Jak monitorovat výkon svého týmu v době home office

Najděte odpovědi na otázky, co ve skutečnosti potřebujete

Když lidé pracují z domova, může být legitimní mít k dispozici nástroj pro sledování výkonu. Nejen pro sebe, abyste měli k dispozici potřebné informace k dalšímu rozvoji týmu. Ale i vaši klienti mohou někdy “pochybovat” o odhadech, nebo vyčerpaném rozpočtu. Musíte být ale připraveni podpořit svá rozhodnutí relevantními daty.

Na druhou stranu lidé nemají rádi, když je někdo při práci “sleduje”, ať už osobně, nebo prostřednictvím digitálních technologií. Toto je pro projektové manažery náročnou výzvou a pravděpodobně budete muset přijít s nějakým řešením pro sledování výkonu.

Předtím si ale sami odpovězte na tyto otázky:

1. Vím proč a jaká data chci přesně sledovat?
2. Mám plán, jak to implementuju a vysvětlím týmu?
3. Potřebuju doopravdy jiný nástroj pro sledování, nebo tyto funkce už najdu v nástroji pro projektové řízení, který používáme?

Věříme, že ve většině případů je dobré používat komplexní řešení pro řízení projektů, které umožní sledovat i odpracované hodiny na projektech.

“Nejhorší nápad je sledovat výkon zaměstnanců
bez toho, aniž by o tom věděli.“

Cítíte se jako Velký bratr? Buďte opatrní

Ačkoliv sledování týmu je spojené s jejich každodenními aktivitami, nemůžete nainstalovat kamery v jejich bytě a sledovat všechny jejich kroky. Je potřeba respektovat soukromí zaměstnanců, protože jedna věc je sledování a druhá špehování. Pokud začnete využívat externí nástroj pro sledování, ujistěte se, že je v souladu s GDPR.

Profesionální a etické nástroje obvykle fungují na principu sledování času, kteří zaměstnanci stráví používáním aplikací potřebných pro práci a přitom nevyužívají historii jejich internetového prohlížeče.

Nejhorším nápadem je sledovat zaměstnance bez jejich vědomí. Vždy se objeví určitá nedůvěra, ale v tomhle případě je zcela jasná.

Proto při implementace nástrojů myslete na několika důležitých věcí:

• Transparentnost – buďte otevření k zaměstnancům, kteří pracují na dálku, a vysvětlete jim, jak vše probíhá.
• Podpis dokumentů – vše musí být v souladu s GDPR a podepsané zaměstnanci
• Testování a vysvětlování – nástroje vám neslouží jen pro sledování výkonu, ale získáte i data, která můžete využít pro rozvoj týmu. Pravidelně ukazujte kolegům výsledky a další kroky, které z toho plynou.
• Zlepšování – může se také stát, že již nebudete muset svůj tým sledovat, nebo že dojde ke změně nastavení. Ujistěte se, že data, která sbíráte, jsou potřebná a mají smysl pro rozvoj týmu a realizaci projektů.

“Jste si jistí, že máte ve svém nástroji pro
projektové řízení dostatek funkcí,
které vám pomůžou využít
data k dalšímu rozvoji?“

Kolik času strávíte skutečnou prací?

Typický pracovní den má 8 hodin. Ale víte, kolik času strávíte “skutečnou” prací = prací na svých úkolech? Podle nedávné britské studie je průměrný pracovník skutečně produktivní méně než tři hodiny. Jiná studie z USA ukazuje, že je to jen něco málo přes čtyři hodiny. Při práci z domova byste očekávali, že se číslo ještě sníží, protože je tady vedle práce ještě například péče o domácnost.

Na druhou stranu mnoho profesionálů v IT a technologiích by vám řeklo, že pracuje víc než 40 hodin týdně. Není to jen proto, aby zvládli termíny, ale také proto, že rádi vytvářejí nová řešení, což zabere více času než průměrná pracovní doba. Důležitým faktorem tak je, že mají rádi to, co dělají.

Když tým pracuje na dálku, je často pracovní doba rozložena během celého dne a ne od 9 do 18 hodin. Myslete na to, až se budete dívat na výsledky.

Nástroje, dovednosti a fakta, která vám pomohou s monitorováním

Na začátku roku jsme realizovali průzkum mezi projektovými manažery a lídry týmů. A výsledek? Ukázalo se, že důvěra a zodpovědnost jsou dva nejdůležitější prvky při řízení na dálku. Chcete-li tedy svůj tým sledovat, získejte si postupně důvěru a pak bude vše snazší.

Jedním ze způsobu, jak pracovat na důvěře je využití nástroje pro projektové řízení, kde všichni na první pohled vidí i práci svých kolegů a to, jak jejich práce ovlivňuje celkový průběh projektu a provázanost úkolů.

Podívejte se na tři konkrétní tipy:

1. Na pravidelných schůzkách mluvte o milnících
   Komunikace “z očí do očí” je stále tím nejlepším způsobem pro fungování týmu. Bavte se se svým týmem nejen proto, abyste získali informace o průběhu jednotlivých úkolů, ale taky abyste věděli, že všichni směřujete ke správnému cíli. Na pravidelných online schůzkách se dívejte společně na milníky (tady je malý pomocník) a dejte každému prostor, aby ukázal, jak pokročily jeho úkoly od posledního setkání.

1. Sledujte čas a získejte důležité poznatky
   Sledování času je zásadní, ale bez dalších kroků nemá žádnou přidanou hodnotu. Ale se sadou nástrojů (jako jsou Dashboard časových výkazů nebo Časové rozvrhy pro výkaz stráveného času), které jsou součástí nástroje pro projektové řízení, získáte potřebná data, které vám umožní lépe plánovat, lépe odhadovat čas i rozpočet i efektivněji využívat čas celého týmu.

1. Kontrolujte a reportujte
   Jestli nechcete být neustále u obrazovky počítače a sledovat výkonnost v reálném časem, využijte upozornění, která vás upozorní, když se něco pokazí, nebo naopak se vyvíjí líp, než očekáváte. Vizualizujte si dostupné statistiky ve formě grafů a porozumějte tomu, kde jsou pomyslné vrcholy a mezery ve výkonnosti.

Závěr

Sledování výkonnosti vašeho týmu je přirozené, nejen v době pocovidové. Je potřeba ale využívat profesionální nástroje a to vše v souladu s GDPR. Řekněte zaměstnancům, jak toto monitorování probíhá, protože zamezíte jejich potenciálnímu strachu a neztratíte jejich cennou důvěru.

Monitorování bez další práce s výsledky ale nemá žádnou přidanou hodnotu, takže chcete-li z výsledků vytěžit maximum, využijte nástroje pro projektové řízení, které vám s tím pomůžou.