Jak implementovat Znalostní bázi 2.0: Příběh Easy Softwaru

Co je to Znalostní báze 2.0

Jedná se o perfektní způsob, jak přistupovat k firemnímu know-how. Znalostní báze je kompletně integrovaná do Easy Projectu, díky čemuž získáte výkonnou sadu nástrojů pro organizaci dokumentace, návodů, procesů, řízení kvality a pro udržování znalostí v organizaci.

Zjistit více

Jak jsme ji vytvořili

• Jakou výzvu jsme řešili: V Easy Softwaru již stávající řešení pro sdílení interních znalostí nestačilo vzhledem k tomu, že informací bylo stále více a ve složitější struktuře, takže kategorizace článků už nestačila.
• Co jsme potřebovali: Hledali jsme specializovanou aplikaci, která by byla co nejvíce provázána s Easy Projectem. Rozhodně musela být open-source, protože I samotný Easy Project je open-source řešením.
• Jaké řešení jsme vybrali: BlueSpice dokonale vyhovoval našim požadavkům. Jedná se o open-source wiki nástroj s možností přizpůsobení a bezproblémové integrací s Easy Projectem.

Jak probíhala migrace

V naší předchozí Znalostní bázi jsme měli důležitá data, která bylo třeba přenést do nového řešení. Přečtěte si sedm kroků, které jsme použili, aby vše proběhlo hladce:

1. Pročištění dat v původní Znalostní bázi – začněte před migrací. Doporučujeme seřadit všechny články podle data "poslední aktualizace" a postupovat od nejstarších.

• Zjistíte, že mnoho nejstarších článků lze jednoduše vymazat.
• Jiné zařadíte do zvláštní kategorie nazvané "ke kontrole" - aktualizovat je budete později.
• Některé můžete aktualizovat okamžitě.
• Zbytek může zůstat v podobě, v jaké jsou.

Ještě dva tipy:

• Pokud bude články kontrolovat více lidí, je dobré je nějak označit nebo nastavit vlastní pole – například "Zkontrolováno".
• Zkontrolujte také názvy článků. Pokud obsahují problematické symboly, mohou při migraci způsobit problémy. Zde je několik tipů na webu mediawiki.org o názvech stránek a přepsání nepovolených znaků.

Zjistit více

2. Instalace Znalostní báze 2.0 – technická dodávka. Jelikož používáme Easy Cloud, proběhlo vše téměř automaticky.

3. Několik testovacích migrací – jelikož jsme se nebyli jistí výsledkem, tak jsme provedli několik testovacích migrací.

• Zkontrolovali jsme názvy stránek, formátování obsahu (nadpisy, odstavce, odkazy a obrázky) a kategorie.
• Zkontrolovali jsme, jak dlouho to bude trvat (měli jsme k migraci více než 900 článků).
• Na základě zjištění z testovací migrace jsme provedli potřebné změny v obsahu původní Znalostní báze.
• "Obnovili" jsme aplikaci Znalostní báze 2.0 - odstranili jsme všechna data.

4. Informace pro uživatele

• Informovali jsme je, kdy budeme přechod probíhat = po tomto datu bude primárním zdrojem znalostí nová verze. Po uplynutí této doby budou mít uživatelé přístup k původním článkům pouze pro čtení (pouze pro referenci a porovnání). Také jsme jim dala vědět, jak články vypadaly předtím a jak vypadají nyní.
• Uspořádali jsme několik školení uživatelů a administrátorů.

5. Produkce

• Určili jsme několik kolegů a kanál v Microsoft Teams, kde se naši uživatelé mohou ptát na jakékoli dotazy týkající se Znalostní báze 2.0
• Našli jsme několik problémů v produkci po migraci. Protože jsme měli stále aktivní původní Znalostní bázi, mohli jsme jednotlivé problémy odpovídajícím způsobem vyřešit

Podívat se na migrační proces

6. Interní podpora

• Určili jsme několik kolegů a kanál v Microsoft Teams, kde se naši uživatelé mohou ptát na jakékoli dotazy týkající se Znalostní báze 2.0
• Našli jsme několik problémů v produkci po migraci. Protože jsme měli stále aktivní původní Znalostní bázi, mohli jsme jednotlivé problémy odpovídajícím způsobem vyřešit

7. Konec původní Znalostní báze

• Přibližně po 6 týdnech interní dotazy již nepřicházely
• Vypnuli jsme původní Znalostní bázi z naší aplikace Easy Project
• Před odinstalováním doporučujeme vytvořit zálohu

Jak firma přijala změny

Každá změna v organizaci vyžaduje určitý čas, než je plně přijata. Nejtěžší jsou začátky, a proto musíme uživatelům neustále připomínat výhody nového systému.

Pokud něco nevíte, tak nejprve zkuste vyhledávat (symbol žárovky v postranním panelu). Výsledky se vám zobrazí nejen jako názvy článku (jako bylo v původní Znalostní bázi, ale také v samotném obsahu stránek => je velká šance, že dostanete odpověď, aniž byste museli chodit někam dál.

Když uživatel jednoduše a rychle najde požadované znalosti od ostatních, má větší tendenci se podělit také o své znalosti.

Jak probíhala implementace

Kategorie

Byly importovány z původní Znalostní báze, což je skvělé. Ale struktura (kategorie a podkategorie) nemohla být technicky naimportována. Nejdříve jsme zkontrolovali kategorie, které slouží k uspořádání stránek.

Začali jsme se třemi hlavními "rozměry" kategorií:

• Publikum – pro koho je stránka nejužitečnější – je povoleno více možností jako například 
• Obchod
• Vývoj
• Marketing
• Všichni
• Typ dokumentu – jaký druh znalostí se sdílí. Nakonec bude mít každý typ svou vlastní šablonu, takže budou všechny vypadat standardizovaně. Osvědčené postupy říkají, že každá stránka by měla mít pouze jeden typ dokumentu.
• Zásady
• Návody Jak na...
• Procesy
• Poznámky a nahrávky ze školení
• Předmět – o čem je stránka. Tato struktura může být komplexnější, protože témat je ve společnosti mnoho. Přidání stránky do kategorie Předmět je dobrovolné – není povinné, pokud žádná vhodná kategorie neexistuje.
• Produkt
  
• Řízení zdrojů
• Help Desk
• Agile nástěnky
• Infrastruktura
• Cloud
• Server
• Hybridní řešení
• Interní IT
• Teams
• Outlook
• Hardware
• Sdílený hardware
• Individuální hardware

Vzhledem k tomu, že každý editor může vytvářet nové kategorie, provádíme měsíční revize, aby nevznikalo příliš mnoho nepřehledných kategorií na jedno využití.

Navigace

Je velmi důležité, aby se uživatelé mohli v nové aplikaci dobře orientovat. Přirozeným prvkem navigace je hlavní nabídka, kterou lze částečně přizpůsobit. Užitečná je úvodní stránka, která vítá čtenáře, odkazuje na článek o best practices a články jednotlivých oddělení.

Kliknutím např. na odkaz Marketing bude uživatel přesměrován na obsah marketingu, který si může projít. Obsahuje také další informace, které se týkají jen tohoto oddělení.

Uvažujeme taky o navigačních stránek pro další kritéria třídění (např. informace o produktech nebo obecné zásady).

Krok za krokem

Jakmile nastavíte kategorie a navigaci, uživatelé už v nich mohou pracovat. Ze začátku to může vypadat trochu nepřehledně, proto máme několik určených adminů, kteří dohlížejí na to, aby byly informace uklizeny.

Znalostní bázi 2.0 používáme již několik měsíců a stále jsme teprve na začátku. Uvědomujeme si, že máme daleko k ideálnímu stavu dokonale uspořádané a standardizované wiki, kterou všichni uživatelé (bez ohledu na zkušenosti) znají nazpaměť.

Věříme, že postupný, organický růst Znalostní báze v konečném důsledku povede k lepšímu přijetí, než kdybychom strávili měsíce přípravou systému, který by naši uživatelé museli usilovně studovat, aby mu porozuměli.

Doporučujeme pozorně sledovat, jak uživatelé Knowledge Base používají, a malými postupnými kroky směřovat k zavedení přesnějšího nastavení, jako jsou šablony stránek, pravidla typografie atd. Každý krok, který byť jen nepatrně komplikuje využívání, by měl být vysvětlený, proč je přínosný pro všechny.

Závěr

Proces migrace a implementace jsme úspěšně dokončili a nyní je řada na vás, abyste nás následovali. Využitím výše uvedených tipů a získáním inspirace může každá společnost implementovat svou vlastní jedinečnou verzi Knowledge Base 2.0 a ochránit tak své know-how.

Try it free