Řízení projektu na dálku: V jaké kondici je vaše projektové portfolio?

Strategie souběžného sledování a řízení projektů v kontextu celé organizace, tedy řízení projektového portfolia, nejspíš nepatřila mezi vaše priority při přesunu vašich týmů ke vzdálené spolupráci. S ohledem na obtížnější nastavování priorit a udržování komplexního přehledu nad během organizace, kterému při řízení projektů na dálku čelíme, je ale správa projektového portfolia extrémně důležitá a potřebná.

Chceme vám proto představit čtyři základní kroky, které vám pomohou vést vaše týmy, zachovat si potřebnou perspektivu při souběžné práci na několika projektech, a udržovat tak zdravé projektové portfolio.

Otevřete téma

Pokud vaše organizace – stejně jako řada dalších – ještě stále věnuje pozornost reaktivním krokům a snaží se srovnat s vynuceným přechodem k home officům a videoschůzkám, je už opravdu nejvyšší čas přijít i s proaktivními kroky. To přesně správa projektového portfolia je. Projektovému manažerovi v tuto chvíli náleží role promotéra, který musí o důležitosti projektového portfolia přesvědčit širší vedení, a získat dostatečnou podporu pro jeho správu a další rozvoj. Klíčové jsou v tuto chvíli nástroje, vyberte si proto efektivní komunikační kanál. Nejjednodušší je jít cestou například dedikovaných videoschůzek.

Určete priority

Až s kolegy posbíráte často roztříštěné kousky vaší obchodní mozaiky, tak jak ji zanechaly události tohoto roku, a v podmínkách vzdálené spolupráce seskládáte nové portfolio, je čas stanovit priority. Který projekt představuje hlavní zdroj vaší organizace? Který nejvíce vytěžuje tým? Kde je růstový potenciál? Který klient na vás tlačí? Který je vám dobrým partnerem? K zodpovězení těchto a dalších otázek budete jednak potřebovat správné informace, a jednak samozřejmě vhodné nástroje. Moderní software pro řízení projektů z ranku Easy Projectu vám pak nabízí potřebný přehled o projektech, případně vám dokonce umožňuje i samotnou správu portfolia.

Nastavte cíle

Po obnovení nebo zavedení vašeho portfolia k němu můžete vy, i vaši kolegové a další členové organizace průběžně přihlížet. Jako projektový manažer jste ale především vy zodpovědný za to, že jednotlivé týmy budou zřetelně postupovat k očekávaným výsledkům. Úkolem ostatních členů týmu je věnovat se bezprostředním dílčím úkolům, na vás je, aby celkový pokrok splňoval očekávání. Při řízení projektu na dálku tak pro nastavování a komunikaci cílů padá volba nejčastěji na videoschůzky. Při vzdálené spolupráci jsou to zkrátka nejlepší cesty, jak sledovat vývoj požadavků napříč projekty ve vašem portfoliu.

Slaďte si strategie

Aby vaše projektové portfolio plnilo svůj potenciál je třeba zajistit soulad se strategií, hodnotami a cíli vaší organizace. Již nyní, a dost možná v následujících měsících, bude vaše společnost čelit snížení finančních nebo jiných zdrojů. I v módu vzdálené spolupráce je pak ale potřeba pravidelně kontrolovat a revidovat povahu, cíle a rozsah vašich projektů v rámci portfolia tak, aby odpovídaly celkové strategii organizace. Během tohoto problematického období se vaše priority a celková strategie mohou zásadně změnit (například z výrazně expanzivní na konzervativní). A i když budete s managementem vše řešit v módu vzdálené spolupráce, při splnění předešlých kroků budete mít k dispozici přehled vašich projektů a možnost strategii upravit, případně flexibilně odklonit zdroje z jednoho projektu na druhý.