5 nejčastějších chyb, které vykolejí vaše projekty
Žádná firma si nepřeje, aby její projekty sjely mimo plánované tratě. Ohlídat posun organizačních priorit či selhání klienta v otázce dodání klíčové komponenty nelze, ale co lze je podniknout kroky k minimalizaci a předcházení chybám.
Ať už chybu spáchal člen týmu, zákazník nebo dokonce i vy sami, už pouhé vědomí toho, kde se mohou chyby vyskytnout, může pomoci jim předcházet nebo je alespoň minimalizovat. Zde je pět nejčastějších chyb, které mohou ohrozit váš projekt.
Nesrozumitelnost v rozsahu projektu
Rozsah projektu je základem všech budoucích rozhodnutí. Bez definice jasného rozsahu nebude časová osa, kterou jste vytvořili v projektovém plánu, platná. Budou chybět úkoly, odhady potřebných zdrojů i trvání jednotlivých činností.
V rozpočtu pak budou chybět související náklady. V důsledku toho váš projekt překročí rozpočet a termín dodání bude zpožděn.
Nedostatek procesů v oblasti projektového řízení
S každým dodávaným projektem je třeba neustále zdokonalovat procesy projektového řízení ve vaší organizaci. Pokud důležitý proces chybí, může způsobit zmatek mezi členy pracovního týmu a zpoždění v dodávkách produktů.
Proces řízení, který zajišťuje správné plánování, organizaci a kontrolu, usnadňuje rozhodovací proces. Nedostatek procesů zvyšuje psychické napětí i pracovní vytížení a spotřebovává čas na udržení projektu v běhu.
Zastaralý stav projektu
Pro firmy je zcela běžné mít více projektů spuštěných současně, často navíc se sdílenými zdroji. Pokud se vám nepodaří předávat si efektivně informace o stavu vašeho projektu, tyto zdroje nemusejí být k dispozici, když je potřebujete.
Potřebné zdroje mohou být nasazeny jinde, protože tým pro řízení lidských zdrojů nevěděl o vašich potřebách. Aby se partneři a členové týmu mohli sladit, potřebují znát aktuální stav projektů, aby mohli správně plánovat a rozhodovat.
Nedostatečná identifikace závislostí úkolů
Existují závislosti na úkolech, které musejí být identifikovány a dokončeny, aby se projekt mohl dále rozvíjet. Pokud se tak neučiní, bude to mít za následek zpoždění, nemusejí být k dispozici potřebné zdroje k dokončení úkolů a může to navíc přinést i zvýšené náklady.
Odtud se vracíme k již zmíněné potřebě mít nastaven jasný rozsah projektu již od jeho zahájení.
Nedostatek dostupných zdrojů se správnými dovednostmi
Tým pro řízení lidských zdrojů nikdy nebude mít k dispozici příliš mnoho lidí se stejnou kvalifikací. Pokud máte špatně definovaný rozsah, neidentifikované závislosti na úkolech anebo dlouho neaktualizovaný stav projektu či úkolů, nebudete moci získat zdroje se správnou kvalifikací v době, kdy je budete potřebovat.
Možná tak budete muset použít nekvalifikovaný zdroj nebo strpět zpoždění, dokud nebude požadovaný zdroj k dispozici.
Pouze pokud opravdu chcete, aby vaše řízení lidských zdrojů bylo kvalitní, můžete si splnit své cíle v otázce řízení projektů. Je vaší odpovědností vzdělávat firemní personál v požadavcích na efektivní podporu projektového řízení.
Chyby se stanou dokonce i při vašem nejlepším úsilí. Je třeba vytrvalosti a konzistence při aplikování osvědčených metod v oblasti projektového řízení, jehož smyslem je naplánovat, zahájit, realizovat a úspěšně dokončit projekty.
Mnohým chybám lze předejít a ty, které nelze zcela vyloučit, lze alespoň minimalizovat. Dodržováním osvědčených postupů uvidíte požadované výsledky a s nimi přijde i úspěch.
Plně vybavený software pro moderního projektového manažera? Easy.
Mějte všechny důležité nástroje pro dokonalé plánování, správu a kontrolu projektů v jediném softwaru.
