Krok za krokem řízením projektového portfolia

Často totiž přemýšlíme o projektech jako o jednotlivých nezávislých entitách, a podle toho je řídíme. Ve skutečnosti jsou projekty jedné firmy v drtivé většině propojeny. Musíme ale zjistit, jak moc. Projekty na sebe mohou být navázány skrze rozpočet, časový plán nebo zdroje. A abychom s těmito veličinami mohli efektivně nakládat, je potřeba chápat význam jednotlivých projektů v kontextu celé organizace.

PPM nám nejvíce pomáhá v situacích, kdy naše firma například pracuje na více projektech za využití stejných zdrojů, ať už pro jednoho či více klientů. Použitím řízení projektového portfolia můžeme lépe reflektovat potřeby a priority jak klienta, tak i naší firmy. Při nadměrném počtu projektů, je totiž správně nastavené projektové portfolio nejlepším způsobem, jak minimalizovat ztráty ze špatných projektů a maximalizovat zisky ze všech ostatních.

Co je projektové portfolio a jak ho řídit?

Projektové portfolio je výčet projektů, které právě obstaráváte. Takové portfolio potom můžete centrálně řídit, tedy sledovat a spravovat projekty a jejich dílčí části, tak aby bylo dosaženo strategických cílů. Cílem PPM je využít potenciál jednotlivých projektů a úspěšně je dokončovat. Většinou se PPM používá k vyhodnocení návratnosti projektů, což napomáhá k rozhodování o tom, jakým projektům se příště vyhnout, a ve světle řízení rizik rozhodovat o alokaci zdrojů na ty perspektivní. Velmi užitečným nástrojem pro řízení vašeho projektového portfolia jsou tedy softwary, které nabízejí Business Intelligence funkce.

Pokud je správně použit, management projektového portfolia je ideálním nástrojem pro informování všech aktérů – včetně klientů a zaměstnanců – o průběhu, významu i rizicích projektů. Zároveň zvyšuje transparentnost a zjednodušuje identifikaci zodpovědnosti za jednotlivé úkony i projekty.

V čem se řízení portfolia liší od řízení projektů?

Tyto podobně znějící činnosti se lze jednoduše rozlišit podle jejich účelu. Mezitím, co řízení projektů umožňuje využít znalosti, schopnosti, nástroje a techniky k naplnění požadavků daného projektu, tak řízení portfolia se nezabývá tolik průběhem projektů, jako jejich výběrem a sledováním významu v kontextu dalších aktivit organizace.

Pokud tedy například požadavky nutné ke splnění jednoho projektu vedou ke komplikacím v druhém, výnosnějším projektu, prostřednictvím PPM se určí, že první projekt je buď pozastaven nebo zdroje odkloněny do druhého, důležitějšího, projektu. Řízením portfolia se tímto způsobem dosahuje optimální kombinace výnosných projektů. Manažeři projektových portfolií se poté starají o jedno i více portfolií a využívají k tomu především finanční modely a algoritmy.

Řízení projektového portfolia krok za krokem

1. Inventář

Nejdříve je nutné identifikovat všechny projekty, které spadají do vašeho portfolia. Čím více jich je, tím spíše je nutné je systematicky třídit, kategorizovat a sledovat jejich napojení na cíle organizace.

2. Strategie

Strategie vaší organizace je základem pro PPM a rozhodování o prioritách napříč projekty, a proto je naprosto nezbytné si ji ujasnit nebo specifikovat, než se do řízení portfolia pustíte. Po stanovení strategie je také dobré určit členy týmu, kteří budou sledovat její plnění. Vaše strategie se mohou různit, ale v optimálním případě chcete mít portfolio projektů, kde se snoubí rizika s výnosy, přičemž jsou naplněný interní cíle.

3. Analýza

Zaměřte se na své projekty. Sledujte jejich výnosnost, náklady, zdroje, rizika. Sledujte týmy, kondici společnosti, dostupné lidské zdroje, cashflow. Zkrátka všechny možné ukazatele, které vám pomohou lépe pochopit situaci, ve které se vy a vaše organizace nacházíte, a pomohou vám efektivně řídit vaše projektové portfolio.

4. Soulad

Dále analyzujte, zda jsou vaše projekty v souladu nejen s celkovou strategií ale i s jednotlivými částmi vaší organizace. Alokujete klíčové zdroje na klíčové projekty? Odpovídá počet a rozsah projektů vaším možnostem? Máte pokryté krátkodobé, střednědobé i dlouhodobé plánování? Sledujete rizika spojená s vaší strategií napříč projekty? Koresponduje výběr projektů s filozofii vaší společnosti?

5. Řízení

Čas na rozhodování. Poté co jste analyzovali vaše portfolio a jeho aspekty v širším kontextu vašich aktivit, je potřeba udělat odpovídající rozhodnutí a změny na základě toho, co jste se dozvěděli. Třeba budete měnit harmonogramy, možná rušit projekty nebo přikládat nové priority. V každém případě při tom postupujte obezřetně, pro úspěšné řízení portfolia je potřeba dobře spolupracovat s jednotlivými týmy i jejich členy.

6. Testování a úpravy

A jako vždy, vše je nutné testovat a dle zpětné vazby upravovat a adaptovat. Jednorázové využití řízení projektového portfolia vám úspěch nezaručí, je potřeba s ním pracovat dlouhodobě a opakovaně, a do jeho vylepšování zahrnout i další lidi.

Jak úspěšně řídit projektové portfolio

Už jste portfolio úspěšně sestavili a řídíte jej, ale nepřináší vám výsledky, jaké jste očekávali? Pak pro vás máme ještě pár rad navíc:

• Správně identifikujte rizika a mějte připravené kroky pro záchranu upadajících projektů.
• Nebojte se rušit projekty, pokud nejsou v souladu se strategií.
• Přibližte strategii členům týmu, ať vidí její napojení na jednotlivé projekty.
• Dbejte na přesnost dat, které máte k dispozici. Stejně tak je důležité k nim mít přístup.
• Zjednodušte a zpřehledněte práci členům týmů, aby mohli efektivně pracovat a zároveň sdílet informace o projektech (čas, práce atd.), tedy zpřístupňovat klíčová data.
• Vyhněte se micromanagementu. Řízení projektového portfolia je o perspektivě, chápání věcí v širším kontextu. Neztrácejte čas na drobnostech, které nejsou v tomto ohledu důležité.

Nástroje pro řízení projektového portfolia

Jak už to s nástroji jako je software pro řízení projektů nebo přímo software pro řízení projektového portfolia bývá, o žádném se nedá říct, že je nejlepší. Výběr nástrojů je subjektivní, a jeho úspěch záleží na řadě faktorů. Až si budete vybírat ten svůj, zkuste si při tom položit některé z následujících otázek:

• Na co takový software potřebuji?
• Chci, aby byl můj software pro řízení portfolia online nebo offline?
• Kolik lidí bude software používat?
• Budou do systému mít přistup pouze členové týmu a zaměstnanci nebo i klient?
• Zajímá mě, jak vypadá uživatelské rozhraní? (nás v Easy Projectu rozhodně ano!)
• Je nástroj uživatelsky přátelský?

To jsou pouze některé z otázek, které si můžete položit. A pokud po jejich zodpovězení dojdete k tomu, že chcete pro management vašeho projektového portfolia zkusit třeba Easy Project, tak jsme vám k dispozici a připraveni vám pomoci dosáhnout vašich cílů!

Výhody řízení projektového portfolia

Pustit se systematicky do aplikace managementu projektového portoflia přináší víc výhod než jen předvést šéfům nový cizí termín. Řízení portfolia má potenciál zvýšit nejen úspěšnost, ale především výnosnost vašich projektů. Často nezáleží na tom, jak cenný je projekt pro firmu, když se v něm pouze topí prostředky. A díky znalostem a informacím získaným z projektového portfolia je firma také lépe připravena na rychlé rozhodování a umí se lépe adaptovat.

Řízení projektového portfolia může navíc přijít vhod v případech restrukturalizací nebo systematických organizačních změn, kdy jsou běžící projekty podrobeny auditu a jejich význam a výnosnost analyzována pro rozhodování o dalších změnách.

I když však není ve hře dalekosáhlá transformace, může být řízení projektového portfolia velmi komplikovaný proces, jehož výsledky nemusí být vidět přes noc. S dedikovanými členy týmu, adekvátně nastavenými prioritami a správnými nástroji však nabízí cestu k zásadnímu zefektivnění vaší organizace.