Typy uživatelů

Úvod
Typ uživatele = konkrétní oprávnění, šablony, menu
Přidání nového typu uživatele
Příklady nastavení typu uživatele
Detaily nastavení
Vestavěné role

 

Úvod

Nadefinujte si typy uživatelů pro jednodušší nastavování oprávnění, šablon, menu. Nastavení najdete v Globální menu >> Administrace >> Typy uživatelů. Zobrazí se vám všechny už vytvořené typy a možnost vytvořit si nový vlastní typ uživatele. 

 

 

Typ uživatele = konkrétní oprávnění, šablony, menu

V Easy Projectu je k dispozici více než 10 nadefinovaných globálních typů uživatelů. Každý typ uživatele má k dispozici připravenou šablonu s možnostmi, které reprezentují jeho vlastní odpovědnosti. Pro každý typ je již definováno nastavení oprávnění a workflow. Tato oprávnění se dělí na čtyři úrovně (ředitel, manažer, pracovník, externista) a mají již implementované role a práva. Díky tomu je spuštění Easy Projectu snadné - u každého uživatele stačí jedno kliknutí - výběr typu. Navíc máte nekonečné možnosti nastavení třeba vlastních šablon nebo menu. 

Podrobný popis nadefinovaných typů uživatelů naleznete na následujícím odkazu.

Každý typ uživatele může mít předdefinovanou výchozí roli, která bude předvolena při přidávání uživatele do projektu. Tím odpadá nutnost volit roli nově přidávaným uživatelům s určitým typem uživatele. Samozřejmě budete mít stále možnost vybrat pro uživatele různé role. Pro zjednodušení jsou výchozí role uživatelů omezeny na několik nejběžnějších rolí v organizaci.  

Každý z uživatelských typů má připravenou konkrétní šablonu a menu, takže je může ihned využívat. 

 

 

Přidání nového typu uživatele

Kliknutím na zelené tlačítko Nový typ uživatele se vám zobrazí tato stránka. 

Zde si můžete vybrat, jaké možnosti tento uživatel uvidí v horním menu, co mohou vidět ostatní uživatelé (Nastavení viditelnosti), zda zakládáte výchozí typ či zda se bude jednat o interního uživatele. 

 

 

Příklady nastavení typu uživatele

Externí

Externí uživatel nemá k dispozici například horní Další Menu, ale pouze odkaz na Profil a link na Přihlášení/Odhlášení. Není také zakomponován v pluginu Rozpočty, takže jeho odpracovaný čas nelze vyúčtovat. Pokud tedy potřebujete pro své externisty počítat osobní náklady, je nutné je nastavit jako interní uživatele. 

Upozorňujeme, že i externí uživatel může být nastaven jako Administrátor.  Při udělování těchto práv uživateli s typem externího uživatele tedy buďte obezřetní.

Co externí uživatelé MOHOU používat

• Kalendář schůzek
• Moduly projektu:
• Přehled projektu
• Úkoly
• Kontakty

Co externí uživatelé NEMOHOU používat

• Správa zdrojů:
  • Nemohou spravovat externí licence ve správě zdrojů.
• Rozpočty a sledování času:
  • Nemohou zaznamenávat odpracovaný čas.
  • Nemohou být zahrnuti do pluginu Rozpočty (odpracovaný čas nemůže být automaticky převeden na peníze).
• Filtry a aktivita:
  • Nemohou vidět žádné filtry.
  • Nemohou vidět aktivitu projektu.
• Administrativní oprávnění:
  • Nemohou být přiřazeni jako administrátoři (nedoporučuje se).
• Chat a komunikace (dostupné pouze do verze 11):
  • Externí uživatelé mohou najít interní uživatele v chatu, ale interní uživatelé nemohou najít externí uživatele.
• Nastavení peněz:
  • Nemohou vybírat hodinové sazby v nastavení peněz.
• Zmiňování a přiřazování úkolů:
  • Nemohou být zmíněni v úkolech jako interní uživatelé.
• Globální filtry a reporty:
  • Nemohou být nalezeni v globálních filtrech pro odpracovaný čas.
• Role v projektu:
  • Nemohou být autory nebo manažery projektů.
• Viditelnost událostí SLA:
  • Nemohou vidět události SLA, i když je jim toto oprávnění přiděleno v rámci jejich role v projektu.

Interní

Tento uživatel má k dispozici veškerá zobrazení.

 

 

Detaily nastavení

• Výchozí? Interní?

Výběrem volby "Výchozí" si připravíte tento typ uživatele pro další využití (jako přednastavený) při vytváření nových uživatelů. Volba "Interní" umožňuje výběr, zda tento uživatelský typ bude firemní pracovník nebo externista či klient, a to s příslušnými oprávněními. 

• Externí uživatelé nemohou zaznamenávat strávený čas a nejsou zahrnuti v modulu Rozpočty, takže není možné automaticky převádět jejich strávený čas do vyúčtování.
• Externí uživatelé nevidí ve svém uživatelském profilu tlačítka pro správu úkolů, stráveného času, docházky a zdrojů.
  
• Externí uživatelé nevidí veřejné uložené filtry, jsou jim dostupné pouze jejich vlastní filtry.
• Externí uživatelé nevidí odhadovaný čas ani u přidělených úkolů ani ve vytížení zdrojů.
• Externí uživatelé nevidí aktivitu u projektu, ani když jsou k projektu přiřazeni.

• Uživatelské menu

Chcete-li svým uživatelům zpřístupnit pouze některá nastavení, například jim nedávat k dispozici pravé menu Další, ale přesto pro ně potřebujete přístup do některé z částí - například ke Znalostní bázi - využijte volbu Uživatelské menu. Zaškrtněte checkbox, zadejte jméno a přidejte konkrétní URL link (omezeno na 2000 znaků).

• Nastavení viditelnosti

Můžete vybrat jaké typy uživatelů uvidí jiné konkrétní typy. Na výběr je také možnost <<všechny>> - pak budou viditelné všechny ostatní v tu chvíli existující typy uživatelů. Pokud poté vytvoříte další nový typ uživatele, ten nebude vidět, dokud znovu nevyberete volbu zobrazovat <<všechny>>. I při omezené viditelnosti typu uživatele mohou všichni uživatelé s právem „Zobrazit veškerý odpracovaný čas“ na svých uživatelských profilech stále vidět záznamy o odpracovaném čase jiných typů uživatelů. Toto nastavení se nevztahuje na viditelnost odpracovaného času, kterou lze omezit výhradně právy uživatelských rolí na projektech.

 

 

Vestavěné role

Uživatelé jsou přidáváni do projektů ve zvolených rolích (přímo; zděděné z nadprojektů; zděděné ze skupiny, která je přiřazena na projekt). Nicméně, každá organizace má specifické osoby, které musí být členy všech projektů, např. vrcholní management, kvůli přístupu ke všem datům pro celkové reporty, nebo personalisté, kteří mohou sledovat aktivitu všech uživatel. Ke zjednodušení správy členství takovýchto uživatelů představujeme nové nastavení tzv. vestavěných rolí.

Jak nastavit

Nejprve se ujistěte, že je funkce aktivována v Modulech (Globální menu >> Administrace >> Moduly >> Definované vestavěné role >> Upravit - aktivovat).

Po aktivaci přejděte na typ uživatele a zvolte vestavěnou roli.

Jak to funguje

Zde je moment, který vyžaduje obezřetnost, aby nedošlo k nesprávnému výsledku. Uživatel, který je v typu, který má nastavenou vestavěnou roli, se automaticky stává členem všech projektů, pokud v nich již není přiřazen. Je-li na některých projektech přidán jako člen standardními způsoby, vestavěná role na těchto projektech nebude aplikována. Je zřejmé, že tato funkce může vést k jisté dualitě nastavování členství. Proto doporučujeme, pokud se rozhodnete na některé typy uživatel aplikovat vestavěnou roli, abyste uživatelé toho typu odebrali jako členy ze všech projektů a šablon, aby byli spravovány pouze vestavěnou rolí. Pokud tyto uživatele někdo přidá do projektů ručně, nic to v systému nerozbije, ale může vést k ztrátě nebo získání některých práv. V nastavení projektu, sekci členové, jsou uživatelé s vestavěnou rolí zobrazeni v samostatné sekci.