Řídíte nový projekt? Zodpovězte si těchto 11 otázek před jeho začátkem

Pokud se chcete vyvarovat pozdějším komplikacím a zkušeným řízením dovést projekt až do úspěšného konce, bez takové perspektivy se neobejdete. Pusťte se tedy do odpovídání:

1. Co je cílem projektu?

Tato otázka má více výkladů, přičemž ten první je veskrze praktický. Co má být finálním výstupem projektu? V drtivé většině případů se nejedná o jednu věc, nýbrž celou řadu výstupů rozprostřených v několika fázích. Jako odpověď na první otázku tedy postačí prostý seznam výstupů, jejichž doručení se očekává, a který vám poslouží jako checklist během celého projektu.

2. Co je skutečně cílem projektu?

Druhý výklad je už o něco složitější, ale o to důležitější. Cílem projektu totiž není samotný výstup, ale efekt, který by měl výstup mít. Navrhujete nové webové stránky? Co od nich klient očekává? Podle čeho bude posuzovat jejich úspěch? Jakou vizi máte následovat? Najděte se svým týmem odpověď i na tyto otázky, a mějte je na paměti napříč celým projektem.

3. Co cílem projektu není?

Obdobně důležité jako stanovení cílů projektu, je i ujasnění toho, o co tu rozhodně nepůjde. Po ujasnění výstupů je proto dobré se zamyslet nad jejich dílčími částmi, a s protistranou si ověřit, kdo je zodpovědný za jejich dodání. Stejně tak je vhodné s klientem probrat jejich očekávání ohledně dopadů projektu, a pokusit se eliminovat ta nereálná. Tak se nejlépe vyhnete pozdějším neshodám a neplánované práci navíc.

4. Kolik máme času?

Váš projekt nejspíše bude mít stanovený termín dokončení. A i když jste určitě zažili hodně projektů, kdy se termíny opakovaně posouvaly, tak byste je měli brát vážně. Jsou totiž klíčem pro pochopení časového, a tedy i pracovního rámce projektu. Správný cit pro plánování s termínem vám pomůže zvolit vhodnou strategii pro řízení daného projektu. I když některé deadliny jsou spíše flexibilní, je nutné stanovit si termín dodání alespoň interně, ideálně včetně dílčích kroků, díky kterým můžete se svým týmem sledovat postup.

5. Kdo je skutečným klientem?

Ti z vás, kdo už někdy doručovali projekt do větší firmy, určitě zažili situaci, kdy se k aspektům a podobě výstupů začali ve finální fázi náhle vyjadřovat lidé, o kterých jste předtím nikdy neslyšeli. To určitě není špatně, většinou je to otázka interní politiky a u větších firem je to zkrátka běžné. V optimálním případě se ale chcete vyvarovat situacím, kdy po vás týden před koncem projektu někdo chce zcela zásadní změny. Ujasněte si s protistranou hned na začátku, kdo všechno má být podle nich zahrnut v rozhodovacím procesu, přičemž se snažte počet zúčastněných omezit.

6. Kdo je váš kontakt?

S protistranou je také nutné si ujasnit, kdo je styčným důstojníkem. Většinou to samozřejmě bude člověk, se kterým vedete kontinuální projektovou komunikaci. Nicméně je důležité si ověřit, zda v případě nouzových a ad hoc rozhodnutí, je právě toto osoba, která je za ně zodpovědná. A když už v tom jste, tak si zjistěte, jakou formu komunikace (e-mail, WhatsApp, volání) daný člověk preferuje.

7. Kdo na projektu pracuje?

Tohle je snad jasné. Pokud už máte zkušenosti s řízením projektů, zvládnete si toto ujasnit sami a snadno. Komplikovanější to může být v případě, kdy naskakujete do už běžícího projektu s týmem, který neznáte. Ale i zde to dá snadno dohnat. Na co byste se měli především zaměřit? Kdo dělá na čem, zda mají dotyční potřebné schopnosti, zkušenosti a dostatek času. Následně alokujte zdroje a podporu navíc, pokud máte pocit, že se něčeho někde nedostává.

8. Kdo je publikum?

Snadno se nám při řízení projektu může stát, že sklouzneme ke snahám za každou cenu uspokojit přání klienta nebo jiné protistrany. Jejich představy ale ne vždy odpovídají potřebám cílového publika, a jejich splnění tedy nepovede k naplnění cílů projektu, tak jak jsme si je stanovili v otázce číslo 2. Při dodávání projektu tedy nezapomínejte, vy ani váš tým, na cílového diváka. A i když je to občas boj s větrným mlýnem, pokládejte si s klientem stejnou otázku.

9. Co potřebujeme?

Máte vy i váš tým k dispozici všechny potřebné nástroje? I nad tímto faktorem je potřeba se zamyslet, a případně zajistit chybějící technologie. Vše od správného softwaru pro řízení projektů, až po zařízení na beta testování. Máte k dispozici všechno, nebo bude potřeba něco nárazově shánět?

10. Už tohle někdo někdy udělal?

A tím myslíme v užším i širším slova smyslu. Má výsledkem vašeho projektu být něco, co už firma dříve dělala? Má něco podobného konkurence? Existuje něco takového na jiném trhu? Na jiném kontinentu? Hledejte inspiraci, šablony a předlohy, kde můžete. Pokud chcete inovovat, je to úžasné, ale není třeba znovu objevovat kolo.

11. Co nám stojí v cestě?

Problém s překážkami je ten, že je většinou nelze předvídat. Než se ale pustíte do příštího projektu, zkuste si to alespoň jako myšlenkové cvičení. Vzpomeňte na minulé projekty a zamyslete se nad tím, co by se mohlo cestou k úspěšnému dokončení pokazit tentokrát. A přemýšlejte o tom, kdo bude za řešení takových problémů zodpovědný, potažmo jak by je měl řešit.

Závěrem poslední doporučení, těchto 11 otázek je nutné si položit na začátku projektu. Ale jelikož se různé aspekty projektů mohou náhle měnit, je dobré odpovědi na jednotlivé otázky formulovat opakovaně a aktualizovat je, pokud si to situace žádá.