6 nejčastějších stresorů při řízení projektů a jak je zvládat

Zvládání stresu je součástí vaší práce

Když jste poprvé vstoupili do světa projektového řízení, zřejmě jste jako nováčci zažili „stres z neznámého“. A i když to třeba ze začátku bylo nepříjemné, právě tento typ stresu vám pomohl být ve střehu a získávat co nejvíce informací. Později, když jste jako projekťáci rostli, základ vaší práce sice zůstal stejný, ale změnili jste se vy – získali jste více zkušeností, včetně triků a schopností jak se snáze vypořádat se stresem.

Jistě, řídit projekty není procházka růžovým sadem, ale díky efektivním nástrojům, funkcím a procesům zvládnete řídit nejen svůj projekt, ale i stres, který s sebou projekty přináší. Na internetu natrefíte na spoustu clickbaitových článků tom, jak odstranit stres ze svého pracovního života. Od příchodu do práce o hodinu dříve, když jsou kanceláře ještě prázdné přes trénink boxu uprostřed dne až po rok volna. My se ale zaměříme na to, jak za pomoci softwaru pro řízení projektů nevnímat stres jako nepřítele a zároveň se jej naučit zvládat. Pokud naše rady zkombinujete třeba se zmiňovaným boxem, věříme, že stres zvládnete levou zadní.

Kdy vzniká stres a co s tím můžete dělat

Projekťáci zažívají stres z několika důvodů – ať už je to unikátnost právě probíhajícího projektu, neproduktivní či negativní atmosféra ve firmě nebo těžká situace v soukromém životě členů týmu. Pojďme se podívat na situace, kdy se stres, mnohdy nenápadně, snaží převzít kontrolu nad vaším projektem. Jen připomínáme, že spíše než „návod na definitivní odbourání stresu“, vám chceme ukázat, jak se s ním s přehledem vypořádat.

„Stresu z projektového řízení
se nelze zbavit – jde jej ale zvládnout.“

1. Rozpočet, finance

Žádat o navýšení financí na projekt s sebou pokaždé nese jistou dávku stresu. Abyste byli dobře připraveni obhájit si vyšší rozpočet, využijte strukturu rozpadu nákladů („cébéesko“ nebo-li CBS z anglického Cost Breakdown Structure). Poskytne vám nejen přehled o všech nákladech (včetně prací od subdodavatelů), ale díky vizualizaci a přizpůsobitelnosti bude pro všechny zúčastněné snažší pochopit data, na které se dívají. Když budete stát před klientem a prezentovat své požadavky, vyhnete se tak dohadování a domýšlení. Místo toho ukažte co nejpřesnější odhady a fakta.

Abyste byly ještě efektivnější, zkombinujte CBS se sledováním projektových financí díky systému včasného varování – Easy Project Alerts. Nastavte si, co má systém sledovat a kdy vás má upozornit.

2. Chaos ohledně odpovědnosti

Když projektoví manažeři začnou dostávat od členů svého týmu nedokončené nebo špatně zpracované úkoly a příliš mnoho doplňujících otázek, které zpomalují vývoj projektu, něco je špatně. Tyto typy problémů se obvykle vyskytují, když členové týmu nevidí svou práci jako součást většího celku – projektu.

Na pravidelných schůzkách s týmem proto ukazujte aktuální stav projektu pomocí Ganttova diagramu. Takto snadno vysvětlíte, 1) proč úkoly probíhají v takovém pořadí, v jakém probíhají, 2) jak se vzájemně ovlivňuje práce členů týmu a 3) co a proč je potřeba udělat jako první. Když váš tým pochopí vzájemnou navázanost úkolů, zlepší se i celková pracovní atmosféra a zřejmě také zmizí vaše obavy o kvalitu výstupů, které dostáváte od svých kolegů.

3. Rozhodování

Udělat špatné rozhodnutí je běžná věc, udělat řadu špatných rozhodnutí v rámci jednoho projektu je známkou většího problému. I když jsou rozhodnutí ze své podstaty častým zdrojem konfliktů, díky sadě agilních nástrojů pro řízení projektu je můžete dělat na základě neprůstřelných faktů a tím ve vašem týmu výrazně snížit riziko konfliktů souvisejících s rozhodováním.

4. Konflikty související se lidmi pracujících na více projektech

Na projektové manažery se bohužel často ukazuje jako na „zdroj všeho zlého“. Vaším úkolem je totiž všechny zorganizovat tak, aby jejich práce postupovala směrem k požadovanému výsledku. To někdy zahrnuje i konflikt mezi více projekty – zvláště pokud členové vašeho týmu pracují na jiných projektech v rámci společnosti, což je obvyklé. Abyste takovým konfliktům předešli a „nekradli si“ navzájem kolegy, sledujte aktuální stav všech firemních projektů napříč týmy s funkcí Globální Gantt. Získáte tak přehled o reálné kapacitě vašich kolegů.

5. Nevhodný software pro řízení projektů

Stovky cenově dostupných nástrojů pro projektové řízení, ale přesto s nimi automaticky nemusí být vaše práce snažší. Proč? Ne každý software – i když by byl sebelepší – vyhovuje vašemu podnikání, workflow, stylu práce či atmosféře v týmu.

Pokud jste třeba malá společnost s několika projekty běžícími současně (např. „Nový web“, „Šablona pro cenovou nabídku“, „Náborová kampaň na sociálních sítích“), neorganizujte své lidi prostřednictvím nástroje pro chatování (!) nebo e-mailů. Zvažte raději sdílené nástěnky Kanban, na kterých můžete jednoduše přidávat a rozdělovat úkoly.

Když jste projektový manažer nebo teamleader ve střední či velké společnosti a máte pod kontrolou hned několik projektů, využijte Portfolio management. Funkce, které nabízí, vám pomůžou plánovat projekty centrálně a také sledovat jejich cashflow nebo třeba aktuální vs. plánovaný výkon s oblíbenou funkcí Globální Gantt.

I když existuje mnoho skvělých funkcí pro řízení projektů, není právě nejrozumnější pořídit si každou z nich od jiného poskytovatele nebo jako součast odlišných softwarů či nástrojů. Pokud to s řízením projektů berete vážně, zvolte nástroj typu „vše v jednom“, který vám umožní pracovat na všech fázích projektu efektivně – z jednoho místa. To platí pro finance, strukturu rozpadu práce, rychlé plánování a mnoho dalšího.

Pokud existuje něco, co bezesporu úroveň stresu zvyšuje, pak je to nástroj, který „zamrzne“, když potřebujete, aby makal. S nejnovější verzí, Easy Projectem 11+, se můžete spolehnout na rychlý a přehledný software běžící na Rails 6 a Ruby 3.0. Protože software pro projektové řízení by měl být vaším parťákem, na kterého se můžete spolehnout.

„Chcete zvítězit nad stresem?
Ovládněte jej. Využijte chytré funkce
pro projektové řízení.“

6. Připoutanost ke kancelářské židli

Tlak na projektového manažera je často velký. O to víc, když ve svém soukromém životě musíte řídit i jiné „projekty“. Proto cokoli, co vám umožní být „geograficky flexibilní“ a zároveň posouvat váš projekt vpřed, je k nezaplacení. Jako třeba kvalitní aplikace pro řízení projektů. Rozhodněte se tedy pro software, který je dodáván spolu s praktickou, snadno použitelnou a šikovnou aplikací pro projektové řízení.

Shrnutí

Snažit se porazit nebo přehlížet stres, který je spojen s prací projekťáka, nepovede ke spokojenosti. Měli byste se naučit, jak stres zvládat a řídit. Můžete samozřejmě vyzkoušet i aktivity snižující stres na osobní úrovni, ale až když je spojíte s používáním vhodných funkcí projektového řízení ve vašem každodenním pracovním životě, budete stres zvládat s přehledem. Dobrý software vám a vašemu týmu umožní věci vidět a organizovat jasněji. Přehled, který díky němu získáte, bude perfektním základním kamenem pro méně stresující dny v práci.