Desatero nepřetíženého týmu

To, že je pracovní přetížení rostoucím problémem, potvrzuje i průzkum společnosti Deloitte v USA, ve kterém si na zahlcení svých týmů stěžuje 64 % vedoucích pracovníků. Jaké může mít takové zahlcení následky?

• Snížená kvalita pracovních výstupů
• Tým nezvládne dodržovat deadliny
• Snížení motivace a proaktivity
• Nepříjemná atmosféra v práci
• Zvýšená fluktuace zaměstnanců

Manažerovo desatero

Jak můžete týmu pomoci od pocitu přetížení? Stačí se držet “Desatera nepřetíženého týmu”. Díky němu bude celý váš tým pracovat v klidu.

1/ Buďte transparentní

Ve firmách se často ukrývají “nepřiznané projekty”, které ubírají potřebné kapacity. Může se jednat o osobní resty, nevyřešené projekty z minulosti nebo zkrátka ad hoc zadání, které chce člověk mít rychle z krku. Vždy je potřeba, aby o nich věděli všichni – ⁠zvlášť ti, co vše plánují.

Může se jednat o PMO, portfolio managera, CEO nebo resource managera. Přiznejte proto vždy všechny projekty ve firmě. Pomoci vám k tomu může například Agilní řízení zdrojů s přehledem stavu projektů v reálném čase. Do tohoto nástroje se jednoduše naskládají všechny projekty a ostatní je snadno uvidí.

2/ Používejte nástroj pro přiřazování projektů

Používejte vhodný nástroj, který vám ukáže, které týmy už jsou přehlceny a kde se naopak uvolňují kapacity. Ideální nástroj pro přiřazování projektů je intuitivní – nepřidělává práci a umožňuje vám neustále vidět stav jednotlivých projektů. Kdo potřebuje vidět detaily úkolů se pak může podívat do jednotlivých projektů.

3/ Zlepšujte dovednosti svého týmu

Objevují se často úkoly, se kterými si umí poradit jen jeden konkrétní zaměstnanec? A co když je zrovna zaneprázdněný jiným úkolem? Zvažte, zda není čas vyškolit dalšího zaměstnance, aby se projekty zbytečně nehromadily na jediném člověku, kterého tak přetížíte. V nástroji pro řízení zdrojů agilním způsobem navíc naleznete funkci “Řízení dovedností”, kde vždy vidíte aktuální vytíženost členů vašeho týmu.

4/ Nebojte se říkat ne

Ukazuje vám nástroj pro přiřazování projektů konflikty či přehlcenost týmu? Nesnažte se do přeplněného pracovního týdne vměstnat další projekt, je třeba práci posunout na další týdny – zlepší to nejen kvalitu projektů, ale i náladu v kanceláři. Komunikace je zkrátka základ v každém pracovním prostředí. Což nás přivádí k dalšímu bodu…

5/ Nepodceňujte komunikaci

Často přebíráme více projektů, než bychom měli. Stojí za tím špatná komunikace. Je třeba naslouchat členům týmu, abyste mohli stanovit realistické termíny, odhadovat, kolik práce se zvládne, a poskytovat reálné informace všem stranám. S přehledem i komunikací mezi týmy o stavu kapacit vám pomůže Agilní řízení zdrojů.

Agilní řízení zdrojů

6/ Nedávejte nerealistické termíny

Zvládnutí náročného harmonogramu začíná u realistického deadlinu. Počítejte s nečekanými prodlevami, zpětnou vazbou a nezapomínejte na tzv. “buffer time” – časovou rezervu pro nečekané události. Příliš krátká doba na dokončení úkolu také potlačuje kreativitu zaměstnanců.

7/ Stanovujte si priority

V průběhu projektu se člověk může v prioritách snadno ztratit. Mějte proto svůj seznam priorit neustále po ruce a nezapomínejte se k němu pravidelně vracet. V Easy Projectu navíc máte všechny své priority vždy pohodlně po ruce díky osobním dashboardům.

8/ Nezapomínejte chválit

Motivace a důvěra umí dělat divy. Dejte zaměstnancům najevo, že si jejich práce vážíte.

Projevte jim důvěru třeba tak, že jim umožníte plánovat si práci podle sebe. To týmy vede k individuální odpovědnosti.

9/ Z velkých úkolů tvořte malé

Projekty vždy rozložte na dílčí úkoly, třeba pomocí nástroje WBS. Projekt díky tomu vypadá snadněji zvládnutelný a zaměstnanci ho dokončí rychleji – motivuje je, že vidí pokrok a odvedenou práci.

10/ Myslete na odpočinek

A nejen na ten svůj, také na odpočinek vašeho týmu. Vyhněte se zbytečné pracovní komunikaci po konci pracovní doby a když se někdo chystá na dovolenou, nemělo by to znamenat, že si toho před ní musí více ‚‚napracovat’’. Pokud je to možné, podpořte flexibilitu i práci z domova.

Shrnutí: Sbohem přetížený týme

Vše dobře vybalancovat a naučit se nepřetěžovat tým může být věda. Pokud ale budete dodržovat ‚‚manažerské desatero’’ a nebudete zapomínat na pravidelnou kontrolu se svým týmem, jste na skvělé cestě k ideální organizaci práce. Objevte s námi nový Easy Project 12, který obsahuje ty pravé nástroje, které k tomu potřebujete.