Projektové řízení: Jak nestagnovat a posunout se v kariéře? Pár tipů od seniorního projekťáka

To bylo před šesti lety a onen uchazeč je dnes zkušený seniorní projekťák, který u nás pracuje s nejmodernější verzi project management softwaru na těch nejkomplexnějších projektech. Sepsal pro vás několik rad, které vám opravdu poslouží jako platný návod, jak se v projektovém řízení posunout o kus dál.

Na internetu najdete spoustu dobrých i špatných článků o tom, co vše by měl projektový manažer ovládat. Pokud rady směrem k vaší kariéře sháníte spíš ve knihách nebo e-boocích, pak jste už zřejmě zjistili, že výčet dostupné literatury vám zabere alespoň jeden pracovní týden.

V tomto článku jsme pro vás proto připravili ověřený seznam tipů a nástrojů, které vám reálně mohou pomoci dělat vaši práci lépe – rychleji, efektivněji, s radostí a menší mírou stresu. Pojďme na to!

Soft skills – jak jsou důležité?

Hodně. Ve finále se sice každý kouká na čísla, ale v během prací na projektu jsou všichni zvědavý na způsob, jak těm číslem kráčíte vstříc. V salesu se říká, že nikdo nechce dělat obchody s negativními lidi, a to samé platí pro práci projektového manažera.

Smyslem ale není přetransformovat se v někoho, kým nejste – rozvíjejte spíš ty soft skills, které plynou přirozeně z vaší povahy a postupně pracujte na těch ostatních. Základní jsou tyto:

1. Komunikace

Ať žije jednoduchá, k věci a efektivní komunikace! Věřte nám, že proti těmto třem vlastnostem nebude namítat žádný klient, člen vašeho týmu ani vedení. Zároveň je nezbytné, abyste všem výše zmíněným dali prostor.

Pozor ale na rozhovor, videohovor nebo chat, který je vláčný již na začátku – jeho výsledkem bude pokaždé jenom ztráta času. Stanovte si proto u každé komunikace cíl, ke kterému budete komunikaci vést.

2. Vedení lidí

O leadershipu existuje X videí, knih a blogů, ale pravidlo, které funguje vždy a všude je staré známé Lead by example. Proto se často stává, že „atmosféra okolo projektu“ (a častokrát i samotný jeho výsledek), jsou odrazem nálady projektového manažera. Mějte o projektu přehled, choďte do práce načas, buďte na mítincích první.

Pozorujte, motivujte, chvalte, reportujte, diskutujte. Když se o projekt a lidi, kteří na něm pracují, upřímně zajímáte, „nakazíte“ zájmem všechny kolem. A pokud by byl někdo přece jenom imunní, pravděpodobně je to signál toho, že problém má dotyčný, a ne vy.

3. Vyjednávání

Projekt je živý tvor a bude za něj třeba bojovat. Nejenom při diskuzích o rozpočtu s klientem, ale i na interní úrovni. Třeba budete muset získat další zdroje nebo více času, či obhajovat zpětnou vazbu v rámci sprintů.

Základní pravidlo: v každém boji zvítězíte jednodušeji, když jsou součástí vaší zbroje i data. Tak se totiž vítězí s úsměvem a bez krveprolévání.

Které nástroje a proč musíte ovládat?

K tomu, abyste své projektové plánování a řízení měli pod palcem a mohli se tak posunout o krok dál, potřebujete ovládat nástroje projektového managementu. Naštěstí, dnes máte k dispozici několik promyšlených softwarů a aplikací, které vám to umožňují.

Nejlépe se vám, ovšem, bude pracovat s takovým nástrojem, který sdružuje všechny důležité funkce pod jednu střechu – ušetří vám spoustu času při organizaci i komunikaci. A to je přesně způsob, jakým funguje Easy Project.

Na začátek si vše nastavíte v přehledném osobním Panelu projektového manažera. Pak se můžete připravit na další čtyři nezbytné dovednosti!

1. Organizace práce a zdrojů

Když s projektem začínáte, udělejte si vizuální myšlenkovou mapu ve Struktuře rozpadu práce (neboli ve „vébéesku“, z angl. WBS – Work Breakdown Structure). Vytvořte ji spolu s celým týmem – všichni tak uvidí, jaké úkoly na ně čekají. Tímto způsobem navíc od začátku podpoříte ve svých kolezích pocit ownershipu.

Kapacitu kolegů nebo zdrojů si snadno ověříte v našich nástrojích pro řízení zdrojů – především pak ve Plánu vytížení zdrojů

Proberte s kolegy čas, potřebný pro dokončení úkolů – motivujete tak každého k odpovědnosti. Pak můžete timing projektu vizualizovat v Ganttově diagramu, a sdílet ho s týmem.

2. Time management a Time tracking

Dodat projekt načas je velmi dobrým znakem vaší práce. Při množství změn, rizik, zpoždění a nečekaných událostí vás může zachránit dobrá organizace času. Sledujte, kolik času tráví váš tým na projektu a nastavte si upozornění na překročení limitů, stanovených ve scopu.

Seniornější projektoví manažeři pak ocení speciální nástroj pro kontrolu projektů a reporting. Díky Earned Value Management nástroji získáte okamžité srovnání vytvořené hodnoty s harmonogramem a náklady.

Vaším úkolem je také rozumně organizovat i čas celého týmu. Využijte pro to Kalendář a Plánovač schůzek. Rada nad zlato: pokud některý z vašich členů potřebuje opravdu nerušeně pracovat, jednoduše mu obsaďte v sdíleném kalendáři celý den – obvykle svou práci dokončí rychleji, než bylo v plánu.

3. Ovládání nástrojů pro agilní řízení projektů

Agilní řízení pomocí metody Scrum nebo Kanban je „in“. Hodně se o něm píše a psát bude (tady máte článek od nás). Na principech agilního řízení projektů pracuje většina IT organizací, a nejspíš i vaši (budoucí) klienti. V Easy Projectu jsme pro vás připravili panely pro Scrum i Kanban, mezi kterými můžete rychle přepínat.

4. Řízení více projektů najednou – Portfolio management

Pokud máte pod sebou vícero projektů, je zřejmé, že jste už své kvality dokázali. Řízení portfolia je ale další level odpovědnosti a vyžaduje si specifické nástroje. Začněme ale tím, jak si práci ulehčit – co tak mít už projekt „předepsaný“?

Díky projektovým šablonám, které si můžete vytvářet průběžně a sdílet je napříč firmou, si ušetříte množství času – i na velkých projektech!

Jako „šéf vícero projektů“ jsou pro vás v Easy Projectu připraveny především tři hlavní nástroje:

• Plně customizovatelný přehled portfolia, který můžete přeměnit na plnohodnotný report připravený k prezentaci,
• Strom portfolia pro rychlý přehled všech svých projektů na první pohled,
• Nový Globální Gantt, umožňující řízení projektů do nejmenšího detailu.

Shrnutí

S vývojem projektového řízení se mění i nástroje, které k němu používáme. Konkurenční výhodu proto získává projektový manažer, který dokáže pracovat s nástroji, reflektujícími tyto změny.

I když jsou soft dovednosti nezbytnou součástí (nejen) projektového řízení, na síle nabírají až poté, co se projekťák může opřít i o data, získané právě díky nástrojům.

Pokud se chcete ve vaší kariéře projektového manažera posunout dál, začněte postupně a stanovte si dílčí cíl: dodat svůj příští projekt rychleji, efektivněji a s využitím nástrojů pro zpřehlednění a ulehčení práce.