Co musí umět správný nástroj pro Kanban
Na trhu je dnes řada nástrojů a programů pro využití kanbanu při řízení projektů, nakonec Easy Project je jedním z nich. Pokud se právě rozhodujete, zda sáhnout po základních online nástrojích, nebo po těch pokročilých, jako je právě náš nový Easy Project 10, toto jsou nezbytnosti, podle kterých byste měli svůj kanban nástroj vybírat.
Možnost spolupráce
I když můžete vizualizaci práce skrze kanban využívat i pro osobní účely, potenciál tohoto přístupu naplníte skutečně až prací v týmu. Základem správného kanban programu pro řízení projektů tak musí být možnost kolaborace. Konkrétně by vás pak mělo zajímat sdílení a přidělování úkolů (i pro více vlastníků zároveň), tak aby do úkolu mohlo zasahovat hned několik lidí naráz. A v druhé řadě komentování, tak aby váš tým mohl přehledně vést komunikaci u relevantních úkolů nebo témat.
Personalizované sloupce
Ty nejzákladnější nástroje s kanbanem si vystačí se třemi sloupci (Úkoly k dokončení – Úkoly, na kterých se pracuje – Dokončené). Ačkoliv toto rozdělení často stačí, řada firem brzy dojde ke zjištění, že jejich pracovní proces si žádá mnohem komplexnější vizuální rozpad. V optimálním případě by tak váš program pro řízení projektů skrze kanban měl dovolovat personalizaci a úpravu sloupců.
Ve chvíli, kdy do hry vstoupí na míru upravené sloupce, máte k dispozici nekonečné množství úprav a vylepšování vašeho pracovního procesu do nejmenších detailů. Takový nástroj vám tedy pomůže získat vhled do procesů ve vašem týmu a výrazně zefektivnit práci.
Pokročilé úkolové karty
Obzvláště se stoupající složitostí organizace oceníte možnost rozšíření úkolových karet, tedy, že po otevření jednotlivého úkolu se vám zobrazí více informací (jako například detailní popis, postup na úkolu, vlastník úkolu, přílohy nebo komentáře). Především díky tomu, že úkolové karty v takto pokročilém nastavení mohou pojmout více informací, získáváte možnost zajistit celou práci a komunikaci skrze jednu platformu. Ovšem za předpokladu, že máte na platformě také dostatek místa pro přikládané soubory.
Reportování
Abyste mohli váš pracovní proces v kanbanu dohnat k dokonalosti, je třeba se postupně učit z chyb. Ty nejlepší kanbanové nástroje vám tak umožní také během projektů a po jejich skončení sbírat informace. Při sledování projektů pak pro jejich úspěšné řízení oceníte dostupnost dat jako jsou postup na úkolech, náklady nebo pracovní zátěž členů týmu. Pokud navíc máte uvnitř vašeho nástroje pro kanban dostupný i Ganttův diagram, můžete ho využít pro budování a sledování časové osy projektů.
Po skončení projektů pak k datům chcete mít přístup, abyste výsledky mohli reportovat a sami si udělat potřebné závěry. U kvalitního nástroje by vám měly být k dispozici reporty stavu portfolia, stavu projektu, stavu úkolů nebo časových výkazů.
Za předpokladu, že jste již zvážili klady a zápory řízení projektů skrze kanban a rozhodli se tuto metodu implementovat i u vás, máte na výběr z plejády možností, programů a nástrojů, ve kterých vaše organizace může pracovat. Důležitost výběru toho správného však nepodceňujte, neboť absence základních pilířů, které jsme vám představili, velmi rychle zbrzdí váš potenciální postup.
