Finanční řízení propojené přes Zapier s XERO a dalšími účetními systémy

Easy Project rozpočet projektu

Plánování rozpočtu a jeho porovnání s reálnými výnosy a náklady za použití rozpočtu projektu je nejlepší způsob, jak řídit finanční prostředky vašich projektů. Pomocí tohoto modulu můžete sledovat výnosy, náklady, mzdové náklady a konečný zisk každého projektu.

Umožňuje také sledování reálných financí v kontextu s definovaným plánem a poskytuje výkaz zisku / ztráty projektů, předpověď peněžních toků a historii peněžních toků.

Přehled rozpočtu projektu

Data pro rozpočet projeku

Existuje mnoho způsobů, jak získat finanční data pro rozpočet vašich projektů, které chcete sledovat. Zvláště náklady z přijatých faktur a výnosy z vydaných faktur evidované v samostatném účetním systému musí být správně vloženy a rozděleny do každého rozpočtu projektu.

Můžete je vkládat ručně po zaplacení faktur ve vašem účetním systému, to je však vysoce neefektivní a existuje zde vysoké riziko lidské chyby. Další možností je export a import dat v dávkách na konci každého dne nebo týdne, ale zde je problém s neaktuálními údaji v rozpočtech projektů.

Přehled skutečných nákladů

Řešení pomocí integrace

Nejlepším řešením je integrace s účetním systémem, která umožňuje automatizovaný přenos dat a správné rozdělení finančních údajů do každého rozpočtu projektu. Data připravena v účetním systému musí být přenesena co nejrychleji, aby byl zajištěn aktuální stav rozpočtu vašich projektů.

Potřebujete pouze vědět, jaké finanční údaje je nutné přenést a jaké projekty chcete sledovat. Samozřejmě musíte analyzovat celkový datový proces a vybrat technologii pro integraci.

Technologie Zapier

Skvělým technologickým řešením je Zapier. Integrační platforma, která propojuje API rozhraní více než 1000 systémů, umožňuje přenášet nová data z jednoho systému do druhého. Můžete si tak snadno nastavit automatizované workflow, které se nazývá ZAP, což je spojení mezi dvěma systémy složené z triggeru a akce.

Pokud je ZAP v provozu a v jednom systému je spuštěn trigger (například je faktura zaplacena), Zapier automaticky spustí akci v druhém systému (vytvoří náklad nebo výnos v rozpočtu projektu).

Příklady ZAP workflow

Benefity integrace přes Zapier

Pokud je váš účetní systém dostupný na platformě Zapier, je snadné ho integrovat se systémem Easy Project bez dalšího vývoje pro konkrétní integraci, vše je propojeno a řešeno přes platformu Zapier.

Nejvýznamnějším benefitem je žádný manuální export / import, ale pravidelný přenos dat každých 5 minut, který zajišťují aktuálnost v rozpočtu projektu a zároveň správné rozdělení finanční údajů pro každý rozpočet vašich projektů.

Zapier integrace vám tak umožňuje finanční řízení projektů téměř v reálném čase. Samozřejmě automatizace nudných a manuálních workflow mezi systémy pomáhá vašemu týmu ušetřit čas a činí tak jeho práci efektivnější.

Případová studie integrovaného účetního systému XERO

Prezentovatelná případová studie integrace je s účetním systémem XERO, který je dostupný na platformě Zapier https://zapier.com/apps/xero/integrations. Vše, co musíte specifikovat, je

• Analýza workflow dat pro integraci
• Výběr vhodných triggerů a akcí
• Účet na platformě Zapier s příslušným plánem
• Účet v systému XERO, který umožní připojení platformy Zapier k API rozhraní
• Účet v systému Easy Project, který umožní připojení platformy Zapier k API rozhraní
• Pravidla pro rozdělení finanční údajů do správného rozpočtu projektu 
  

Analýza workflow dat pro integraci

Prvním krokem je definování workflow, které chceme integrovat pomocí platformy Zapier, a poté, která triggerovaná data ze systému XERO musí být napojena na požadovaná pole pro akci v systému Easy Project, aby se vytvořil záznam nákladů nebo výnosů do rozpočtu projektu. Pro naši případovou studii jsme si definovali následující workflow: Vytvoření skutečných nákladů do rozpočtu projektu Easy Project z nových zaplacených faktur XERO

To znamená, že každá nově přijatá faktura, která je v systému XERO zaplacená, spustí trigger. Platforma Zapier přenese data do systému Easy Project a vytvoří záznam pro skutečný náklad v rozpočtu projektu. Požadovaná pole pro akci v systému Easy Project jsou:

• ID projektu pro rozdělení finančních dat do správného rozpočtu projektu
• Název položky záznamu, pro náš příklad se skládá z čísla faktury a dodavatele
• Celková částka zaplacené faktury
• Kód měny zaplacené faktury
• Datum přijaté faktury
  

Triggereovaná data ze systému XERO napojena na požadovaná pole pro akci v systému Easy Project

Výběr vhodných triggerů a akcí

Z dostupných XERO triggerů a Easy Project akcí jsou tyto vhodné pro přenos finančních dat.

XERO triggery

• Nová přijatá faktura - trigger je spuštěn, když vytvoříte novou přijatou fakturu nebo změníte její stav

• Nová vystavená faktura - trigger je spuštěn, když vytvoříte novou vystavenou fakturu nebo změníte její stav

Easy Project akce

• Vložení nákladů do rozpočtu projektu - akce vytvoří nový plánovaný nebo skutečný nákladový záznam do rozpočtu projektu
• Vložení výnosů do rozpočtu projektu - akce vytvoří nový plánovaný nebo skutečný výnosový záznam do rozpočtu projektu

Pro workflow naší případové studie: Vytvoření skutečných nákladů do rozpočtu projektu Easy Project z nových zaplacených faktur XERO, jsme zvolili XERO trigger: Nová přijatá faktura a Easy Project akci: Vložení nákladů do rozpočtu projektu (s volbou skutečné).

Triggery a akce použité pro workflow naší případové studie

Účet na platformě Zapier s příslušným plánem

Pro provoz ZAP integrací je potřeba mít účet na platformě Zapier a zvolit si vhodný plán, který závisí na počtu Zapier transakcí za měsíc.

Zapier transakce znamená, když každý váš ZAP úspěšně něco automatizuje. Jedna transakce je počítána vždy, když váš ZAP úspěšně přenese nějaká data z jednoho systému do druhého.

Cenový plán	Limit úspěšných transakcí za měsíc	Cena za měsíc	Cena za dodatečnou transakci nad limit
Malý	1 000	404 Kč	0,44 Kč
Střední	3 000	1100 Kč	0,35 Kč
Velký	10 000	2750 Kč	0,27 Kč

Cenový plán pro provoz Zapů

Pro naši případovou studii Zapier transakce znamenají, kolik zaplacených přijatých faktur je za měsíc přeneseno do systému Easy Project.

Účet v systému XERO, který umožní připojení platformy Zapier k API rozhraní

Účet v systému Xero musí mít práva úrovně Standard nebo Advisor, aby bylo možné použít API rozhraní, které je nutné pro připojení k platformě Zapier. Read-only, Invoice Only a Cashbook nemají práva používání AP rozhraní.

Účet v systému Easy Project, který umožní připojení platformy Zapier k API rozhraní

Účet systému Easy Project musí mít přidělenou roli s oprávněním ke správě rozpočtu projektu za účelem použití API rozhraní, které je nutné pro připojení k platformě Zapier. Účet musí být také členem projektu, do kterého chceme vkládat finanční údaje do rozpočtu.

Oprávnění Easy Project účtu pro rozpočet

Pravidla pro rozdělení finanční údajů do správného rozpočtu projektu

Chcete-li finanční údaje rozdělovat do správného rozpočtu projektu, musíte mít ve vašem účetním systému možnost evidovat seznam ID sledovaných projektů a přiřadit toto ID k přenášeným fakturám. Díky této informaci poté platforma Zapier přenese data do konkrétního rozpočtu projektu.

V systému XERO je možné nastavit trakovací kategorii s názvem Project. Tato kategorie je součástí řádků faktury. Specifická kategorie přiřazená k řádku faktury prezentuje ID projektu, do kterého chceme přenést účetní údaje do správného rozpočtu projektu.

Další účetní systémy integrovatelné pomocí platformy Zapier

Máte-li jeden z těchto účetních systémů, řízení projektových financí je pro vás snadnou součástí systému Easy Project.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

Integrovatelné pro finanční údaje nákladů a výnosů.

Nový náklad

• Trigger spuštěn při vytváření nového nákladu.

Nová prodejní faktura

• Trigger spuštěn při vytvoření nové zaplacené prodejní faktury.

Seznam ID projektů

• Reportovací štítky (pro položku nákladů a prodejní faktury)
• Vlastní pole s volitelnou hodnotou (pouze pro prodejní faktury)

FreshBooks New

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Integrovatelné pro finanční údaje nákladů a výnosů.

Nový náklad

• Trigger spuštěn při vytváření nového nákladu.

Nová prodejní faktura

• Trigger spuštěn při vytvoření nové prodejní faktury.

Seznam ID projektů

• není podporován, lze využít poznámku na nákladu nebo faktury

QuickBooks Online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Nová prodejní faktura

• Trigger spuštěn při vytvoření nové prodejní faktury.

Nová platba

• Trigger spuštěn při přijetí platby

Seznam ID projektů

• Sledování projektů
• https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects