Řízení projektového portfolia pomocí Easy Projectu ve finančnictví - AXA Česká republika a Slovensko Případová studie
Project Management Officer
Skupina AXA v České republice a na Slovensku poskytuje produkty a služby v oblasti životního a neživotního pojištění, důchodového zabezpečení a investičních podílových fondů. Má 1,5 milionů klientů, 523 zaměstnanců a spravuje aktiva ve výši 5,3 miliardy EUR.
Skupina AXA je světovým lídrem v oblasti pojištění a správy majetku. Více než 171 000 zaměstnanců pečuje o 105 milionů klientů v 63 zemích celého světa. Je zahrnuta do nejvýznamnějších mezinárodních indexů SRI, jako jsou Dow Jones Sustainability Index (DJSI) a FTSE4GOOD. Je zakládajícím členem Finanční iniciativy OSN (UNEP FI), Principů udržitelného pojištění OSN (PSI) a signatářem Zásad odpovědných investic OSN.
Výchozí stav
Skupina AXA Česká republika a Slovensko požadovala implementaci nástroje pro řízení portfolia projektů své projektové kanceláře v součinnosti s ostatními odděleními. Easy Project byl v pilotní verzi dodán pouze projektové kanceláři, následně byl implementován i do dalších oddělení.
Zákazník požadoval zejména řešení alokace zdrojů, aby mohl efektivněji nakládat se svými projektovými zdroji na úrovni celých oddělení i jednotlivých zaměstnanců.
Od počátku implementace měli klíčoví uživatelé jasnou představu o používání aplikace a o tom, jaká data potřebují z aplikace získat.
Očekávání
- Pokročilá práce s dokumenty
- Přehledné osobní stránky
- Efektivní plánování kapacit
- Vyhodnocování projektů
Požadavky
- Tvorba přehledných reportů pro vedení společnosti
- Snadné vytváření projektů ze šablon
- Efektivní řízení pracovníků
Finanční služby
57 států globálně
70+ poboček v ČR
500+ zaměstnanců v ČR
Příprava
Datum implementace - 2018/2019
Před implementací probíhala pilotní fáze, kde byly definovány základní požadavky, které byly zapracovány do prostředí Easy Projectu a poté prezentovány vedení společnosti. Po schválení následovala detailní implementace, které se aktivně účastnili klíčoví uživatelé aplikace z oddělení projektové kanceláře. Implementaci jsme realizovali v týdenních sprintech, kde bylo prezentováno a testováno řešení předešlých požadavků.
Nastavení
Jako první byla definována detailní struktura projektů, všechny typy uživatelů a parametry osobních stránek uživatelů. Vznikly šablony projektů, pomocí kterých je možné rychle a efektivně vytvářet projekty se standardizovanými parametry.
Server
Na základě interních bezpečnostních požadavků zvolila skupina AXA Česká republika a Slovensko serverové řešení. Systémové prostředí jsme nastavili na dočasném cloudu a teprve poté jsme celý systém migrovali na vlastní klientův server. Další úpravy aplikace již probíhaly pomocí vzdáleného přístupu na server.
Školení
Klíčové uživatele a administrátory jsme školili již během implementace, ostatní uživatele aplikace dodatečně v ucelených tematických blocích.
Testování
Skupina AXA Česká republika a Slovensko využívá testovací prostředí s reálnými daty, které umožňuje nové požadavky a funkce před nasazením do produkčního prostředí nejprve otestovat.
Cíle a přínosy
Zavedení Easy Projectu přineslo:
- Optimalizaci využití zdrojů jednotlivých uživatelů i celých oddělení
- Evidenci projektů na jednom místě — princip jedné pravdy
- Úsporu času při vytváření projektů a úkolů
Nejčastěji používané nástroje pro řízení projektů ve skupině AXA Česká republika a Slovensko
Work Breakdown Structure (myšlenková mapa)
Funkce WBS je založena na metodě hierarchického rozložení projektu do menších, lépe doručitelných celků, tzv. deliverables. Projekty lze plánovat v podobném logickém uspořádání jako u oblíbené a efektivní metody myšlenkových map. Díky rozložení projektu na podprojekty a dílčí úkoly lze plánovat rychleji a s větším důrazem na logickou strukturu.
Řízení portfolia projektů
Vizuální a snadno ovladatelný přehled nad projektovým portfoliem. Umožňuje rychlé plánování a zpětnou kontrolu. Zobrazuje projektový vývoj, aktuální fázi a stav k plánu. Intuitivní ovládání drag & drop.
Uživatelská pole na přehledové stránce projektu
Uživatelská pole na úrovni projektu umožňují přizpůsobení struktury dat konkrétním specifickým požadavkům klienta. Slouží k přesnější segmentaci projektů a úkolů do požadovaných kategorií/skupin.
