Jak obhájit projekt, který nikdo nechce

Jaké projekty nemusí být ve vaší firmě populární?

Ve firmách se často stává, že některé typy projektů se setkávají s odporem nebo nedostatečným nadšením ze strany stakeholderů. Tady je několik typických příkladů:

1. Projekty, které vyžadují velké změny procesů nebo systémů: Tady můžete narazit na kolegy, kterým vyhovuje současný způsob práce.
2. Projekty, které vyžadují velké počáteční náklady nebo investice: Finanční stránka je v dnešní nejisté době obzvláště důležitá. Management firmy vnímá rizika hlavně z hlediska potenciální návratnosti investic.
3. Projekty, které jsou považovány za ty s nízkou prioritou: Vždy je přeskočí projekty, které jsou vnímány jako naléhavější nebo hodnotnější. Ale jedná se pouze o vnímání, nemusí tomu tak doopravdy být.
4. Projekty, které jsou vnímány jako zbytečné: Málokdo, nebo nikdo ve firmě není přesvědčen, jakou hodnotu budou mít pro firmu.

Jak tedy obhájit svůj projekt?

Vidíte, že u mnoha projektů jde hlavně o vnímání jejich hodnoty. Vyzkoušejte proto některé z těchto kroků, pokud potřebujete přesvědčit stakeholdery o tom, že váš projekt přinese firmě užitek, ať už zisk, efektivnější fungování, nebo spolupráci, náskok před konkurenty, lepší zabezpečení nebo cokoliv jiného:

1. Zdůrazněte potenciální přínosy projektu: Zaměřte se na jednotlivé přínosy, ale i celkový přínos pro firmu. Použijte myšlenkové mapy pro lepší prezentaci.
2. Jasně formulujte cíle a záměry projektu: Rozumíte vy dobře cílům projektů? Jestli ano, tak je budete schopní dobře vysvětlit i kolegům, aby jim správně porozuměli. Pokud ne, tak si nechte potřebný čas na prostudování, než se pustíte do dalších kroků.
3. Identifikujte a řešte případné obavy nebo námitky: Snažte se pochopit, proč ostatní projekt nepodporují, a řešte jejich případné obavy nebo námitky. Řekněte jim další informace nebo vysvětlete, jak budete řešit rizika, která mohou nastat.
4. Získejte podporu klíčových lidí: Identifikujte klíčové kolegy, kteří mohou projekt podpořit, a požádejte o jejich podporu.
5. Vysvětlete, co budete moci dělat v budoucnu: ať už po úspěšném dokončení tohoto projektu nebo v případě, že tento projekt nebude schválen. Zdá se to logické, ale moje zkušenost je taková, že technicky orientovaní lidé někdy nemají dostatečné schopnosti tyto informace sdělit a jsou pak frustrovaní, když projekt není schválen.

Jakou roli zde hraje komunikace? Klíčovou

Efektivní komunikace je často rozhodujícím faktorem pro úspěch každého projektu, pro nechtěné projekty to platí dvojnásob. A proto je komunikace jedna z nejdůležitějších dovedností každého projektového manažera.

Mezi konkrétní způsoby patří (kromě rad zmíněných dříve jako je jasná formulace cílů a záměrů, identifikace možných námitek apod.) transparentnost a informování kolegů a také používání stejného jazyka - používejte stejná slova a dívejte se na problém jeho očima.

Nezapomeňte být ohleduplní a otevření zpětné vazbě, protože to může pomoci budovat ve firmě důvěru. S vytrvalostí a jasným pochopením hodnoty projektu se vám může podařit přesvědčit i ostatní o jeho hodnotě.

Jedno povzbuzení na závěr

I když váš projekt nebude schválen, nevěšte hlavu. Ve většině firem je mnohem více nápadů než je kapacit pro realizaci. Manažeři jsou většinou chytří lidé, kteří se snaží dělat správná rozhodnutí. A tak váš projekt sám o sobě dává smysl, ale pokud je zařazen mezi další kandidáty, tak je správné dát přednost jiným.