Globální:

• Zobrazit stakeholdery – uživatel může vidět projektový modul na všech jemu viditelných projektech
• Spravovat stakeholdery – uživatel může přidávat, vytvářet, upravovat a mazat stakeholdery
• Anonymizovat – uživatel může anonymizovat viditelné stakeholdery (funkce GDPR)

K stakeholderům je možné přidávat uživatelská pole, ale vzhledem k nabídce existujících nativních polí je téměř určitě nebudete potřebovat.

Podpora SSO

Easy Project podporuje dvě hlavní SSO technologie. Konfiguraci/rozcestník naleznete na stránce /easy_sso. Jakoukoliv konfiguraci může dělat pouze admin, který má přístup také na druhou stranu autentizačního řetěze – není možné to nastavit pouze na straně Easy Projectu.

SAML

Tento protokol je používán například Azure Active Directory => Easy Project 11 je kompatibilní s Azure AD!

Konfigurace se dělá kliknutím na UPRAVIT v sekci Poskytovatel služby SAML a vyžaduje zadání informací přístupných pouze správcům vašeho Azure AD.

OAuth 2.0

Easy Project také podporuje protokol OAuth 2.0, se kterým pracují stovky známých služeb jako Google, Facebook a mnoho dalších.

Easy Project může vystupovat jako:

• identity provider (do aplikace se přihlásíte např. pomocí Google účtu)
• identity service (do jiných aplikací se přihlásíte pomocí účtu v Easy Projectu)

Další SSO nastavení?

Možná jste narazili i na další nové nastavení v Administraci >> Nastavení >> Autentifikace – sekce Single Sign On.

Toto nastavení souvisí s autentifikací pomocí Kerberos, která byla představena před několika roky a vyžaduje velice komplikovanou konfiguraci serveru. Toto nastavení nemá žádnou spojitost s výše popisovanými protokoly.

Vlastník projektu a projektový manažer

Na základě zpětné vazby a obecného používání jsme k projektům přidali dvě nová pole:

• Projektový manažer
• Vlastník projektu

Naleznete je při vytváření nebo editaci projektu vedle ostatních nativních polí. Výběr je z uživatele typu interní i z nečlenů projektu.

Tímto standardizujeme řešení, které bylo používáno 99 % klientů pomocí uživatelských polí. Uživatelská pole obecně aplikaci zpomalují a teď je možné dvě z nich odstranit.

Jak zmigrovat obsah uživatelských polí do těchto nativních?

Jednoduše, otevřete stránku https://[application_url]/easy_cf_migrator >> klikněte Migrovat >> zvolte původní uživatelské pole >> potvrďte. Migrovat lze pouze obsah projektových uživatelských polí typu Uživatel/Lookup. Žádné jiné formáty uživatelských polí (např. text) nejsou CF migrátorem podporovány.

Asynchronní exporty/importy

Vyřešili jsme problém tradičně se objevující na přelomech měsíců, kvartálů nebo let – exportování ohromného množství dat, které může aplikaci zablokovat nejen pro samotného autora exportu, ale i pro jiné uživatele.

Z pohledu uživatele to funguje snadno.

1. Jděte to Administrace >> Nastavení >> Obecné, zapněte a nastavte rozumný limit. Exporty pod tímto limitem budou probíhat klasickým způsobem.
   
2. Exportujte pomocí známých tlačítek.
   
3. Budete přesměrováni na stránku /easy_async_exports, kde naleznete výpis vašich aktuálních exportů.
   
4. Stránku můžete obnovit až stav exportu bude Hotovo, kdy se také objeví tlačítko ke stažení souboru.
5. Na ty největší exporty ale nemusíte čekat, po dokončení asynchronního exportu obdržíte e-mailovou notifikaci.

Import

Pokročilý import pro vás může být nastaven našimi konzultanty. Zde při velkých souborech mohl import selhat na serverovém timeoutu dřív, než stihl soubor zpracovat. Tento problém se již taky stal historií.

Optimalizované notifikace z úkolů

Na základě zpětné vazby o přehnaném množství e-mailových notifikací jsme upravili systém jejich zasílání. Notifikace z úkolů se posílají periodicky (každých 15 minut) => všechny aktualizace na jednom úkolu v průběhu jednoho 15minutového intervalu budou poslány v jednom e-mailu. Četné aktualizace úkolů se dějí zejména v rychlém editoru úkolů a/nebo ve WBS, Agilní nástěnce, Ganttu atd.

Jak to funguje:

• funguje pouze na úkolech
• komentáře – všechny komentáře jsou chronologicky vloženy do jednoho e-mailu
• změny atributů – změny jednotlivých atributů jsou shromážděny v jednom e-mailu; pokud byl stejný atribut změněn vícekrát, v e-mailu se zobrazí pouze nejaktuálnější změna
• připomenutí (@uživatel) jsou pořád posílána okamžitě, protože je to jiný typ notifikace, nezávislý na standardních úkolových notifikacích

Tato funkce není úplně nová. Někteří z vás ji již používají několik měsíců bez toho, že by si to uvědomili. Byla to volitelná funkce, která byla ve výchozím stavu od jisté doby zapnuta. Nicméně od verze 11 je tato funkce již jediný způsob posílání úkolových notifikací.

Vylepšení nastavitelných stránek

Zkrácený seznam modulů

Na seznamu modulů bylo mnoho zbytečných položek, které již byly nahrazeny generickými položkami. Nastal čas na zjednodušení.

Položky typu [něco] podle filtru byly ze seznamu odebrány. Jdou plně nahradit.

Není třeba panikařit :)

Vaše existující moduly na stránkách zůstanou zachovány, pouze nebude možné přidat nové moduly těchto typů.

Navíc při editaci stránky uvidíte na dotčených modulech upozornění.

Ptáte-li se, kdy budou dané moduly kompletně odstraněny i z aplikace, tedy nejenom z výběru – bude to až ve verzi 12, tedy přibližně za rok.

Seznam odebraných modulů:

• * podle filtru
• Nový úkol
• Příspěvky znalostí
• Dokumenty
• Moje nahlášené úkoly
• Spolupracuji na úkolech
• Celá sekce Rozpočet
• Docházka dle lidí (na přehledové stránce docházky)

Asynchronní načítání modulů

Další vylepšení rychlosti. V předchozích verzích se stránka načetla až po načtení všech modulů. Tedy jeden "pomalý" modul mohl způsobit výrazné zdržení načtení celé stránky.

Ve verzi 11 se načte stránka bez zdržení a jednotlivé moduly na ní se pak načítají individuálně "svým tempem".

Přehled projektu – zlogičtění projektových modulů

Některé moduly specifické pro Přehled projektu byly nejasné a působily zmatečně. Takový je nyní stav ve verzi 11:

• Popis projektu
  • zobrazuje pouze popis projektu (zadává se při vytvoření nebo editaci projektu)
• Informace o projektu
  • máte na výběr, která pole zobrazit, jestli nativní a/nebo uživatelská
    
• Správa projektu
  • zobrazuje základní metriky projektu štítky a některé ovládací prvky
    

Důležité: Pokud jste na projektu používali modul, který zobrazoval jak popis projektu i uživatelská pole, tak po upgradu se tam bude zobrazovat pouze popis projektu. Pro zobrazení uživatelských polí bude nutno přidat modul Informace o projektu.

Vylepšený kalendář

Tímto krokem sjednocujeme kalendářovou dualitu. Existoval základní kalendář schůzek, který byl v plánu Essentials. A pak v plánu Business byl v aplikaci pokročilejší kalendář (tzv. Plánovač), který pracuje kromě jiného i s hodinovými alokacemi na úkolech z vytížení zdrojů.

Původní/základní kalendář byl ve verzi 11 odebrán a Plánovač byl přesunut do plánu Essentials.

Co se změnilo:

• Odkaz v menu Další otevře plné zobrazení Plánovače
  
• Kompaktní verze je k dispozicí na horní liště
  
• Modul původního kalendáře na osobních stránkách je kompletně odebrán z aplikace. Pokud jste ho měli na stránce, přijdete o něj a v případě potřeby budete muset přidat na svou stránku modul Plánovací kalendář. Pokud jste na osobní stránce již měli modul Plánovací kalendář, nic se pro vás nemění.

Uvolněním rukou od správy dvou kalendářů jsme se mohli začít zabývat integracemi s nejčastěji používanými kalendářovými nástroji (dokonce i s MS Exchange Server).

GitLab integrace

Jako vývojáři softwaru jsme cítili potřebu propojení světů vývojového a projektového. K tomu jsme vyvinuli samostatný modul. Napojení momentálně funguje pro GitLab, ale naše řešení je rozšiřitelné i pro jiné Git klienty.

Naším záměrem nebylo přenést vývojové prostředí do Easy Projectu, na to jsou lepší specializované platformy, nýbrž jsme chtěli do EP dostat základní data z Gitu (repozitáře, commity, merge requesty, běhy testů) pro možnost tvorby reportů a podkladů pro manažery a další nevývojářský personál. Na druhé straně vývojáři mohou pracovat ve svém prostředí a speciálními příkazy pak aktualizovat úkoly či zapisovat čas. Samotný akt napojení EP na GitLab je velice snadný a spočívá ve vyplnění dvou polí.

Omezení API požadavků

Verze 11 obsahuje ochranu proti přehlcení aplikace, resp. serveru požadavky z venku. Nemusí se nutně jednat o útok, nýbrž také je možné, že nějaké vědomé napojení na jinou aplikaci nemuselo být nakonfigurováno správně nebo došlo k nekonečné smyčce.

Důležité:
Máte-li nastavenou integraci přes REST API, dbejte prosím na její pečlivou revizi kvůli změnám ve verzi 11.

• Výchozí limity
  • get API = 100 / 1 minutu
  • write API = 10 / 1 minutu
• V případě překročení - status 429
  https://developer.mozilla.org/en-US/docs/Web/HTTP/Status/429
• Konfigurace - na vlastní riziko
  /config/initializers/rack_attack.rb

Pročistění nadbytečných nastavení

Odebrali jsme některé nastavení, které nepřinášeli hodnotu, případně zhoršovali fungování aplikace.

Administrace >> Nastavení >> Obecné

• Maximální počet výsledků zobrazených v autocomplete – bylo nastaveno v kódu na 25, což je běžný standard
• Počet výsledků na stránku - nemělo relevantní efekt, bylo nastaveno v kódu na 10

• Povolené počty řádků na stránce - pouze první číslo mělo účinek, ale bylo často zneužíváno na zpomalení aplikace. Bylo nastaveno v kódu na standardních 25

Administrace >> Nastavení >> Zobrazení

• Zobrazit v menu Osobní výkaz - Osobní výkaz je k nalezení přes menu Další >> Výkazy času
  
  
•  Zobrazit v menu Zápis času – Zápis času je všude přítomný pod tlačítkem "+"
  
• Zobrazit v menu rezervaci zdrojů - již dlouho zrušená funkce

Administrace >> Nastavení >> Autentifikace

• Umožnit přihlašování a registrace s OpenID – v této formě nefunkční. Je nahrazeno výše popsanými metodami SSO.

Administrace >> Nastavení >> E-mailová oznámení

• Styl předmětu úkolu – již dávno bez efektu

Vylepšení vytížení zdrojů

Rozšířený report zdrojů

Populární funkce z verze 10.6 (Podzimní edice) Reporty zdrojů byla rozšířena o zobrazení uživatelů (a skupin) na ose X, čímž vzniká nový typ reportu. Naleznete přímo na nastavení modulu.

Doporučujeme nastavit filtry rozumně – a) nezobrazovat příliš dlouhé období, aby byly sloupce a hodnoty čitelné; b) skupiny se zobrazí automaticky, nechcete-li zobrazit skupiny, použijte filtr Skupiny – nic

Práva k rezervacím

Funkce rezervací má vlastní právo v sekci Vytížení zdrojů.

Vylepšení Help desku

OAuth2 pro Gmail

GSuite utahuje bezpečnost a vyžaduje, aby se externí systémy přihlašovaly do Gmailu pomocí OAuth2. Náš Help desk to od verze 11 umožňuje.

E-mailové šablony pro více stavů.

Pro ušetření času a dat – jedna e-mailová šablona Help desku může být připojena k více stavům.

Pro označení více stavů, použijte CTRL+klik.

Změna SLA dle projektu

Dříve pro změnu SLA na tiketu byla potřeba změna priority a/nebo typu úkolu. Když byl tiket přesunut na jiný projekt, SLA se bez toho nezměnilo, i když v novém projektu bylo SLA nastavené jinak.

Teď se již při změně projektu SLA na tiketu upraví.

Právo Zobrazit Help desk

Přibylo právo Zobrazit Help desk, které umožní pracovat na přehledové stránce Help desku, ale neumožní upravovat nastavení Help desku.

Kanban - Limit WIP

Implementovali jsme standard používaný v Kanbanu – omezení přidělené práce v jednotlivých fázích. Nastavuje se v projektových nastaveních >> sekce Kanban.

Změny v diagramech

Užitečný nástroj Diagramy se dočkal uživatelských vylepšení, které si zasloužil.

• Odebraný z text editoru – jak jsme zmiňovali v kapitole o CKEditoru, ten je teď ve standardní formě, což mělo za výsledek odebrání i tlačítka pro Diagramy.
• Nový diagram z úkolu – Vytváření diagramů je teď možné pouze z úkolu, a to přes menu Další.
  
• Save vs Exit - během editace diagramu jej můžete ukládat bez toho, aby vás vrátil zpět do aplikace, jako tomu bylo v minulých verzích. Když jste hotovi, klikněte Exit a až pak vás vrátí do aplikace.
  
• Po vytvoření je diagram automaticky připojen k úkolu.
  
• Zkopírujte odkaz pro vložení a přidejte jej tam kam jste zvyklí.
  
• Globální výpis diagramů zůstává beze změny na stránce /diagrams

Export Ganttu a WBS

Export/tisk Ganttu a WBS již není spravován tiskovými šablonami, které na to nebyly technologicky stavěny. Místo toho export přechází přes webový prohlížeč, který je pro to optimalizován.

Ukončené moduly

Na základě uživatelské zpětné vazby a hluboké reflexi jsme se rozhodli ukončit některé moduly s vysokými udržovacími náklady a nízkou přidanou hodnotou. To nám umožní zaměřit se na vylepšování nejsilnější funkcionality a klíčových prvků projektového řízení.

• Chat – pro chat existuje množství specializovaných nástrojů. Ten náš navíc výrazně vytěžoval serverové zdroje i bez aktivního používání.
• Cash-flow – byla část modulu Rozpočty. Bohužel, byla to část se zásadním dopadem na rychlost. Při uvádění cash flow se rozhodovalo o konfliktu mezi výkonem a funkcionalitou. V té době vyhrála funkcionalita, ale za velice vysokou cenu na výkonu. Praxe ukázala, že to rozhodnutí bylo nesprávné. Pro neudržitelnost proto cash-flow odebíráme. Netřeba ale zoufat! Náš partner již vyvíjí pokročilé sledování rozpočtů pro Easy Project, včetně cash-flow, které nezná kompromisy a nabídne jak výkon, tak funkčnost.
• Kalkulace – modul s vysokou údržbou a nízkou hodnotou. Nahrazení funkcionality tohoto modulu je možné pomocí existujících možností aplikace.
• CRM a Kontakty – Tyto moduly jsou ukončeny ve verzi 11. Kontakty jsou prozatím nahrazeny Stakeholdery. Připravujeme ale i plnohodnotného a mnohem vyspělejšího nástupce – B2B CRM (včetně komplexního sytému kontaktů), které přineseme později tento rok. Data ze současných CRM a Kontaktů budou migrovatelná v projektu na míru.
• Jenkins integrace – modul, který ale nebyl univerzálně použitelný. Jakoukoliv integraci můžeme dodat jako řešení na míru speciálně dle vašich požadavků, bez potřeby takovéhoto modulu.
• Řízení požadavků – modul, který vyžadoval mnohem více péče, než jsme byli schopni mu věnovat. Jeho funkcionalita je nahraditelná z velké míry jinými možnostmi Easy Projectu, případně je možné propojení se specializovanou aplikací.