Zdolejte výzvy plánování zdrojů

Stejně jako v divočině i v projektovém managementu na nás každý den číhají nástrahy a překážky. Nenechte se jimi zaskočit a zjistěte, jak se s každou z nich efektivně vypořádat.

Znáte nástrahy projektového managementu?

Nástraha 1: Vyvažování zdrojů v rámci více projektů

V džungli projektového managementu je často třeba se popasovat s více projekty najednou. Je proto důležité umět prioritizovat a efektivně rozdělovat čas týmů mezi různé klienty či projekty.

Jak se s nástrahou popasovat

• Začněte prioritizovat: Využijte agilní nástroj pro řízení zdrojů, ve kterém budete mít veškeré projekty stále na očích.

• Naučte se říkat ‚‚ne’’: Jste v situaci, kdy jsou kapacity vašeho týmu vyčerpány a najednou se objevil další projekt? Pokud víte, že další projekt není možné splnit, buďte upřímní a řekněte to hned - díky tomu je možné situaci dříve řešit a váš tým vám poděkuje.

• Přiřazujte k projektům ty správné lidi: Je důležité mít vždy přehled o schopnostech i kapacitách vašich týmů. A to nás přivádí k další nástraze…

Nástraha 2: Nedostatečný přehled o kapacitách

Bez úplného přehledu o tom, kdo na čem pracuje a jak moc jsou členové týmu zahlcení prací, nelze využívat své zdroje naplno. Může se pak stát, že přestanete zvládat dodržování nastavených deadlinů nebo že některé týmy budou oproti jiným výrazně vytíženější, což pro ně bude stresující.

Jak se s nástrahou popasovat

• Získejte přehled o vytíženosti týmů: Rozdělujte práci rovnoměrně, snadno a rychle pomocí Agilního řízení zdrojů. Získáte s ním přehled o tom, kdo na čem právě pracuje, kde se jeden člověk překrývá na více projektech najednou i kdo je zrovna na dovolené.

• Mějte veškeré informace v jediném nástroji: Pokud budete vy i váš tým pracovat společně jen s jedním nástrojem, ušetří to všem spoustu času. Už žádné překlikávání mezi nástroji! Vyzkoušejte Easy Project, ve kterém najdete vše, co potřebujete.

• Zapojte i svůj tým: Aby vše probíhalo hladce, musí spolupracovat i váš tým. Ujistěte se, že pravidelně aktualizují stav projektu a zaznamenávají svůj čas strávený prací na konkrétních úkolech.

Nástraha 3: Nezvladatelné deadliny

Stanovení deadlinu, který nelze splnit, může být nebezpečnější, než se zdá. Vaše týmy se okamžitě cítí pod tlakem, nedokáží pracovat kreativně, práce je uspěchaná a ztrácí na kvalitě. Uspěchat projekt zkrátka nikdy není dobrý nápad.

Jak se s nástrahou popasovat

• Nezapomínejte na ‚‚buffer’’: Myslete při plánování projektů na časovou rezervu, vždy je potřeba počítat s feedbacky, prodlevami či nečekanými událostmi.

• Udělejte si checklist: Používejte nástroj, který vám umožňuje vytvářet checklisty. Vytvoříte si tak kontrolní seznam všech potřebných výstupů, který navíc můžete používat pro další projekty.

• Naplánujte standup s týmem: Nikdy nelze na 100 % vidět, jak se projekty posouvají, když na nich přímo nepracujeme. Naplánujte schůzku s týmem, kde si shrnete, co je hotové a co naopak potřebuje více času.

Agilní řízení zdrojů

Nástraha 4: Určování, kdo se hodí na který projekt

Základem úspěšně dokončeného projektu je výběr toho správného člověka na jeho vypracování, proto je důležité znát dovednosti každého člena svého týmu.

Jak se s nástrahou popasovat

• Získejte přehled o dovednostech spolupracovníků: V nástroji pro Agilní řízení zdrojů naleznete funkci ‚‚Řízení dovedností’’, kde vidíte, jaké má kdo dovednosti.
• Vyškolte členy týmu: Umožněte členům týmu zlepšit se ve svých dovednostech, zabráníte tak tomu, že nějaký úkol zvládne jen jeden konkrétní člen týmu.

Nástraha 5: Špatná komunikace

S chybou v komunikaci se v práci setkal snad každý, někdy jde o drobnost, jindy může tato chyba vést až ke zpoždění projektu či ztrátě klienta. Proto je třeba naučit se komunikovat efektivně - nejenže tak předejdete zbytečným chybám, ale posílite zároveň vztahy na pracovišti.

Jak se s nástrahou popasovat

• Mějte kvalitní software pro řízení projektů: Prvním krokem k lepší komunikaci je mít nástroj, který vám umožní řídit veškerou práci od projektů, přes trackování času, až po rozdělování zdrojů. Vyzkoušejte Easy Project, který vám pomůže k efektivní komunikaci.
• Mluvte s týmem: Někdy se nic nevyrovná tomu, když si spolu osobně promluvíte, ať už na pravidelném standupu či jiné schůzce. Snažte se společně přijít na to, jak vznikl poslední komunikační šum či jak komunikaci ještě vylepšit.

Připraveni na každou výzvu!

Zvládnout všechny nástrahy, které vyvstanou při plánování lidských kapacit, může být oříšek. Naštěstí na ně nemusíme být sami! S tím správným nástrojem pro řízení zdrojů zvládnete hladce komunikovat, efektivně přiřazovat kapacity i sledovat průběh projektu. S Easy Projectem už vás žádná nástraha nepřekvapí. Zjistěte více o Agilním i klasickém řízení zdrojů na našem webu.