Rozběhněte své projekty chytřeji pomocí myšlenkových map

Začněme rychlým cvičením

Mindmapping je vizuální systém práce, který respektuje přirozený tok myšlenek ve vaší mysli. Jednotlivé asociace v ní nevznikají lineárně, ale náhodně. Abychom vám dokázali, že je to pravda, zkuste si rychlou hru. První slovo je zubní kartáček a teď si zapište další slovo, které vás napadne jako asociace. Na základě tohoto slova pak napište další a na základě tohoto slova další a další, až nakonec budete mít celkem deset volně přidružených slov.

Už víte, co tím myslíme? To, že druhé slovo na vašem seznamu je zubní pasta, zub nebo koupelna, bychom uhodli poměrně lehce. Ale nemáme téměř žádnou šanci uhodnout, jaké je vaše poslední, desáté slovo. Může to být klidně duha nebo gorila, ale stejně tak i jméno vaší první lásky. Proč? Protože náš mozek funguje nelineárně.

„Lineární myšlení nejprve vytváří hranice, a až
pak nápady. S mindmappingem necháváte volný průchod
nápadům, které vyhodnotíte a uspořádáte až později.“

Jak vytvořit myšlenkovou mapu?

Přestože je mindmapping založen na náhodném proudu asociací, není chaotický. Každá exploze je nakonec jen spojením atomů, které mají svou strukturu s jádrem uprostřed. Středem vaší myšlenkové mapy je ústřední myšlenka nebo problém, který je třeba vyřešit.

Chcete-li si ověřit funkčnost mindmappingu v projektovém řízení, vyzkoušejte si další cvičení. Vezměte si čistý papír a doprostřed napište název projektu či problému, který potřebujete vyřešit – například Nový web, Event pro partnery nebo Jak zvýšit prodeje. Poté využijte zbytek místa k zaznamenání všeho, co vás v souvislosti s tím napadne. Můžete si to zapsat, nakreslit či dokonce přilepit na papír. Jakmile máte hotovo, propojte jednotlivé poznámky (uzly) prostřednictvím čar (větví). Pak se na své umělecké dílo podívejte – toto je vaše myšlenková mapa, váš „projekt jako obrázek“.

Myšlenkové mapy v Easy Projectu

„Mindmapping je často považován za čistě
brainstormingovou techniku. Měl by však být také
klíčovou součástí na začátku každého projektu.“

Kdy myšlenkové mapy využít?

Téměř kdykoli a téměř pro jakýkoli typ projektu – a to nepřeháníme. V Easy Software často začínáme práci na projektech vizualizací všech nápadů právě v myšlenkové mapě. Než vám dáme čtyři nejlepší příklady, kdy mindmapping využít, podívejte se na myšlenkovou mapu, kterou jsme si připravili než jsme začali psát tento článek.

Myšlenkové mapy

• Brainstorming
  Protože u brainstormingu platí, že „jediný špatný nápad je ten, který nevyslovíte nahlas“, je pro tuto fázi vašeho projektu mindmapping opravdu ideální. Žádná omezení, jenom volné asociace a nápady. (Nebojte, na podrobnější uspořádání bude čas později.)
  
  
• Začátek nového projektu
  Základem vaší myšlenkové mapy je název dalšího projektu. Postupně si kolem něj zapište všechny požadavky, které musí projekt splňovat a brzy budete mít hezkou hromádku výstupů. Ty ale ve srovnání se strukturou rozpadu práce („vébéeskem“) nejsou závazné a až později z nich můžete vytvořit úkoly.
  
  
• Prezentace
  Vytvořit poutavou prezentaci může být pro někoho těžké. Pokud ji však dáte do formy myšlenkové mapy, změníte způsob, jakým publikum informace od vás přijímá. Můžete tak pracovat jenom s jedním „slajdem“ a postupně přidávat informace rozšiřováním větví. Vztah mezi informacemi a myšlenkami je tak jasnější, a proto i pro publikum snadněji pochopitelný.
  
  
• Vizualizace produktové roadmapy
  Myšlenkovou mapu se všemi funkcemi a popisy oceníte také když pracujete na vývoji nového produktu. Díky ní snadno uvidíte, kolik práce vás ještě čeká a co konkrétně to bude.

Na co si dát pozor?

I takový skvělý nástroj, jakým jsou myšlenkové mapy, má svá úskalí:

1. Sdílení do týmu
   I když je vaše myšlenková mapa skvělá a dobře vypadá, musí být lehce dostupná a srozumitelná i pro váš tým. Pokud jste si ji tedy načmárali na kousek papíru, pomůže jen vám. Pokud ale máte dobrý software pro řízení projektů, dokážete vytvořit jasné a snadno srozumitelné myšlenkové mapy v digitální podobě. Můžete je lehce sdílet se členy svého týmu a ti je mohou rozšiřovat o další nápady.
   
   
2. Příliš detailní mindmapping
   Někdy to týmy s mindmappingem zkrátka přehánějí, což vede k nekonečné myšlenkové mapě se stovkami uzlů a větev. I proto potřebujete zkušeného projektového manažera, který nastaví optimální úroveň toho, jak půjde mindmapping do hloubky.

Proč jsou myšlenkové mapy od Easy Projectu unikátní?

S Easy Projectem jednoduše vytvoříte přehledné a praktické myšlenkové mapy. V rámci nich pak můžete k jednotlivým uzlům přidávat poznámky, odkazy nebo checkboxy. Nejvíce však oceníte možnost přetvořit tyto uzly na nové úkoly bez toho, abyste museli přepínat mezi jednotlivými nástroji v rámci Easy Projectu. Vaše myšlenková mapa tak neskončí jenom jako hromada nápadů, ale ve skutečnosti se pouze převede do pevného základu vašeho projektu, který dále můžete rozvíjet pomocí našich nástrojů WBS a Ganttova diagramu.

Shrnutí

Naše rada zní: začněte používat myšlenkové mapy. U nás je využíváme na začátku většiny projektů. Jsou skvělým nástrojem pro jednotlivce i týmy – nejen pro brainstorming, ale i na shromažďování požadavků pro projekty nebo jako alternativa ke běžné „slajdové“ prezentaci. Dokážete s nimi také zlepšit své projektové řízení, u kterého vám poskytnou dobrý přehled o všem, co je nezbytné pro úspěch vašeho projektu.