Jak používat Úkolové sekvence

Co jsou Úkolové sekvence

Jedná se o snadno použitelný nástroj pro zařazení úkolů do sekvencí. Jakmile je jeden krok (jeden úkol nebo sada úkolů) dokončen, je automaticky spuštěn další krok - vlastnosti úkolu jsou v závislosti na tom automaticky upraveny podle nastavení. Díky tomu si v Easy Projectu můžete navrhovat postup procesů ve vašich projektech.

Klíčové funkce:

• neomezený počet sekvencí na projekt
• neomezený počet kroků v sekvenci
• neomezený počet úkolů v kroku
• nastavení podmínky "spustit další krok" podle úkolu
• pokud jsou splněny podmínky v jednom kroku, spustí se další krok
• nastavení podmínek podle úkolu po spuštění

Jak nastavit globálně Úkolové sekvence

Obecné nastavení najdete v Menu Další -> Administrace -> Moduly -> Pokročilé řízení projektu -> Úkolové sekvence -> Nastavení.

Dostupné volby nastavení:

• Vybrat následující stav: výchozí stav pro úkol v sekvenci, čekající na aktivaci. Doporučujeme tento stav ve Workflow skrýt pro všechny uživatele, protože tento stav lze změnit pouze automaticky samotným modulem Úkolové sekvence, a nikoliv manuálně uživateli. Návod na práci s Workflow najdete v tomto článku. 
• Entita (úkol, ..) může být jen v jedné sekvenci na projekt: ponecháte-li nezaškrtnuté, můžete přidávat stejný úkol do více sekvencí souběžně.
• Výchozí pravidlo pro dokončení úkolu: přednastavené pravidlo pro dokončení jednotlivých kroků v sekvenci. Toto pravidlo lze následně upravovat pro každý krok samostatně. 

Jak u projektu aktivovat Úkolové sekvence

Úkolové sekvence je modul na úrovni projektu. Nejdříve je nutné jej aktivovat u příslušného projektu v Nastavení -> Moduly, vizte obrázek.

Jakmile je modul aktivován, můžete kliknout na příslušnou záložku v horním menu projektu. Tím si otevřete plánování sekvence, které vidíte na obrázku. Nalevo najdete seznam úkolů v projektu, které jsou dostupné pro zařazení do kroků jakékoliv sekvence. Pro vytvoření úkolové sekvence klikněte na příslušné tlačítko v pravém horním rohu. Můžete si přidat tolik sekvencí, kolik potřebujete, počet není nijak omezen. Stejně jednoduše můžete úkolovou sekvenci smazat (kliknutím na tlačítko pro smazání) nebo do sekvence přidat další kroky. Jakmile je jeden krok dokončen, následující krok se aktivuje automaticky (lze ho také aktivovat manuálně). Právě aktivní krok je označen zelenou barvou pozadí a u všech příslušných úkolů dojde ke změně stavu z "Čekající na aktivaci v sekvenci" (nebo z jiného výchozího stavu) na "Nový". Každý úkol má samostatná ovládací tlačítka, které slouží k úpravě vlastností úkolů, odebrání ze současného kroku nebo k určení podmínek dokončení úkolu, jako například co musí nastat, aby se stav úkolu automaticky změnil na "Hotovo".

Jak vidíte na předchozím obrázku, kroky 2 a 3 jsou oba aktivní najednou. To je lehce nestandardní situace, která může nastat, pokud aktivujete některé doplňující kroky kliknutím na "Aktivovat celý krok" (v horní části u kroku) nebo pokud manuálně změníte stav jakéhokoliv úkolu v sekvenci na "Nový". Tento postup ale důrazně nedoporučujeme, protože může poškodit celkový proces úkolové sekvence (kdy má postupně následovat jeden úkol za druhým).