Jak na implementaci softwaru PM: tipy pro od seniorního konzultanta

S čím se během implementace setkáte?

Za posledních 16 let jsme se setkali s mnoha výzvami, které firmy zažívají při zavádění nového nástroje. Abyste se jim úspěšně vyhnuli, připravil pro vás náš seniorní konzultant Dalibor Vašek 8 nejčastějších problémů a výzev, na které můžete během implementace narazit.

Nachystejte si, co potřebujte

Když klient neví, co skutečně potřebuje – Klienti často chtějí nástroj pro řízení projektů, ale nepřemýšlejí nad tím, která oddělení firmy jej budou používat, jaké funkce potřebují, nebo zda mají mít aplikaci na svém serveru či na cloudu. Vždy zvažte konkrétní potřeby svého týmu s ohledem na typy projektů, které budete řídit. Nezapomínejte ani na další oddělení, jako je marketing, finance nebo prodej, pokud chcete všechny procesy řídit v jediném nástroji. To vám pomůže určit, který software je pro vás nejvhodnější. Pokud si nejste jisti, žádný strach, rádi vám s tím pomůžeme.

Projděte si výhody nástroje

Když administrátor není s nástrojem – Často se stává, že nástroj pořídí např. manažer, ale administrátorem je pak někdo zcela jiný, kdo nemá o nástroji žádné povědomí. Vždy se ujistěte, že administrátor zná výhody a funkce nástroje. Easy Project vám může pomoci s lepší komunikací, transparentností, vyšší produktivitou a lepší organizací. Je velmi přizpůsobivý pro jednotlivé týmy i zaměstnance – byla by škoda kdyby správce o těchto výhodách nevěděl a nástroj by nebyl využíván naplno.

Přečkejte změny

Když se zaměstnanci bojí změny – Někteří zaměstnanci jsou ke změnám nedůvěřiví. Vědí, že se budou muset naučit nové postupy a absolvovat školení, a některým třeba zase vyhovují zažité pracovní postupy. Změna je ale důležitá, pokud se chceme posouvat dál. Na prvním místě je ale třeba na ní své zaměstnance připravit. Vysvětlete jim, proč je potřebná, motivujte je a ukažte jim, jak může být nový nástroj zaměstnancům prospěšný.

Zahrňte klíčové stakeholdery

Když nejsou do procesu zapojeny všechny klíčové strany – Ať už nápad pro nový nástroj pochází od CEO, PMO nebo někoho jiného, je vždy třeba zapojit všechny zúčastněné strany – vedení, projektovou kancelář, projektové manažery, ty, kteří rozhodují o financování a investicích (finanční ředitel, finanční manažer), a ty, kteří vám pomohou s technickým nastavením (technický ředitel, administrátor). Znovu ve vše o komunikaci a vysvětlení přínosů nástroje, ale také o zvážení rizik a příležitostí. Jasná komunikace pomůže zmírnit případné obavy zmírnit a měly by být řízena stejně jako byste řídili nový projekt.

Udržte si reálná očekávání

Když má klient nerealistické požadavky a očekávání – Žádný nástroj neumí úplně všechno, každý se hodí na něco jiného. Proto je dobré udělat si průzkum, a zjistit, který nástroj co umí a který ve výsledku nejlépe splňuje vaše potřeby. 

Implementace není sprint 

Když opadne počáteční nadšení – Myslete na to, že implementace není sprint, spíše maraton. Může se stát, že vaše počáteční nadšení po několika týdnech opadne, začnete se věnovat jiným úkolům a nakonec proces implementace nikdy nedokončíte. Proto vám doporučíme řídit implementaci stejně jako projekt – stanovte si časový harmonogram, milníky a rozdělte objem práce na jednotlivé úkoly v rámci WBS. Tímto způsobem si udržíte energii i nadšení po celý proces.

Nebojte se migrace dat

Když se objeví strach z přenosu dat - Pokud už používáte nástroj pro řízení projektů, je tento bod právě pro vás. Klienti se v tomto případě totiž často obávají, že dojde během migrace ke ztrátě či poškození dat, což by mohlo vést ke zpoždění a komplikacím v projektech. Nemá ale smysl dál používat nástroj, který vám neslouží, protože se bojíte komplikací – zvlášť když jsme tu, abychom vás celým procesem migrace hladce a bezpečně provedli.

Přizvěte profesionály

Když se nástroj nastavuje bez pomoci profesionálů – Často se ve firmě najde nadšenec, který chce vše implementovat sám. Z naší zkušenosti víme, že s implementací si poradí spíše velké firmy, které na to mají své speciální oddělení. Pokud ale pracujete v malé firmě, která takové oddělení nemá, zabere vám to spoustu času. Klienti obvykle chtějí nastavením ušetřit, ale nakonec je tomu spíš naopak, když se jim implementace nepodaří. Vždy je lepší nechat si poradit od profesionálů, abyste ušetřili svůj čas i své nervy.

Přečíst příběhy klientů

Jak implementace funguje

Náš tým konzultantů vám pomůže s nastavením nástroje a ušetří vám tak čas i prostředky – a vy se budete moci rovnou pustit do práce! Easy Project přizpůsobíme struktuře vaší organizace i vašim pracovním postupům a zefektivníme vaše podnikání. Rozsah implementace doporučujeme v závislosti na složitosti vašeho řešení. Může to být cokoliv od nastavení nástroje a procesního poradenství, až po školení koncových uživatelů a analýzu integrace.

Zjistit více

Na závěr

Implementací softwaru pro řízení projektů zvýšíte výkonnost svého týmu, zlepšíte vzájemnou komunikaci a mnohem víc. Úspěšnému nastavení ale vždy předchází výběr správného softwaru, proškolení týmu i všech jednotlivých uživatelů. Nepodceňujte proto proces implementace a spolupracuje vždy s odborníky na danný nástroj.