Do práce jednou za měsíc? Firmy se snaží vyrovnat s rostoucím trendem flexibility v práci
Sejdou se dva manažeři v restauraci: “Přestav si, ten nový programátor přišel na pohovor v teplácích. Už má kanceláře dost, rád by cestoval. Svoji práci si prý udělá, i když bude v Paříži nebo na Tahiti. Nebo doma. Na porady tak jednou za měsíc. A navíc chtěl podíly z prodaných zakázek. To se zbláznil, hned jsme se rozloučili.” “A dáš mi na něj kontakt?” ptá se ten druhý.
Hledají autonomii
Přijde vám to povědomé? Majitelům a manažerům firem stále více chybí lidi. Ano, nezaměstnanost je minimální. Ale je stále dost těch, kteří zaměstnaní jsou, ale zároveň hledají lepší práci. Poslední průzkum portálu Jobs.cz z léta 2018 ukazuje, že třetina z nich je ochotná změnit práci, kdyby přišla lepší nabídka, a z toho 12 % se dokonce aktivně dívá po trhu. Jedním z nejdůležitějších důvodů pro změnu je právě volná pracovní doba a autonomie – možnost rozvrhnout si práci po svém.
“Lidé nehledají jenom novou práci, hledají spokojenost v práci,” říká Michal Šrajer, propagátor přístupu Štěstí v práci. “Jedním z parametrů, které lidé v práci vnímají, je její flexibilita. Nechtějí být hodnoceni za počet hodin strávených v práci, ale za výsledky, které reálně přinesou. Z toho přirozeně vyplývá rostoucí důraz na možnost práce mimo kancelář, nebo flexibilní alokaci vlastního času,” dodává.
Podle Tomáše Ervína Dombrovského z Jobs.cz na to firmy slyší. Poslední čísla ukazují, že 42 % lidí má dnes flexibilní pracovní dobu a pětina má možnost pracovat z domova. “Není to jenom o flexibilitě, ale i o důvěře. Když pustíte lidi pracovat na dálku, tak jim dáváte zároveň signál, že věříte tomu, že svou práci udělají dobře,” říká Dombrovský.
Pracují vůbec?
Zatímco firma tak získá nové posily a část týmu začíná být opravdu spokojená, managementu nebo majiteli přibývá stres. Jak tuto spokojenost zaměstnanců proměnit ve skutečný přínos pro firmu? Jak zajistit, že home office práci nebrzdí (pracují vůbec?) a naopak umožní dosáhnout lepších výsledků?
Přestože výzkum z portálu Jobs.cz ukazuje, jak moc motivační je důvěra, zároveň obsahuje i čísla, která jsou skutečně překvapivá. Až 70 % manažerů ve firmách, které umožňují volnou pracovní dobu, nesleduje odpracované hodiny anebo objem odevzdávané práce.
Easy Project, platforma pro efektivní řízení projektů, provedl vlastní výzkum, ne z pohledu zaměstnanců, ale manažerů. Ondřej Šťovíček, specialista na projektový management z Easy Software potvrzuje, že většina dnes úspěšných firem je flexibilitě v práci otevřená i v případě, že zrovna nehledají nové posily. Ve výzkumu ale vychází, že je pro vedení složitější zajistit týmovou spolupráci a hlavně efektivitu projektů. “Pracují vůbec?” se mění na “Stihneme to? Vyplatí se nám tahle zakázka? Jak to dělat lépe, rychleji, s lepším ziskem?”
Tyhle otázky jsou klíčové pro přežití firmy a udržení práce pro všechny ty spokojené zaměstnance. Zkušení manažeři tak stále více využívají moderního manažerského řízení a jeho nástrojů. A ty nemusejí být nijak složité. Mezi nejjednodušší patří takzvané To-Do listy. Seznamy úkolů s informací, kdo to má na starosti a do kdy je to potřeba udělat. K úkolům je možné připojit otevřené dokumenty na sdíleném disku, tak aby lidé z týmu mohli pracovat společně. A video chaty, které ve stále větší míře nahrazují běžné “zasedačkové” porady.
Kreditní karta není vyžadována. Bez instalace, bez závazku.
Neustálé zlepšování po japonsku
Tento základ ale stačí většinou jen velmi malým firmám. Jakmile je tým o něco větší, je navíc důležité najít způsob, jak podpořit týmovou spolupráci, rozvíjení nápadů a zároveň jak ohlídat termíny a vytíženost jednotlivých lidí.
Jednoduché “úkolníčky” se pak dají rozšířit o další různá kritéria, od časového přes finanční plánování a průběžné porovnávání plánů s realitou. Tabulky nejsou ale dost přehledné pro efektivní a hlavně rychlé řízení a rozhodování. Ideální je na první pohled vidět, co dané nápady nebo plány znamenají. Proto i dnešní manažeři stále rádi využívají myšlenkové mapy a diagram vytíženosti Gantt.
“Jde o metody, které se používají už desetiletí. Myšlenkové mapy dokonce už od šedesátých let. Přesto jsou v určitém smyslu nepřekonané. A pokud je možné je snadno spolutvořit online, značně zjednodušují práci týmu,” říká Ondřej Šťovíček z Easy Software.
Myšlenková mapa je grafický diagram slov, nápadů, který vyznačuje vzájemné vztahy a souvislosti. Gantt je zase “pruhový” diagram, který graficky znázorňuje naplánování posloupnosti činností v čase.
“Úspěšné firmy přidávají k těmto konzervativním nástrojům i agilní metody řízení. Vyznačují se připraveností a schopností rychlé reakce a mají vynalézavý a přizpůsobivý charakter. Zajímavé je, že vychází z japonského stylu Kaizen, což znamená neustále zlepšování,” vysvětluje Ondřej Šťovíček. A dodává: “Samozřejmě nejlepší je, pokud se podaří konzervativní a agilní metody řízení propojit.”
Easy Software proto vytvořil nástroj pro projektové řízení, které tyto všechny možnosti nabízí. Je možné ho vyzkoušet a v nejjednodušší verzi používat zdarma – na www.easyproject.cz. Oblíbil si ho například management ze společností jako je PPF nebo Schneider Electric. Ale zvládne to i méně zkušený projektový manažer. “V systému jsou připravené tutoriály a je možné se poradit s našimi odborníky, a to i v online chatu,” říká Šťovíček.
Samozřejmě, aby to fungovalo, je stále důležité soustředit se na kvalitní management, nejen úkolování, a i na to, aby lidi v práci projektové řízení příliš nezatěžovalo. “Všechno lze připravit tak, aby normální zaměstnanec ještě čas ušetřil,” dodává Štovíček. “Umožnit flexibilitu a zatížit ji zdlouhavými procesy a striktní regulací nedává smysl. Pak není divu, že o ni ve firmě nakonec nikdo nestojí,” souhlasí Dombrovský.
