3 f**kupy při projektovém řízení v časech Covidu: Reálné příběhy manažerů a jak se z nich poučit

Protože “chybami se člověk učí” a je určitě příjemnější poučit se z chyb ostatních.

1. Produkční tým v karanténě a 24 hodinová výzva.

Karel je zkušený account director v jedné z nejúspěšnějších kreativních agentur v Praze. Na začátku března 2020 přišly dobré zprávy. V agentuře dostali za úkol vytvořit televizní spot, který uvede novou značku prémiové kávy.

Jenomže dva dny před natáčením se Karel dozvěděl, že jeden z členů produkčního týmu byl pozitivně testován na koronavirus. A tak musel téměř celý produkční tým jít do karantény.

„Natáčení nebylo možné odložit. Lockdown měl přijít za dva dny. Takže jsem za 24 hodin musel najít, najmout a nabriefovat úplně nový produkční tým, zajistit testování na Covid a jen doufat, že nikdo nebude mít pozitivní výsledky.“

Karlovo projektové řízení se od té doby změnilo:

„Odteď musí mít všichni účastníci natáčení, fotografování nebo nahrávání radiospotu negativní testy na Covid-19. Povedlo se mi také uzavřít dohodu se soukromou klinikou, která umí zajistit rychlé výsledky testů. To vše je ovšem zahrnuto v projektovém rozpočtu. Zda je to dražší? Jistě. Ale pořád ne tak drahé, jako sehnat zcela nový tým za pár hodin. Věřte mi, prevence je z dlouhodobého hlediska mnohem levnější a efektivnější než hašení požáru na poslední chvíli.“

2. Nikdy nespoléhejte na „optimistický scénář“ aneb proč jste nečetli tento článek již před měsícem

Upřímně řečeno, díky Easy Projectu se nám daří řídit naše interní projekty celkem hladce, občas se s nějakým projektem taky zasekneme. Skvělým příkladem toho, jak nezvládnuté plánování může vyvinout tlak na celý tým, je třeba naše podzimní kampaň (jejíž součástí je i tento článek).

Takže, co se vlastně stalo?

Snažíme se tvořit vždy originální obsah a věříme, že i díky tomu můžeme pomoci projektovým manažerům a jejich týmům lépe si práci naplánovat a rychleji ji dokončit. Proto jsme si řekli, že nashromáždíme zkušenosti z první ruky – zeptáme se “projekťáků” na problémy a řešení, a vytvoříme tento článek. Tady jsou lidé, kteří se do toho pustili:

• Content manager: organizace týmu a zajištění odpovědí od uživatelů Easy Projectu
  
  
• Copywriter: napsání článku
  
  
• Social media manager: správa reklamy na sociálních médiích a vytvoření „buzzu“ o daném tématu
  
  
• Grafický designér: výběr obrázků a vytvoření reklamy pro článek

Můžeme vám zaručit, že žádný z těchto kolegů si u nás nemůže stěžovat na nedostatek práce. Ale když jsme se podívali na přehled projektů, zdálo se, že jim stále zbývá nějaká ta hodinka denně. Všem jsme tedy naplánovali práci bez jakékoliv časové rezervy. Říkáte si, že to je přece jedna ze základních chyb projektového managementu? Ano, souhlasíme. Ale přesto jsme ji udělali! Náš stratég Pavel říká:

„Tohle jde na vrub mně. Obecným pravidlem, které byste neměli ignorovat, zejména ne v roce 2020, je: Plánujte lidem práci vždy s časovou rezervou. Jinak skončíte buď s vyhořelým týmem, nebo s velkým zpožděním projektu.“ Práce na finální verzi tohoto článku a kampani na sociálních médích se den za dnem odkládala. Jednoduše jsme pokaždé jsme upřednostnili práci na jiných projektech, jenže pak uplynul měsíc a téma začínalo být čím dál méně zajímavé. Nakonec jsme vše dokončili jeden deštivý víkend (!) na Zoomu. Abyste se tedy vyhnuli f ** kupu, který jsme udělali, plánujte s časovou rezervou!

„V roce 2020 plánujte s ještě větší rezervou.
Časovou i finanční.“

3. Takové úžasné nápady! (Ztraceny.)

Mark je seniorním produktovým manažerem v úspěšné softwarové společnosti se sídlem ve švýcarském Curychu. Firma vyvíjí skvělé aplikace a dodává je klientům po celém světě. Když Marka jeden z klientů požádal, aby přišel s takzvaným Covid-trackerem (s potenciálním využitím pro národní vlády), znělo to jako jeden z nejzajímavějších projektů v Markově kariéře.

„Online brainstorming jsem organizoval mnohokrát. I v tomto případě jsem dal dohromady skvělou skupinu seniorů z UX, IT a zdravotnictví. Online schůzky se zúčastnil i klient, protože jeho postřehy, přání a znalost zákonů byly pro projekt klíčové.“

Jen si takovou schůzku představte: každý přijde včas. Všichni jsou připojení bez výpadků. Každý má připravené připomínky k věci.

„Upřímně, šlo o jeden z nejefektivnějších brainstormingů, jaké jsem kdy vedl. Nakonec jsem všem poděkoval a slíbil jsem, že každému pošlu nahrávku, abychom se mohli kdykoliv vrátit k jednotlivým nápadům. Pak jsem se podíval na tlačítko “record” a uvědomil jsem si, že jsem ho na začátku nezmáčknul.“

Nikdo si nezapisoval poznámky a Mark jednoduše ztratil všechny myšlenky, které na brainstormingu zazněly a musel celou schůzku zopakovat.

„Kdybych na tom měl najít něco pozitivního, tak jsou to dvě věci. Nejen, že jsem podruhé důkladně zkontroloval “record button” a opravdu schůzku nahrál, ale také jsem zahájil celý projekt parádní myšlenkovou mapou, na které jsme dělali společně. Použili jsme WBS, která se postupně rozrůstala. Jelikož jsem ji dělal v all-in-one softwaru, úkoly z myšlenkové mapy se automaticky přenesly i do Task managera. Každý tak přesně věděl, co má dělat a jak jeho práce ovlivňuje ostatní.“