Znalostní báze legacy - Systém dokumentace
Varování o blížícím se ukončení podpory
Níže popsaná funkcionalita byla nahrazena novým řešením pro správu znalostí - integrací Easy Projectu se specializovanou aplikací BlueSpice.
Legacy znalostní jsou ukončeny od Easy Project verze 14.
Co dělat pokud používáte legacy Znalosti?
- Ideálně, migrujte data z legacy KB na novou Znalostní bázi přes tlačítko - dostupné pouze před upgradem na verzi 14
- Exportujte data z legacy KB v XML (strojově čitelném) formátu pro případný budoucí import do jiného systému - dostupné pouze před upgradem na verzi 14. Kontaktujte prosím svého obchodního zástupce nebo podporu.
Jak exportovat data z legacy znalostí ve formátu XML?
Cloudové řešení
Kontaktujte svého obchodníka nebo podporu, kteří zařídí dodání archivu s exportem bezpečným způsobem.
Serverové řešení
- Ujistěte se, že je vaše aplikace aktuální - přejděte na stránku /admin/version, datum sestavení musí být minimálně 1. září
Starší balíčky neobsahují plně funkční KB exportér. - Otevřete Rails konzoli ve vaší aplikaci.
-
Spusťte kód:
exporter = EasyKnowledge::Exporter.new -
Spusťte příkaz pro export:
exporter.call - Konzole zobrazí zprávu začínající "Dear clients..." a poskytne vám odkaz.
- Zkopírujte tento odkaz, vložte jej do svého prohlížeče a prohlížeč vás vyzve k uložení souboru archive.zip.
Jak využívat znalostní bázi legacy
Modul znalostní báze legacy nabízí komplexní řešení pro začlenění řízení Znalostní báze do vašeho Easy Projectu. Znalostní báze legacyumožňuje uložení Znalostí, návodů a praktických tipů týkajících se úkolů a projektů, které jsou přehledně uloženy a kategorizovány, mohou být sdíleny uživateli a jsou dostupné i pro budoucí projekty. Tuto funkci lze také snadno využít pro vytvoření projektové dokumentace.
Obsah
Jak využívat modul na globální úrovni
Jak využívat modul na projektové úrovni
Synchronizujte si znalostní bázi legacy s jinými systémy
Přehled
Věříte tomu, že management znalostí je v dnešní době základem zdravého byznysu? My ano, a proto jsme pro uživatele Easy Projectu vytvořili modul Znalostní báze legacy. Je jednoduchým nástrojem pro uchování, řízení a sdílení znalostí napříč společností, firmou. Stručně a jasně řečeno - sdílejte znalosti a schopnosti pokročilých pracovníků a předávejte je těm, kteří je potřebují získat. Při aktualizaci úkolu můžete přímo vytvořit článek do znalostní báze legacy - jakákoliv aktualizace či rovnou celý úkol může být uložen jako příspěvek nebo přímo jako nový článek ve znalostní bázi legacy.
Příspěvky jsou kategorizovány, označeny štítky a mohou být různě provázané. Každý uživatel má osobní složku s informacemi o znalostech. Příspěvek můžete doporučit ostatním, poslat ho e-mailem a nebo si dokonce vyžádat jeho přečtení. Sekce Znalosti je užitečná při vytváření projektové dokumentace - jakékoliv informace, které jsou zadané v úkolech, mohou být uloženy pro další využití - tato informace se tak stává cennou znalostí. Přehled takových informací se hodí například pro nováčky ve firmě, pro uložení manuálů (návodů) pro konkrétní software, pro uložení šablon pro komunikaci se zákazníky, nebo pro projektovou či workflow dokumentaci.
Klíčové vlastnosti
- Snadné vytváření příspěvků o znalostech z úkolů - zachycení znalostí
- Kategorie znalostí + osobní/projektové kategorie - pro sdílení znalostí
- Připojení příspěvků o znalostech k projektům/úkolům
- Doporučení znalostí uživatelům
- Rychlý přístup ke znalostní bázi legacy z pravého panelu služeb
- Full-textové vyhledávání v znalostní bázi legacy
Jak (de)aktivovat modul
Na úrovni projektu může být modul aktivován (nebo deaktivován) v Nastavení projektu -> Moduly -> znalostní báze legacy. Po zaškrtnutí políčka klikněte na zelené tlačítko "Uložit" níže, aby se v horním menu projektu objevil panel znalostní báze legacy.
Role a práva
V Menu Další -> Administrace -> Role a práva -> znalostní báze legacy se můžete rozhodnout, kterým uživatelským rolím přidělíte vhodná oprávnění.
Jak využívat modul na globální úrovni
Příspěvky do znalostní báze legacy lze primárně vytvořit bez nutnosti zařazení do kategorie, která je vytvořena na globální nebo projektové úrovni. Každý článek může být buď samostatný (nezařazený) nebo být zařazen v jedné či více kategoriích současně, bez ohledu na jejich úroveň (globální, projekt).
Globální úroveň zde znamená, že všechny příspěvky zde vytvořené jsou automaticky přidány do globální databáze a jsou tak snadno dostupné pro všechny uživatele Easy Projectu, bez ohledu na členství v projektech nebo jejich role. Pro využití znalostní báze legacy na globální úrovni jděte do Menu Další (pravý horní roh) a klikněte na ikonu znalostní báze legacy.
Tak se dostanete na plně přizpůsobitelnou stránku, kterou si můžete upravit podle vlastní libosti - kliknutím na "Přizpůsobit stránku" v dolní části. Můžete si vybrat z mnoha různých modulů, například filtrování seznamu příspěvků, nejpoužívanější štítky, 10 nejnovějších příspěvků a podobně. Mimochodem poslední dva moduly jsou na stránce zobrazovány už ve výchozím nastavení.
Filtrovaný seznam příspěvků vypadá například takto. V základu zobrazuje název příspěvku, kategorii znalostní báze legacy a štítky. Další sloupce k zobrazení můžete přidat přes editaci modulu. Seznam může být zrušen nebo upraven kliknutím na ikonu odpadkového koše respektive tužky v pravém horním rohu. Možnosti nabízené v pravém menu umožňují vytvoření nového příspěvku, vytvoření nové globální nebo osobní kategorie, zobrazení všech příspěvků v Easy Projectu bez ohledu na kategorie, spravovat kategorie nebo zobrazit oblíbené příspěvky či oblíbenou kategorii. Osobní kategorie jsou viditelné pouze konkrétnímu uživateli, nicméně osobní příspěvky v této kategorii jsou dostupné bez omezení.
Pojďme se podívat, jak takový příspěvek vypadá. Příspěvek lze vytvořit a editovat ve standardním WYSIWYG/HTML editoru. K editaci už existujícího nebo pro vytvoření nového příspěvku klikněte na příslušné tlačítko v postranním menu. Máte-li otevřen už konkrétní článek, boční menu obsahuje vybrané možnosti jako Přidat k Oblíbeným, Přidat do globální databáze, Osobní databáze, Projektová databáze, Doporučit uživateli nebo skupině a také Přiřadit k úkolu/projektu nebo odstranit (smazat).
Můžete přidat nebo odebrat štítky pro snazší dohledání. V pravém dolním rohu je seznam kategorií, ve kterých je příspěvek zařazen. Kategorii můžete kdykoliv změnit editací příspěvku.
Každý příspěvek má dole na konci doplňkové info:
- Komentáře - možnost přidat komentář k článku.
- Historie - všechny změny u daného příspěvku, včetně přehledu úprav, kým byly provedeny poslední změny, včetně možnosti vrácení do předchozího verze. Zobrazuje se jen autor současné verze, neuvádí se všichni uživatelé, kteří se mohli na článku původně podílet.
- Čtenáři - přehled všech doporučení uživatelů a info, zda článek četli
Jak využívat modul na projektové úrovni
Všechny příspěvky vytvořené na projektové úrovni jsou automaticky přidány do projektové databáze, spojené s příslušným projektem. Příspěvky jsou dostupné pouze členům projektu. Možnost zobrazení příspěvků v projektové databázi mají také ne-členové s právy zobrazení znalostní báze legacy, pokud:
- otevřou globální seznam všech příspěvků ve znalostní bázi legacy (bez ohledu na kategorie)
- mají konkrétní URL adresu daného článku
- vyhledají příspěvek podle jeho názvu přes vyhledávací pole (toto je dostupné pod ikonou žárovky v pravém panelu)
Pro využití znalostní báze legacy na úrovni projektů otevřete vybraný projekt s aktivovaným modulem a v něm v horním menu klikněte na záložku znalostní báze legacy. Zde byste měli vidět projektovou databázi článků, kde jsou příslušné kategorie a příspěvky. Možnosti v postranním menu umožňují vytvořit novou kategorii nebo nový příspěvek, spravovat kategorie nebo zobrazit všechny příspěvky v Easy Projectu bez ohledu na kategorie.
Synchronizujte si znalostní bázi legacy s jinými systémy
Příklady:
- veřejná znalostní báze na webu
- webové rozhraní ticketovacího systému - návrhy řešení problémů
- návrhy od zákazníků - fórum založené na podpoře dalších zákazníků
- REST API pro Znalosti
