Inovace v řízení projektů s podporou Easy Projectu - JIRI models
Česká společnost se sídlem v Písku. Firma se zaměřuje na publikační a merchandisingové produkty, většinou zábavné a kreativní knihy s populárními dětskými motivy. Již řadu let spolupracuje s domácími i předními zahraničními poskytovateli licencí (Walt Disney, Star Wars, Hello Kitty, Krtek atd.).
Příběh společnosti JIRI models
Filozofií společnosti je dodávat na trh vysoce kvalitní, užitečné a esteticky příjemné výrobky. Klíčovým trhem mimo Českou republiku jsou Slovensko, Maďarsko, Belgie, Velká Británie, Francie, Nizozemsko a Německo a stále se objevují další země. Implementace Easy Project byla realizována v centrále společnosti stejně jako v kreativním oddělení, kde se navrhují různé produkty. Aby celý tento proces proběhl hladce, zdroje byly využívány efektivně a zajištěna včasná dodávka, jsou zapotřebí spolehlivé nástroje pro řízení, koordinaci a komunikaci.
Tradice 25 let v publikační činnosti a merchandisingu
Více než 15 let spolupráce s Walt Disney
Schopnost dodávat více než 3 miliony kusů ročně
Dřívější styl řízení a nástroje
Projekty dříve bývaly spravovány v systému Redmine, který si klient mírně vylepšil několika praktickými úpravami. Ostatní oddělení společnosti používají k organizaci a uchovávání dat Microsoft Dynamics NAV. Oba systémy (Redmine a NAV) byly vzájemně propojeny, aby umožnily a automatizovaly komunikaci mezi odděleními.
Technicky to fungovalo takto: Jakmile byl nový projekt nastaven a definován v NAV, byla možnost přenést tato data do Redmine a vytvořit tak nový projekt s určitými atributy.
Redmine se stal užitečným nástrojem, který pomáhal organizovat práci ve společnosti. Projekty JIRI models jsou si velmi podobné a struktura projektu v Redmine byla jednoduchá. Projekty byly rozděleny do 4 nebo 5 úkolů, které byly pro každý projekt totožné nebo podobné. Úkoly byly v průběhu svého životního cyklu předávány mezi více řešitelů v závislosti na tom, čí dovednosti byla právě potřebná při řešení různých problémů v rámci daného úkolu. Zároveň byl o úkolu notifikován a monitoroval jej pouze jeho stávající řešitel. Pro sledování úkolů byl použit standardní filtr "Moje úkoly" v osobním panelu Redmine.
I když systém fungoval po delší dobu dobře, ukázalo se, že není dostatečný na to, aby držel krok s inovativními plány a strategiemi vedení společnosti. Tyto strategie se zaměřily zejména na větší transparentnost a srozumitelnost celého procesu, schopnost předvídat nebo zaznamenat příčiny zpoždění v projektu a oslovit zodpovědné osoby, stejně jako provádění efektivního plánování řízení zdrojů atd. Očekávaným přínosem jistě byl rychlejší a hladší proces doručování a získávání "tvrdých dat", což by pomohlo s rozvojem dalších interních nástrojů a mechanismů pro zvýšení motivace a spokojenosti zaměstnanců.
Před zahájením implementace již vedoucí pracovníci JIRI models měli jasnou představu o novém procesu, který se chystají implementovat, a jak by měl ideálně vypadat pracovní postup. Nejprve jsme se soustředili na implementaci tohoto procesu do systému, a to vytvořením struktury úkolů a vymezením jeho průtoku a oprávnění, stejně jako uživatelského rozhraní pro každou skupinu uživatelů. Tím jsme se ujistili, že správné informace se dostanou ke správným lidem čas. Během implementace jsme rovněž spolupracovali s různými externími partnery JIRI models, abychom vytvořili a zlepšili propojení mezi Easy Project a Microsoft Dynamics NAV. Implementace vyžadovala spoustu plánování a navrhování. Důvodem bylo, že celý výrobní proces probíhal v Redmine a měl být nahrazen Easy Projectem hned po svém nasazení, aby nedošlo k narušení kontinuity dat.
Šablony projektu a integrace rozhraní API
Všechny projekty mají podobnou strukturu. Na rozdíl od Redmine umožňuje Easy Project vytvářet šablony projektů, které se používají jako základ pro nastavení nového projektu. V tomto případě je nejvýznamnější výhodou použití šablon možnost udržovat strukturu úkolů, jejich vztahy a popis jednotlivých úkolů. Vytvořili jsme propojení mezi Easy Projectem a Microsoft Dynamics NAV. Při vytváření nového projektu v NAV je zvolen příslušný "typ projektu" v uživatelském poli. Tyto informace jsou odesílány do Easy Projectu, který je již automaticky vybrána šablona projektu pro nové nastavení. Do něj jsou poté přenášena data z NAV.
Základní funkce a osobní dashboardy Easy Projectu
Využili jsme výhody klíčových funkcí Easy Projectu a nastavili různé typy úkolů s různým pracovním postupem (workflow). To znamená, že možné stavy úkolu se liší podle typu tohoto úkolu. Také sekvence stavu je definována tak, aby pomohla uživatelům identifikovat další krok a stavy mohou být použity odlišně v závislosti na roli uživatele, protože mají různé odpovědnosti. Stavy, stejně jako typy úkolů byly použity pro nastavení osobního panelu pro filtrování příslušných úkolů pro každého uživatele. Například vedoucí útvaru může sledovat stavy úkolů, které je třeba vykonat, sledovat odděleně ty úkoly, které od něj vyžadují zpětnou vazbu nebo schválení, identifikovat ty, které se zpožďují atd.
Nejčastěji používané nástroje pro správu projektů ve společnosti JIRI models
Vypočítaná uživatelská pole
Jsou používány k výpočtu rozdílu mezi očekávanými a reálnými náklady vybraných dodávek a k tomu, aby na úrovni úkolů byly k vidět vybrané informace o projektu.
Vytížení zdrojů
Pro účinnou dělbu práce mezi interní a externí pracovníky a současné ujištění se, že nikdo není přetížen.
Easy Gantt a projektové portfolio
Pro sledování a komunikaci očekávaného data doručení projektu.
