Pracovat chytře: Jak najít správnou rovnováhu mezi krátkodobými požadavky a dlouhodobými projekty

Řekněme, že provozujete své vlastní podnikání a přicházejí za vámi klienti, ale také chcete prozkoumat nevyužité příležitosti. Nebo možná vaše společnost chce snížit provozní náklady v reakci na Covid-19, aniž by musela odložit či zrušit projekty, které mohou potenciálně podpořit dlouhodobý růst. Jak řídit úkoly, které musíte udělat právě teď, a přitom splnit i zásadní cíle stanovené pro budoucnost?

Většina plachetnic je vybavena záložním vznětovým motorem, který je udrží v chodu. Podobně musíte vyvinout metodu zvládání hromadících se požadavků a udržet vše v pohybu správným směrem.

Naštěstí existují účinné přístupy k dosažení této rovnováhy. Následující kroky mohou být obzvláště výhodné pro správu krátkodobých potřeb a tužeb, aniž byste ztratili ze zřetele svoji dlouhodobou vizi.

1. Propojte krátkodobé a dlouhodobé

Zdaleka nejdůležitější otázky, které si musíte položit, když zvažujete, zda splnit či nevyhovět nové krátkodobé poptávce, se týkají toho, jakou mají tyto poptávky vazbu na vaši vizi a strategii. Posouvá vás daný požadavek směrem k vaší předpokládané budoucnosti? Má tento požadavek nějaké aspekty, které ohrožují vaši schopnost dosáhnout vaší vize? Můžete v budoucnu využít některé prvky tohoto krátkodobého projektu?

Když se nad těmito otázkami zamyslíte, umožní vám to pochopit, zda jde o krátkodobý úkol projekt typu „jednou a hotovo“ nebo zda může sloužit jako šablona pro spuštění nového projektu v budoucnosti. Krátkodobé požadavky, které se vyplatí přijmout, mohou být častěji využity v budoucnosti ve větších celcích či projektech.

Jednorázové úkoly samozřejmě nejsou vždy špatné. Pokud je například vznikající poptávka technickým rizikem, které nemůžete ignorovat, musíte být připraveni a ochotni přemístit své zdroje, abyste se jí přizpůsobili.

Pokud tak však učiníte, musíte k problému přistupovat stejně jako k projektu neustálého zlepšování. Musíte si pro něj vytvořit strukturovaný plán a pochopit a kvantifikovat jeho účinky. Nástroj pro správu projektů, jako je Easy Project, může poskytnout cennou pomoc při odhadování a plánování projektů a při výpočtu kritické cesty.

2. Ospravedlňte krátkodobé požadavky daty

Poté, co srovnáte své krátkodobé požadavky se svou dlouhodobou vizí, podívejte se na reálné úkoly a práci, které před vámi stojí. Ujistěte se, že to, co zvažujete, dává smysl podle objektivních i subjektivních údajů.

V této fázi je důležité oddělit vznikající emoční požadavky od racionálních potřeb, které platí pro širší publikum. Studie ukazují, že příliš mnoho krátkodobých požadavků je zaměřenou na ad hoc emocionální reakci. Pokud jste například IT podpora pracující na dálku, může vás kontaktovat klient a stěžovat si na nedostatek v systému. Tato stížnost může způsobit, že rychle přejdete do režimu odezvy, aniž byste dostatečně promysleli dopad problému na vaše dlouhodobé projekty.

Chcete-li pracovat efektivně, musíte shromáždit dostatek údajů o krátkodobých úkolech, které jsou po vás neustále vyžadovány. Tak můžete přesně vyhodnotit jejich důležitost a podle toho je naplánovat.

3. Sledujte pečlivě jak krátkodobé, tak dlouhodobé projekty

Krátkodobé požadavky mohou být tvořeny rychlými úkoly, ale protože se neustále objevují další a další, mohou rychle zabrat celou vaši pracovní dobu. Je zásadní, abyste pečlivě sledovali své nevyřízené položky, abyste zajistili, že vaše krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé úkoly zůstanou vždy v rovnováze a vy půjdete po správné cestě.

Vhodné řešení pro správu projektů vám pomůže tyto projekty efektivně sledovat a označovat jejich požadavky, abyste kolem nich mohli vytvářet dashboardy, Ganttovy diagramy a reporty. Díky této viditelnosti můžete efektivně udržovat rovnováhu. Můžete se vyhnout obětování krátkodobých požadavků ve jménu celoročních budoucích vyhlídek nebo ohrožení budoucnosti tím, že svůj aktuální harmonogram zaplníte příliš mnoha krátkodobými úkoly.

Pokud jste součástí týmu, řídicí panely a reporty vám pomohou zajistit neustálou informovanost členů a přesné informace. Namísto toho, abyste trávili čas hovory přes Zoom a diskusemi o názorech, můžete se věnovat analytice, tj. nákladům, návratnosti a budoucím dopadům.

Rovnováha je ve vás

Kdykoli zjistíte, že se potýkáte se soubojem krátkodobých a dlouhodobých priorit, zhluboka se nadechněte a postupujte podle výše uvedených kroků. Pochopte, jak může krátkodobá poptávka ovlivnit celkový obraz, a použijte data k vyhodnocení příslušné práce. Pokud je správným rozhodnutím převzít požadavek, použijte efektivní řešení pro správu projektů, abyste mohli sledovat svůj pokrok a upravovat svůj plán podle nových informací, které se k vám dostanou.

Pokud použijete tento strukturovaný přístup, nejenže úspěšně nastolíte rovnováhu mezi krátkodobými a dlouhodobými požadavky, ale budete také schopni vybudovat si proces, který bude fungovat pro současné i budoucí projekty. Můžete tedy přejít od reakce a „hašení požáru“ k rozhodování, které vás neovlivní vaší vizí.