Standardizované řízení projektů v odvětví IT služeb - Seidor Consulting Případová studie
Seidor Consulting je nadnárodní technologická poradenská společnost, která poskytuje širokou škálu služeb včetně vývoje a údržby aplikací, infrastruktury a outsourcingu IT.
Společnost Seidor působí ve 38 zemích a má 81 poboček v Evropě, Latinské Americe, USA, na Blízkém východě, v Africe a Asii. Společnost s více než 5400 odborníky a více než 8500 zákazníky je šestým největším poskytovatelem IT služeb ve Španělsku* a největší společností 100% vlastněnou španělským soukromým kapitálem. (*Zdroj: žebříček Empresas pro odvětví TIC, ChannelPartner 2020)
Výchozí stav
Než přešel na Easy Project, používal Seidor MS Project a různé další nástroje. Široká škála dostupných nástrojů komplikuje získávání jasného a společného přehledu o projektu. Na druhou stranu vedla k vysokým výdajům na licence kvůli měsíčním nákladům na uživatele a počtu uživatelů.
Hlavní body zadávací dokumentace, jaká byla očekávání od řešení, jaké problémy bylo třeba překonat:
Očekávání
- Standardizace práce na řízení projektů pomocí jediného nástroje
- Standardizace práce na projektech pomocí šablon projektů
- Větší kontrola stavu projektů, včetně odhadovaného a spotřebovaného času
- Snížení nákladů
- Dostupnost informací pro všechny členy týmu
- Lepší komunikace
- Lepší kontrola rizik
- Lepší vykazování zpráv o stavu projektu
- Správa zdrojů
Požadavky
- Nástroj musí podporovat různé typy projektů, úkolů a milníků, protože pokrýváme širokou škálu řešení.
- Členové týmu musí mít možnost aktualizovat informace o stavu a průběhu úkolu, ale ne plánování.
- Zákazníci musí mít možnost reagovat na udělovaná oprávnění.
- Musíme být schopni definovat různá oprávnění podle rolí v každém projektu a mít zavedené pracovní postupy.
- Všechny funkce, které by měl nástroj pro řízení projektů mít: závislosti, úkoly, kalendář, reporty, možnost exportu projektu.
- Ověřování LDAP
- Když je úloha aktualizována, měla by být odesláno oznámení.
- Synchronizace se systémem SAP
5400+ profesionálů a 8500+ zákazníků v šesté největší společnosti poskytující IT služby ve Španělsku
Vývoj a údržba aplikací, infrastruktury a outsourcing IT
38 zemí, 81 poboček Evropa, Latinská America, USA, Blízký východ, Afrika a Asie
Příprava
Datum implementace - 2019/2020
Před implementací proběhla pilotní fáze, v jejímž rámci byly definovány základní požadavky, které byly zapracovány do prostředí Easy Project a následně představeny vedení společnosti. Po schválení následovala detailní implementace, které se aktivně účastnili klíčoví uživatelé aplikace z oddělení projektové kanceláře. Pro ověření životaschopnosti a nastavení všech požadavků byl pomocí softwaru Easy Project řízen reálný projekt.
Nastavení
V prvním kroku byla definována podrobná struktura projektů, všechny typy uživatelů a parametry osobních stránek uživatelů. Byly vytvořeny šablony projektů, s jejichž pomocí je možné rychle a efektivně vytvářet projekty se standardizovanými parametry. Zároveň byly definovány a upraveny role, typy úkolů, stavy a pracovní postupy. V systému byli vytvořeni všichni uživatelé z oblasti poradenství a byla definována hierarchie firem (více než 1100 uživatelů).
Další vývoj umožňuje synchronizovat úkoly a čas strávený plněním úkolů mezi aplikacemi SAP a Easy Project.
Serverové/cloudové řešení
Na základě interních bezpečnostních požadavků se společnost Seidor Consulting rozhodla pro serverové řešení. Prostředí systému jsme nastavili na dočasném cloudu a teprve poté jsme celý systém přenesli na vlastní server klienta. Další úpravy aplikace již byly prováděny pomocí vzdáleného přístupu k serveru.
Školení
V průběhu implementace jsme zaškolili klíčové uživatele a administrátory a další uživatele aplikace jsme vyškolili dodatečně v návaznosti na zahájení nových projektů. Byl vytvořen videonávod specifický pro členy týmu a další dokumentace ve znalostní databázi Easy Project.
Testování
Klient používá produkční prostředí s reálnými daty, do kterého je zapojen pouze implementační tým. To umožňuje klíčovému týmu řídit projekty v reálném prostředí a následně identifikovat nové požadavky a funkce před nasazením nástroje v celé společnosti.
Hlavní výhody Easy Projectu v Seidor Consulting
Implementace Easy Projectu přinesla následující výhody:
- Standardizace nástrojů pro řízení projektů a projektových struktur
- Vyšší úroveň kontroly nad projekty (stav, členové týmu, úsilí, ...)
- Větší zapojení celého týmu do plánování projektu a údržba plánu projektu
- Snížení nákladů
- Kvalitnější zpráva o stavu projektu
- Vyšší vedení získává větší přehled o stavu projektů (globální Ganttův diagram, reporting)
Nejpoužívanější funkce
Projektový Ganttův diagram
Celý tým používá Ganttův diagram k zobrazení plánu a aktualizaci úkolů.
Odpracovaný čas
Zde můžeme kontrolovat čas, který tým a skupiny tráví plněním úkolů.
Vytížení zdrojů
Řízení pracovní zátěže členů týmu.
