3 nástroje, které musí ovládnout každý seniorní projektový manažer

Díky lepšímu přehledu a větší kontrole nad projekty se vám bude pracovat jednodušeji a s méně stresem. Abyste pracovali co nejplynuleji, je ideální, mít tyto nástroje v all-in-one softwaru.

WBS (struktura rozpadu práce) – podívejte se na váš projekt jako na myšlenkovou mapu

Nemůžete se vyhnout dnům, kdy je toho v práci prostě moc. Můžete se s tím ale elegantně vypořádat pomocí WBS – jakousi terapií pro projektového manažera.

Jde především o to, abyste si velký projekt rozdělili na zvládnutelné časti – výstupy. Právě k tomu vám výborně poslouží myšlenková mapa. Jakmile před sebou jasně vidíte, z čeho se projekt skládá, priority si stanovíte mnohem snadněji a budete se moci soustředit na to, co je opravdu důležité. Navíc budete připraveni si naplánovat jak jednotlivé úkoly v rámci projektu (v Ganttovém diagramu), tak i zdroje (v Řízení zdrojů).

Tip 1: Rozdělte úkoly mezi všechny zúčastněné, kteří na projektu pracují, abyste se vyhnuli nedorozuměním a prodlením. Jakmile je vaše WBS připravena, všichni členové týmu by k ní měli mít přístup a souhlasit s její podobou.

Tip 2: Řízení projektů se někdy může změnit na úplný chaos, něco jako hlučné tržiště úkolů. Při práci na rozpadu projektu se proto příliš nerozepisujte, abyste získali jasný seznam základních výstupů. Detailnější dílčí úkoly je pak třeba naplánovat v Ganttově diagramu.

Vytížení zdrojů – plánujte tak, aby s vámi lidé pracovali rádi

Jaké nejčastější chyby se dopouští průměrný projektový manažer? Jednoduše ignoruje základní nástroj PM – Řízení zdrojů.

A to se pak problémy jen hrnou! Kapacity nejsou plánovány, ale odhadovány a všichni spíše „doufají“, než by si byli jisti, že výstupy budou hotové včas. Opravdu řídit zdroje znamená optimalizovat kapacity tak, aby správné zdroje (lidé) měli dostatek času přinést konkrétní výsledky. Jakmile své zdroje naplánujete poctivě, jste připraveni pustit se do nastavování úkolů v Ganttově diagramu.

Tip 1: Berte v potaz, že každý člen týmu je jiný. Bez toho, abyste znali styl práce vašich kolegů, (jak dlouho jim trvá dodat první výstup vs. jaká jsou všeobecná očekávání), nemůžete správně naplánovat jejich čas. Raději tomu věnujte hodinu navíc a vyhněte se tak množství hodin nad rámec rozpočtu.

Tip 2: Nechte lidem prostor. Plánujete-li členům svého týmu 8 hodin práce na každý den, dříve či později skončíte buď s vyčerpaným a vyhořelým týmem, a nebo požádným skluzem. Raději si udělejte časovou rezervu a pokud vám čas zůstane, můžete jej později použít k vyřešení neočekávaného problému. A ruku na srdce, neočekávané problémy jsou jednoduše součástí práce každého projektovéo manažera.

Nové Reporty zdrojů – Easy Project 10.6

Ganttův diagram – získejte přehled o tom, co a kdy je potřeba udělat

Někdy pomůže podívat se na projekt s odstupem, abyste jasně viděli, jak to s ním opravdu vypadá – to je přesně okamžik pro Ganttův diagram.

Ganttův diagram vizualizuje vztah mezi úkoly, ze kterých se skládá váš projekt a časem, který máte na jejich vypracování. Bude tedy vaším velkým pomocníkem, který vám řekne, co je třeba řešit ihned a co může počkat.

Tip 1: Seznamte se nejdřív s hlavními úkoly, z nichž se váš projekt skládá a zjistěte, kolik času je potřeba k jejich naplnění. Pak vizualizujte celý proces pracovního postupu pomocí Ganttova diagramu. Jako bonus navíc uvidíte rizika a možné střety, a díky tomu přesněji stanovíte své priority.

Tip 2: Zapojte všechny! Vzhledem k tomu, že Ganttův diagram ukazuje jak odhad času, tak důležitost jednotlivých úkolů, povolte k němu přístup všem spolupracovníkům na projektu. Členové vašeho týmu pak snadněji pochopí vzájemnost a propojenost svých rolí v rámci projektu, což zvýší jejich motivaci a sníží výskyt vzájemných nedorozumění.

Závěr

Abyste skutečně ušetřili čas a energii a zajistili plynulejší chod celého projektu, doporučujeme vám používat nejlepší nástroje projektového managementu – WBS, Řízení zdrojů a Ganttův diagram – společně na jedné platformě. Bez nutnosti otevírat nové a nové programy a okna se totiž budete cítit mnohem lépe. Zkuste třeba náš Easy Project. Nyní je prvních 30 dní zdarma a umožní vám:

➔    rozdělit váš projekt na menší části pomocí nástroje WBS a zajistit, aby všechny výstupy byly co nejvíce vizuální;

➔    umístit vedle sebe všechny potřebné úkoly a odhadovaný čas potřebný k jejich dokončení díky Ganttovu diagramu;

➔    naplánovat si své kapacity realisticky a vyhnout se tak střetům, přesčasům a zlověstným pohledům od členů vašeho týmu;

➔    osvobodit se od manuálního zpracovávání změn – to, co děláte v nástroji Řízení zdrojů, se automaticky odrazí v Ganttově diagramu a naopak;

➔    jasně vidět, na čem je skutečně potřeba v danou chvíli pracovat, a co může počkat díky funkcím jako např. Milníky nebo Highlights.

Hodně štěstí při výběru správného softwaru pro váš projekt!