Jaký byl rok 2020 pro projektové manažery? Objevte 7 hlavních trendů z velkého průzkumu

Možná jste byli jedním z nich, a pokud ne, v tomto článku pravděpodobně najdete odpovědi na otázky podobné těm, které jste si vloni sami kladli. Co se tedy změnilo a jak se lišil pohled „našich“ projekťáků oproti těm zahraničním?

Na co jsme se projekťáků ptali?

Home office, disciplína týmů, změny budgetu a profitability, propouštění i nábory, přechod na efektivnější software pro řízení práce, ale i „problémy se sebemotivací“. I když to zatím vypadá jako výsledek SEO analýzy, ve skutečnosti jde o nejčastější reakce účastníků našeho průzkumu. Podívejte se na výzvy, překážky, ale i pozitiva, které rok 2020 přinesl v projektovém řízení.

“Nejvíc mě trápil tlak zákazníků na snížení cen, a poté neustálé přehodnocování profitability projektů.”

Pojďte se podívat na 5 nejzajímavějších – a někdy možná i celkem překvapivých – výsledků a odpovědí.

1. 2020 – horší, nebo ne?

I když přibližně polovina českých respondentů nehodnotí uplynulý rok dobře, pořád je to relativně optimistický výsledek vzhledem k tomu, co letos zažívalo mnoho tradičních odvětví. Tak třeba až cca 90 % manažerů z průmyslu a logistiky vnímá minulý rok hůře než očekávali a jenom asi 10 % manažerů jej, naopak, vnímá mnohem lépe. Abychom ale byli fér, je třeba říct, že v našem průzkumu měli velké zastoupení respondenti z IT. Zajímavé je ale porovnání se světovými manažery: téměř 65 % z nich hodnotí 2020 jako rok, kdy vše dopadlo dle očekávání ba i lépe nebo mnohem lépe.

Výsledek: Vnímání uplynulého roku je výrazně pozitivnější u zahraničních než u našich projekťáků.

2. Home office a jeho odpad, ehm, dopad na produktivitu

Z přechodu na home office měli mnozí projekťáci strach. Zejména pak ti, u kterých to bylo ve 2020 „tenkrát poprvé“. Více než třetina z nich zaznamenala propad v produktivitě o 10 až 49 %. Naopak, nejpozitivněji hodnotili dopad home officu na produktivitu týmů manažeři z těch firem, ve kterých již byla práce z domova zaběhnutá. No a téměř polovina manažerů nevnímá žádnou změnu produktivity, což lze v podstatě považovat za úspěch. Zahraniční manažeři jsou opět o cosi pozitivnější: třetina z nich vnímá nárůst produktivity na home office (v Česku je to jen 13 %).

Výsledek: Pokud jste při přechodu na home office nezaznamenali žádnou změnu, je to důvod spíš ke gratulaci než k zoufání.

“Nedokázala jsem si zvyknout na to, že jsem nemohla být u všeho osobně a musela se spoléhat jenom na deadliny.”

3. Jak se vám řídili projekty z domova?

Špatně. Jenom třetina českých projekťáků hodnotí řízení týmů na dálku pozitivně. Důvodů je, samozřejmě, víc, ale nejčastější z nich jsou problémy s disciplínou týmů. Nevypadá to ale, že pandemie by se chystala na dovolenou, a proto bude dobré se řízení na dálku postavit čelem a postupně si na něj zvykat. Stejně tak, jak je tomu u projekťáků v zahraničí – v našem průzkumu až dvě třetiny manažerů s „remote řízením“ nemají problém a nebo jej dokonce hodnotí pozitivně.

Výsledek: Dálkové řízení týmů bude patřit ke stabilné výbavě zkušeného projekťáka. Vyplatí se mu proto přijít na chuť a eliminovat problémy, které s sebou přináší. V souvislosti s tím jsme nedávno sepsali 3+1 opravdu fungujících a ověřených tipů, jak na to.

4. Deadliny a peníze

Co myslíte, jak ovlivnila korona krize výnosnost projektů? Až třetina českých i světových manažerů říká, že nijak. Propad profitability byl u nás také téměř stejný jako u zahraničních respondentů. Jiné je to ale s jejím nárůstem. Ten byl o 40 % častější u zahraničních projektů, kde ho zaznamenala asi pětina manažerů.

Deadliny a doručování projektů jsou „starou známou issue“ i bez korona krize. Dle výsledků našeho průzkumu ale až tři čtvrtiny projektových manažerů v Česku doručili své projekty později, což považujeme za vcelku hrozivý výsledek. O to víc, když jej srovnáme se zahraničím, kde mělo podobný problém něco málo pod polovinu manažerů a urychlené doručení projektů zaznamenali třikrát častěji.

Výsledek: Ne všechno jde ovlivnit, ale finanční úspěch projektu se alespoň zčásti odzrkadluje v dobrém řízení a doručení načas. S tím, aby projekty i ve složitých situacích fungovali tak hladce, jak to jen jde, souvisí odpověď na další otázku v průzkumu.

“Home office mi najednou přidal o dva projekty navíc – jednomu jsou 2 a druhému 5 let.”

5. Ztráty a nálezy

Otázka, zda korona krize přinesla vaší organizaci i něco byznysově zajímavého – třeba neočekávané obchodní příležitosti – může znít jako provokace. Podívejte se ale na výsledky: více než polovině manažerů se vlivem loňských událostí podařilo získat nečekané nové projekty. Je to jistě způsobeno i tím, že značná část respondentů je z prostředí IT, ve kterém byl minulý rok minimálně stejnou příležitostí jako hrozbou. Na druhou stranu, rok zhatil plány druhé polovině firem, ve kterých o projekty nečekaně přišli.

Ve srovnání se zahraničními manažery jsme na tom byli v případě nálezů i ztrát hůř.

Výsledek: Strach ze zrušení projektů byl rozhodně oprávněný. Nakonec se ale ukázalo, že největším problémem bylo, jak pokračovat v řízení stávajících a nových projektů. Každá třetí společnost dokonce získala nový projekt nad plánovaný od nového nebo stávajícího klienta.

6. „Cena za nejrušnější oddělení roku 2020“ putuje do rukou…

HR. Pravděpodobně. I když snižování odměn bylo v uplynulém roce 4x častější než jejich navyšování. Nejvíce snižovaly odměny střední firmy, a současně i nejméně propouštěly. Naopak velké firmy snižovaly odměny nejméně často, zato ale nejčastěji propouštěly.

Jak to ale všechno ovlivnilo bonusy a platy? Pokles odměn byl u respondentů 4,5x častější než jejich nárůst. Přibližně polovina manažerů ale tvrdí, že v otázce bonusů a mezd se nezměnilo vůbec nic.

Výsledek: HR manažeři čelili nejen propouštění a najímání zaměstnanců. Důležitou součástí jejich agendy bylo snižování/přidávání pracovní zátěže, rekvalifikace a vzdělávání.

“Jsem spíš přes osobní vybavování. Zíral jsem na prázdnou stránku nového mailu, jako bych měl napsat knihu.”

7. V nouzi poznáš přítele – v krizi dobrý nástroj pro projektové řízení

Věřte nám, že to byl krušný rok i pro firmy, které vyvíjí nástroje projektového řízení. Již v březnu se nám podařilo do Easy Projectu přidat Řízení rizik. Usilovně jsme pracovali na dalších požadavcích klientů na nové funkce pro snazší práci na dálku. Vše vyústilo na podzim – ve verzi 10.6 jsme vydali nejlepší Ganttův diagram pro snadné plánování, jaký jsme kdy měli, a zároveň s vylepšeným Řízením zdrojů, tak abyste své projekty měli pod kontrolou, ať už pracujete odkudkoliv. Mnohým z vás jsme také osobně radili, jak na situaci vzniklou v souvislosti s koronou reagovat, abyste mohli zachovat kvalitu výstupů a finanční zdraví svých projektů.

Společnosti a organizace po celém světě používají spoustu různých softwarů pro projektové řízení, a zhruba 40 % týmů v Česku i zahraničí nakonec začalo pracovat s novým softwarem. Zajímavé však je, že zatímco čeští manažeři spíše navyšovali celkový počet softwarů, ti zahraniční spíše nahrazovali staré nástroje za nové.

Výsledek: Práce na dálku a rychlé reagování na změny prověřilo nejen projektové manažery, ale i jejich nástroje. Mnohé se ukázaly jako nedostatečné – významná část respondentů je musela buďto úplne vyměnit, nebo doplňovat. Nám to potvrdilo jednu věc – více než kdy jindy se nyní vyplatí pracovat se softwarem, který poskytuje všechny nástroje pro projektové řízení pod jednou střechou.

Shrnutí

18 otázek z našeho velkého průzkumu přineslo i překvapivé odpovědi. Na nový způsob řízení projektů si jednodušeji zvykají organizace, které se již v minulosti naučili účinně pracovat i na dálku. Tomu tak je bohužel zatím především v zahraničí, ale víme také, jak se posunout dál a řídit projekty lépe: Když jde vše hladce, je nejvyšší čas na zkoušení nových věcí a testování moderních přístupů. A nezapomeňme ani na softwaru pro projektové řízení – může mít významný pozitivní vliv na připravenost týmů, efektivitu práce a včasné doručování samotných projektů.“