Osvědčené praktiky pro řízení projektového portfolia

Pokud to dobře umíte, vypadá to na první pohled snadno. Jakmile ale uděláte velkou chybu, všechno se vám sesype pod rukama.

Těm z vás, kdo ví, že mají na starosti projektové portfolio, a ne sadu rozsáhlejších úkolů, jak jsme si ukázali minule, se pak v praxi budou hodit tipy, metodiky nebo postupy pro úspěšné řízení projektů i portfolia. Když totiž máte na starosti víc jak jeden projekt, musíte efektivně pracovat s časem, jinak riskujete selhání a dost možná i vyhoření. Abyste se s tímto úspěšně popasovali, připravili jsme si pro vás tentokrát následující rady.

Plánujte

Stejně tak jako vytváříte plán jednoho projektu, je třeba plánovat si předem více projektů. Ať už jste jako projektoví manažeři, jakkoliv schopní, bez jasného plánu se vše lehce vymkne kontrole. Doporučujeme proto na týdenní bázi plánovat vaši vlastní práci a důsledně prioritizovat. Berte při tom v potaz blížící se termíny, vaše kapacity i vašich kolegů, a buďte připraveni plán během týdne za chodu přepracovávat. V případě, že si ústřední plán pro vaše portfolio neuděláte předem, budete jej muset tvořit za chodu jednotlivých projektů, čemuž byste se rozhodně měli vyvarovat.

Nejde o to, aby byl plán stoprocentní a zcela dodržen, ale aby vám dal základní operační strukturu. Situace se může změnit ze dne na den, je proto třeba sledovat aktuální dění okolo vašich projektů, a plán adekvátně revidovat a upravovat, stejně jako na něj navázanou alokaci zdrojů.

Organizujte

V situacích, kdy řídíte více projektů, se na vás nevyhnutelně povalí chvílemi až neúnosné množství informací. Je proto kriticky důležité, abyste na jejich organizaci a třídění používali k tomu určené nástroje, jako je například Ganttův diagram. Zcela jistě ale opusťte myšlenku, že byste víc projektů najednou odřídili bez použití softwaru pro projektové řízení.

Důležité je, aby váš tým také věděl, kdo má zodpovědnost za co. Projekt může běžet jako dobře namazaný stroj pouze když jeho součásti vykonávají svou roli.

Komunikujte

Od plánování, přes reportování až po vyhodnocování, zdravá komunikace v týmu je klíčová pro globální řízení projektového portfolia. Projektový manažer v těchto chvílích slouží jako spojka, která musí přijímat informace, pracovat s nimi a předávat je dál. Pokud chcete projekty řídit úspěšně, za všech okolností musíte komunikovat srozumitelně.

Schopnost správně vysvětlit vašemu týmu jádro problému je zásadní, jinak vás všechny bude stát další a další vysvětlování více času. Zároveň pokud nemáte správně nastavenou komunikaci s vašimi kolegy, ideálně upřímnou a efektivní, mohou se důležité informace snadno ztratit v komunikačním šumu.

Delegujte

Ať už skrze nástroje Easy Projectu, nebo jinou komunikací, při řízení celého portfolia musíte co možná nejvíce vlastních úkolů delegovat na vaše kolegy. Pokud ještě stále máte tendenci některé úkoly rovnou sami odbavovat, zbavte se jí. Vaší rolí je sledovat širší kontext všech projektů, proto se nestyďte přehazovat exekutivní práci na váš tým, abyste se mohli lépe soustředit na to důležité.

Musíte přitom mít důvěru ve vaše kolegy a jejich schopnosti, stejně tak, jako oni musí věřit vám. Bez této vzájemné důvěry se na sebe pak nemůžete spolehnout při plánování nebo doručování delegované práce.

Nejen s organizací, ale také s komunikací, týmovými rolemi a delegací práce vám pomůže dobře zvolený nástroj pro řízení projektů. V Easy Projectu najdete moduly a řešení pro všechny tyto aspekty, a k dispozici budete mít například i Gantt pro nastavení a revidování plánu vašeho portfolia. Při globálním řízení vašeho projektového portfolia se vám doopravdy bude hodit každá pomůcka k usnadnění práce.