Jaké jsou nejčastější chyby na začátku projektu?

Proč projektoví manažeři a jejich týmy podceňují přípravnou fázi projektu?

Není to proto, že by projekťáci byli líní či nekonzistentní. (To se sice také může stát, ale předpokládáme, že vy chcete být skvělým PM.) Ve skutečnosti jde o to, že většina projekťáků skáče z jednoho projektu na druhý – když si pak nenajdete po ukončeném projektu čas na to, abyste za ním zavřeli „mentální dveře“ A ZÁROVEŇ jste již pod tlakem rozbíjejícího se projektu, s největší pravděpodobností uděláte chyby nebo špatná rozhodnutí. Než se tedy pustíte do prace na novém velkém projektu, vyhraďte si nějaký čas na přípravu a poté pokračujte krok za krokem podle našich rad.

“U nového projektu si raději vezměte den
či dva navíc, abyste se na něj dokázali
připravit projektově i mentálně.“

Před kick-offem

Předtím než nový projekt začne, čeká vás ještě práce s vaším týmem. Nejprve si promluvte se svým klientem o následujících tématech. Můžete si vytvořit myšlenkovou mapu, do které budete zapisovat všechny informace, poznámky a nápady v logické struktuře, abyste je měli později po ruce a mohli je vyhodnotit.

• Co by se stalo, kdyby tento projekt nikdy neexistoval?
  
  Jistě, lze se na to zeptat i zdvořileji: „Jaký účel má tento projekt?“ Vy ale potřebujete více – přimět vašeho klienta, aby přemýšlel ještě více do hloubky o skutečném účelu a dopadu projektu. Mnohem lepší otázkou je proto „Jak tento projekt pomůže naplnit vaší strategii?“ Byli byste překvapeni, jak často tyto otázky nakonec změní celý brief.

• Skutečný příběh: Společnost, která vyrábí mléčné výrobky, kontaktovala reklamní agenturu, aby vymyslela reklamní kampaň na podporu prodeje. Po sérii dotazů ze strany agentury a několika debriefech se původní zadání změnilo. Problémem totiž nebyla chybějící reklamní kampaň, ale příliš velký jogurtový kelímek – děti jogurt nikdy nesnědly celý a nespokojení rodiče museli zbytky pokaždé vyhodit. První věcí, kterou bylo třeba udělat, bylo zmenšit obal. Jakmile klient s touto změnou souhlasil, přišla na řadu tvorba reklamní kampaně, která ukazovala praktičtější velikost produktu.

• Kolik peněz máme na projekt?
  
  Nejde tady jen o samotnou částku. Pokuste se zjistit, zda existují nějaké další zdroje (v případě, že přijdete s převratným řešením nad rámec financí), nebo je rozpočet pevný. Nebojte se také hovořit o tématech, jako je splatnost faktur, způsob platby, podíly z mimořádných prodejů atd. Odpovědi oceníte, jakmile se vás stakeholdeři zeptají na strukturu rozpadu nákladů a cashflow nového projektu.

• Kdy má být projekt hotový?
  
  Pokuste se od klienta získat co nejpřesnější informace. „V říjnu“ je velmi vágní odpověď na otázku, kdy je třeba dodat všechny výstupy. Jelikož určitě budete mít ve firmě rozběhnutých několik projektů současně a někteří členové týmu mohou pracovat na více z nich, budete muset načasování přizpůsobit nejen přáním svého klienta, ale také aktuálnímu portfoliu projektů.

• Stanovte si způsob komunikace
  
  Ušetřete si spoustu stresu a definujte osoby nebo týmy, které budou společně komunikovat o průběhu projektu – na své i klientské straně. Tímto způsobem získáte kompaktní a strukturovanou zpětnou vazbu místo tuny chaotických e-mailů z různých stran. Dohodněte se také na používání co nejméně komunikačních kanálů, které můžete snadno využívat i ve svém telefonu: v případě spoftwaru pro projektové řízení, dbejte na to, aby měl i šikovnou mobilní aplikací a smysluplné e-mailové notifikace.
  
  TIP: U mnoha projektů (zejména digitálních a vývojářských) vám doporučujeme agilní řízení. V takovém případě využijte výhod Scrum nebo Kanban dashboardů a svým klientům klidně ukažte, jak funguje princip sprintů.

A výsledek? Teď můžete jednoduše a poměrně přesně definovat trojimperativ (iron triangle) sestávající z rozpočtu, rozsahu prací a časových omezení. Může být?

“Zahajte nový projekt dvakrát: nejdříve se
svým klientem a poté se svým týmem.“

Jak rozběhnout projekt se svým týmem

Nyní, když máte od svého klienta dostatek informací, můžete začít s prácemi na projektu. Zorganizujte si informace a členy svého týmu a představte jim nový projekt.

1. Vytvořte pro svůj projekt tým
   
   Chcete-li pro svůj projekt vytvořit tým snů, musíte nejprve zkontrolovat kapacity svých zdrojů. Získejte aktuální přehled o zpožděných úkolech a přidělených hodinách. Vezměte v potaz i dovolené a reálnou pracovní zátěž jednotlivých členů. Pokud potřebujete v týmu člověka, který ovládá velmi specifikou dovednost, neváhejte jej outsourcovat.
   
   Výsledek: Plně funkční tým s dostatečnými kapacitami, zaznamenaný ve vašem nástroji na projektové řízení.
   
   
   
2. Zorganizujte kick-off
   
   Na úvodní meetink pozvěte každého, kdo bude na projektu pracovat. Prezentujte fakta, která jste se dozvěděli od svého klienta, a vyzvěte členy svého týmu, aby se ptali. Nebuďte zklamaní, když na některé z otázek nebudete znát odpověď. Naopak, je jenom dobře, že se o překážkách dozvíte dřív, než na ně narazíte.
   
   TIP: V závislosti na projektu a vašem vztahu s klientem můžete také zvážit jeho pozvání na tuto úvodní schůzku.
   
   Výsledek: Debrief s klientem nebo struktura rozpadu práce.
   
   
   
3. Udělejte si přehled o všech nápadech
   
   Pokud čtete naše blogy pravidelně, určitě jste si všimli, že často směřujeme pozornost našich čtenářů na mindmapping. V tomto kroku využijte toho, že máte celý tým v jedné místnosti – nebo na jednom online hovoru – a zapište si do myšlenkové mapy vše, co spolu vymyslíte k realizaci celého projektu. Takto vytvoříte přehledný seznam všech nápadů a později je můžete zrevidovat, prioritizovat a některé z nich proměnit v úkoly.
   
   Výsledek: Vizuální seznam všech možných úkolů, vytvořený všemi členy týmu pracujících na projektu.
   
   
   
4. Uspořádejte úkoly v Ganttově diagramu
   
   Nejjednodušší způsob, jak uspořádat úkoly, které vás čekají, je použít Ganttův diagram od Easy Projectu. Doplňte milníky, dílčí úkoly a vztahy mezi nimi. Jakmile máte diagram připraven, můžete jej sdílet se svým týmem, aby všichni členové viděli, jak jejich práce navzájem souvisí.
   
   Výsledek: Vizuální uspořádání úkolů v časovém rámci.

“Pokud máte opakující se typy projektů,
ušetřete čas pomocí projektových šablon.“

Shrnutí

Začátek projektu určuje celý jeho průběh a častokrát i kvalitu finálního výsledku. Abyste se vyhnuli nejčastějším chybám na začátku projektu, využijte sadu nástrojů, které pomůžou vašemu týmu lépe fungovat. Hlavně si ale udělejte čas na důležité sdílení informací s klientem a získejte co nejvíce detailů o účelu projektu a klientských očekáváních.