Jakých chyb byste se měli vyvarovat při plánování rozpočtu projektu

Rozpočet projektu rozděluje všechny odhady nákladů do kategorií a dále je shrnuje do jediného dokumentu, který je velmi užitečný v několika fázích projektu.

Rozpočet projektu je jedním z nejdůležitějších prvků každého rozpočtu, a to zcela oprávněně. Tento dokument samotný slouží jako podklad pro mnoho rozhodnutí a může hrát důležitou roli při rozhodování o úspěchu projektu. Slouží také jako kontrolní mechanismus k měření pokroku a nákladů a v pravidelných intervalech analyzuje výkonnost projektu.

Rozpočet projektu využívá více zdrojů informací, včetně struktury rozpisu prací, historických informací, původního rozpočtu, požadovaných zdrojů, odhadů trvání činností a očekávaných odchylek.

Jak připravit úspěšný rozpočet projektu?

Vzhledem k tomu, jak zásadní roli hraje rozpočet projektu, je důležité, aby byl rozpočet projektu realistický a co nejvíce se blížil skutečnosti. Úspěšný projektový rozpočet lze připravit několika způsoby.

1. Určení vhodné techniky

Než začnete s přípravou, musíte určit vhodnou techniku pro rozpočet vašeho projektu. V závislosti na analýze typu, povahy a cílů vašeho projektu se můžete rozhodnout pro analogický odhad, odhad shora dolů a/nebo parametrický odhad.

Zatímco některá z těchto technik může být pro určitý projekt vhodnější, stejná technika nemusí být vhodná pro jiný projekt, který je jiné povahy. Z toho vyplývá, že technika, kterou zvolíte pro rozpočet projektu, musí dobře odpovídat vašemu projektu.

2. Vývoj a definice klíčových ukazatelů výkonnosti

Rozpočet projektu je tak dobrý, jak dobré jsou jeho klíčové ukazatele výkonnosti (KPI). Dobře definované klíčové ukazatele výkonnosti vám usnadní sledování a měření prvků rozpočtu projektu. Můžete si vyžádat podněty od odborníků v rámci vašeho projektu a podle nich vytvořit příslušné KPI.

3. Využití historických dat a precedentů

Skvělým nápadem je začít pomocí dříve provedených rozpočtů a jejich analýzy. Nejenže můžete hledat inspiraci v technikách, analýzách a informacích, které byly použity v předchozích datech, ale můžete se také poučit, co nedělat a jakých chyb se vyvarovat pro rozpočet projektu, na kterém pracujete.

4. Nešetřete detaily

Aby byl rozpočet realističtější a přesnější, je důležité zahrnout do něj všechny relevantní údaje a detaily. Měli byste se snažit zajistit, abyste nepřehlédli žádné potenciální náklady a zahrnuli do rozpočtu i ty nejmenší detaily, protože se může ukázat, že jsou natolik významné, že v budoucnu ovlivní celý rozpočet.

Obvykle platí, že čím vícerozpočtu zahrnete více údajů/informací, tím bude přesnější. Přesto je také důležité nenechat se unést a nezahrnout každou nepodstatnou informaci jen kvůli ní. Vzhledem k omezeným zdrojům a času musíte mít pevný úsudek a správně se rozhodnout, co zahrnout a co ne.

5. Přezkoumání a revize

Jakkoli může být rozpočet projektu přesný, stále se jedná o pouhou prognózu, od níž se realita v průběhu realizace projektu může odchylovat. I když se budete snažit zohlednit všechny potenciální faktory, může se stát, že váš rozpočet projektu bude konfrontován s některými nevyhnutelnými a nepředvídanými faktory, které mohou rozpočet projektu do značné míry ovlivnit. Proto je důležité rozpočet často revidovat a přezkoumávat, a pokud zjistíte odchylku, je třeba ji nahlásit příslušné zainteresované straně a zahájit proces odsouhlasení.

Chyby, kterým se vyhnout při plánování rozpočtu projektu

Níže uvádíme aspekty, kterých se musíte vyvarovat při plánování a přípravě rozpočtu projektu, aby byl realistický, přesný a v konečném důsledku úspěšný.

1. Velká závislost na předchozích údajích

Využívání předchozích dat je sice považováno za dobrou praxi, ale hranice mezi jejich využíváním a úplnou závislostí na nich je tenká. Přílišné spoléhání se na dřívější údaje a nezačlenění odchylek, časové hodnoty a vhodných multiplikátorů by v konečném důsledku vedlo ke špatnému odhadu a nepřesnému rozpočtu projektu.

2. Nesprávné vymezení oblasti působnosti

Rozsah projektu musí být předem jasně definován, jinak by mohly v pozdějších fázích projektu vzniknout problémy s rozpočtem, spojené s vysokými náklady na nápravná opatření. Neúplná definice rozsahu může mít za následek vynechání odhadu nákladů z rozpočtu projektu, což by vyvolalo obrovské pochybnosti o jeho důvěryhodnosti a přesnosti.

3. Podcenění nákladů

Optimismus je sice dobrá věc, ale může vás svádět k podcenění nákladů a nereálným odhadům. Během přípravy rozpočtu projektu se může stát, že podceníte náklady jen proto, abyste snížili odhady a podařilo se vám rozpočet udržet v požadovaných limitech.

I když vám to krátkodobě může projít, rozhodně se vám to vymstí, protože pokud jsou vaše odhady rozpočtu podhodnocené a nepřesné, budete se v pozdějších fázích projektu potýkat s problémy při schvalování dodatečných finančních prostředků, abyste zaplnili mezery, se kterými jste původně nepočítali.

4. Nadhodnocení dostupnosti

Další věc, která vám může při plánování rozpočtu projektu uniknout, je započítání nedostupnosti členů týmu, kteří na projektu pracují. V ideálním případě vycházíte z odhadu, že celý tým bude k dispozici na 100 % požadovaného času, a podle toho sestavíte odhad rozpočtu.

Ačkoli 100% dostupnost zní lákavě, v praxi to není možné a měli byste počítat s očekávanou i neočekávanou nedostupností členů týmu a zahrnout tento faktor do rozpočtu projektu.

5. Nezapočtení daní

Ačkoli se to může zdát jako drobnost, může být nakonec příčinou značného překročení nákladů. Abyste mohli sestavit přesnější rozpočet, musíte se ujistit, že všechny vaše odhady a cenové nabídky obsahují daně.