Jak udržet disciplínu vašeho týmu z home officu: Skutečný příběh našeho projektového manažera

Jak zlepšit disciplínu svých kolegů v dobách “Covid home officu”? Tady jsou má čtyři pravidla a nástroje, které mému týmu pomohli pracovat na nových i rozdělaných projektech tak, jako by tady žádný Covid nebyl.

1. Nastavte pravidla komunikace: notifikace a sdílený kalendář

V kanceláři je komunikace rychlá. Zeptáte se a dostanete odpověď. Pokud vám nemá kdo odpovědět, vrátíte se k práci a necháte si dotaz na později.

Ale home office? To je úplně jiný příběh.

Býval jsem online na dvou chatech (ano, a také na Facebooku), dále na firemním softwaru a samozřejmě na mobilu. K nadhledu nad projekty mi moc nepřidávalo ani neustálé bombardování otázkami, komentáři a občas také hlasy v různých stádiích zoufalství.

Jednotlivé fázy projektů jsem pak dokončoval pokaždé se zpožděním. Proč? Zodpovězení všech požadavků na více kanálech totiž znamená nedostatek času na deepworking – opravdu „hlubokou práci“, kdy věci reálně posouváte dopředu. A právě tak se váš projekt může lehce zaseknout a vydat se na cestu, ach jo – přesčasů a neustálého přesouvání deadlinů.

Samotné nástroje nebyly problémem. Chyběl příkaz k jejich použití. A tak jsem přišel s těmito jednoduchými pravidly:

Vytvořili jsme si něco jako „pořadí důležitosti“ a náš workflow se tak změnil z chaotického na téměř hladký. Celý nápad ovšem stojí na myšlence vzájemného respektu. Čas každého člena týmu je drahý, snažíme se tedy se zbytečně nevyrušovat a spíše spolupracovat. Řečeno jinak, co lze lehce vygooglit, není třeba diskutovat na chatu.

Víte, co je na tom všem nejlepší? Když mi teď zazvoní telefon, vím, že je to buď něco vážného, nebo mě u dveří čeká pizza.

„Používejte smysluplně notifikace, zapojte všechny přes WBS a přizpůsobte schůzky realitě home officu.“

2. Zajistěte synchronizaci a zapojení všech členů týmu

Jsem vizuálně myslící typ člověka. Vidět své nápady mi pomáhá lépe je pak strukturovat. Jakmile mám připravenou myšlenkovou mapu, pustím se do práce. Během „covid home officu“ jsem se o myšlenkových mapách naučil jedno: Sdílejte je! A když to chcete ještě vylepšit, použijte je jako pozadí pro vaše videokonference.

Dříve bych pro svůj projekt vytvořil rozpad práce – Work Breakdown Structure (WBS) a poté si jej nechal pro sebe. To nebylo moc moudré! Je sice pravda, že jsem to stále já, kdo vytváří základní verzi WBS, ale pak přijde online týmová schůzka, kde společně přidáváme nebo odebíráme další části projektu.

Jak to zvedne disciplínu týmu? Každý je zapojen od začátku a stává se tak plnohodnotnou součástí projektu. Nejdůležitější pak je, že každý vidí, co čeká tým jako celek a jak jeho práce ovlivňuje práci ostatních. To se pak v praxi projeví třeba tak, že když se na developmentu nabere spoždění vydáním jedné funkce, je to problém i pro marketingového specialistu, který musí posunout komunikační kampaň o upgradu. Vše je ale vidět přímo ve WBS, a nemusí to letět přes projektového manažera. (Je to lepší i pro „vyříkání si věcí“, kdy nemusíte být prostředníkem, jelikože je všechno jasný dle WBS.)

3. Přizpůsobte časy schůzek realitě + dvě všeobecná pravidla pro schůzky

Mávali jsme naplánované klasické pondělní schůzky na 9:30.
A jak to obvykle dopadlo?

• Alespoň jeden člen týmu chyběl, nebo přišel výrazně pozdě.
• Alespoň jeden kolega měl „problém s připojením k internetu“?
• Schůze byla pokaždé kratší, než jsem plánoval. Každý spěchal na další videomeetingy – zejména hasit f**kupy z víkendu.

Výsledek? Ztracené ráno | Časově náročná individuální follow-upy | Chaos

Moje řešení? Prostě jsem pondělní dopolední schůzky zrušil. Místo toho jsem naplánoval pondělní odpolední schůzky. Proč? Lidé prostě po neděli nebyli připraveni a potřebovali více času na svou vlastní organizaci. Jakmile jsme přešli na odpoledne, všichni přišli včas, připraveni a zázračně (!) fungoval i internet.

Dvě pravidla pro všechny schůzky? Za prvé: zkraťte je a zapojte všechny účastníky. Tak budou vaše schůzky oblíbené a navíc budou mít smysl. (Taky máte kolegy, kteří jen tiše sedí 30 minut a po schůzce vás začnou bombardovat otázkami?)

Za druhé: udělejte po schůzce zápis. Nevím, nakolik dobrý je váš nástroj PM, ale náš Easy Project transformuje vše, co vymyslíme během brainstormingu, na úkoly. Tedy: WBS nebo Ganttovy diagramy > úkoly v PM checklistu, takže to nemusím dělat ručně. Ano, a vše se děje v reálném čase.

Bonus: Nezapomeňte chválit

Když jsem se svého týmu zeptal, co jim při práci z domova nejvíce chybí, jejich odpověď mě trochu překvapila (i když by vlastně neměla). Řekli: „Feedback.“ Ono to dá rozum! Schválit není to samé, co chválit.

Nebo, jak řekl můj grafik: „Cítil jsem se jako stroj. Jen posílám a čekám, zda se objeví xko nebo fajfka. Žádné poklepání po rameni nebo povzbuzení, abych se zlepšoval.“ 

Jako projektový manažer jistě víte, jak mocná zbraň je zpětná vazba. A dnes je mnohem důležitější než kdy jindy.