Jak se změní projektové řízení v roce 2021 Několik slov nejen o homeofficu, ale i strategii a vodopádech

Projektové řízení se přitom vyvíjí nepřetržitě, a navíc tento rok mnohé změny ještě urychlil. Zatímco některé metody si dokáží i nadále obhájit svou roli, jiné přestávají být efektivní. Zjistěte, jaké změny očekávat a jak jste na ně připravit.

1. Budeme více pracovat z domova – je to dobře, nebo špatně?

Často slýcháme, že práce z domova je novým trendem. Není to úplně pravda. Řada firem využívá pro své zaměstnance home office nebo částečný home office už léta. Trendem je spíše to, že práce z domova se stala díky Covidu-19 určitou nutností.

Mnoho lidí tuto změnu vítá. Na druhé straně, po roce se možná začnou objevovat inzeráty typu: Úžasný benefit! Klasická práce v kanceláři, kde můžete potkávat lidi i osobně. A projektoví manažeři mohou na práci z domova pohlížet i s jistou obavou – jak budu moci koordinovat svůj tým efektivně a dodávat deliveries načas? Tady máte několik nápadů:

• Sledujte nápady z první ruky – třeba, jak si náš projekťák pomohl organizací chatů a přestavením časů schůzek,
  
• Eliminujte svoje obavy díky dobré organizaci – přesnému sledování času a získání detailních časových výkazů,
  
• Využívejte kalendář pro plánování schůzek – zobrazte si, kdo má kdy volný termín a naplánovat můžete i několik důležitých schůzek dopředu,
  
• Komunikujte v rámci PM softwaru, se kterým pracujete – sjednocením komunikace eliminujete notifikace z e-mailů, chat aplikací či mobilních telefonů. Vše zůstává na jednom místě, a tím se snižuje riziko rozptylování kolegů, které je při home officu samo o sobě již dostatečně velké.

Co tedy s prací na dálku? Ignorovat ji by nebylo moudré, stejně tak, jako ji automaticky brát jako benefit. Pro projektové manažery bude důležité se na ni zodpovědně připravit. K tomu vám pomůže využití správných nástrojů, stanovení jasných (a možná i nových) pravidel v rámci týmu a sjednocení komunikace na co nejméně kanálech.

2. I přes vodopády sprinty plynou dál

Je lepší být v projektovém řízení flexibilní, nebo si vše naplánovat dopředu a držet se plánu zuby nehty? O „souboji stylů“ projektového managementu – Agile vs. Waterfall – jsme psali již v minulosti a byl to nerozhodný zápas.

Dnes se mluví spíš ve prospěch agilního řízení, ale my věříme, že trend bude udávat kombinace přístupů.

„Waterfall nezanikne. Trendem bude
jeho kombinování s agilním přístupem.“

Agile – když neznáte do detailů jednotlivé požadavky a rozsah projektu či výslednou podobu produktu, potřebujete být flexibilní.

• Projekt si rozložíte do tzv. Sprintů, přičemž v každém z nich máte jednotlivé úkoly, které seřadíte podle priority, a pak na nich začne váš tým pracovat,
  
• Průběžně získáváte feedback k jednotlivým výstupům a můžete jej zapracovávat přímo ve fázi vývoje produktu,
  
• Zvyká si na něj stále větší počet vašich klientů,
  
• Základem je mezilidská komunikace, která samotný projekt posouvá dopředu.

Waterfall – když je dopředu dáno, z čeho se projekt skládá, kolik práce vás na něm čeká a jak bude rozsáhlý.

• Víte, jaké jsou jednotlivé deliveries v rámci projektu = znáte jeho pevně stanovený rozsah,
  
• Zdroje jsou na sobě závislé (pokud není dokončen úkol A, nemohou začít práce na úkolu B, pokud není B hotovo, pak nemůžeme jít na C, a tak dále),
  
• Vhodné pro jasně stanovené projekty, kde to musí „odsýpat“,
  
• Ideální pro využití oblíbeného Ganntova diagramu.
  

Kombinace – když jsou některé části projektu definovány přesně a pevně a jiné nikoliv.

• Ideální pro zkušenější projektové manažery, kteří už otestovali výhody obou předchozích přístupů,
  
• Vhodný pro větší projekty skládající se z několika menších úkolů, např. reklamní kampaň, kdy můžete pro některé běžné formáty (online bannery, radiospot) využít Waterfall přístup a pro méně časté formáty (na míru vyrobený speciální dárek do soutěže) pak přístup agilní”,
  
• Výborně lze tyto přístupy kombinovat s vysoce vizuálními technikami jako třeba Kanban nebo Scrum.

3. Motivace na dálku? Integrace. Aneb: Projekt – portfolio – strategie

Při narůstajícím počtu firem a lidí fungujících prostřednictvím práce na dálku se chtě nechtě otevře i otázka motivace zaměstnanců. Firemní snídaně a pejsek v kanceláři jsou pasé; mnohem větším benefitem bude schopnost si vzájemně naslouchat a zapojit kolegy do procesů důležitých pro firmu.

„Éra benefitů jako třeba
“pejsek v officu” je pasé.“

Seniorní projektový manažer a taky manažeři portfolia by se (alespoň na jisté úrovni) měli stát součástí plánování strategie firmy. Díky přehledným nástrojům a funkcím v moderním softwaru je dnes možné z vašich dat vyčíst, kde jsou reálné hrozby a kde se otevírají nové příležitosti. Vemte si třeba Globální Gantt nebo Finanční panel – poskytují objektivní přehled o stavu vašich zdrojů, projektů a peněz a poskytují základ pro plánování dalších projektů i směřování firmy.

Integrujte své kolegy. Dejte si vzájemně možnost podílet se na něčem větším, zapojte portfolio manažeři – ti mohou sami přijít s nápady. Mimochodem, tady jsme sepsali čtyři kroky, díky kterým nastolíte nová témata i ohledně strategie práce.