Co je struktura rozpadu práce a jak ji připravit pro váš projekt

Po vytvoření WBS často vypadá jako hierarchické schéma, které znázorňuje celý projekt a rozděluje ho na jednotlivé menší části, které jsou snáze administrovány a řízeny. Struktura rozpadu práce pomáhá projektovým managerům správně rozvrhnout práci v týmu, činit nutná rozhodnutí a připravit se na různé scénáře.

Komu se WBS hodí?

Účelem WBS je snadné řízení jinak složitých projektů, čemuž dopomáhá znázorněním jednotlivých dílčích částí do srozumitelného přehledu. Na jeho základě může tým efektivně pracovat na více částech zároveň, a tak zrychlit dodání výstupů.

Kreativní týmy mohou WBS využít tak, aby designeři, kreativci i stratégové měli přehled o tom, co dělají ostatní, a mohli se tak vzájemně inspirovat. Rozpad projektu na části zde pomáhá průchodu nápadů a relevantního obsahu. Technické týmy mohou WBS použít jako klasickou roadmapu, tedy pro potřeby rozvržení součástí k vývoji. Týmy, jejichž členové spolupracují na dálku potom ocení WBS díky možnosti sledování, kdo kdy pracuje na čem.

Výhody struktury rozpadu práce

Mezi hlavní výhody WBS patří to, že:

• se zaměřuje na celkový výsledek projektu
• nabízí organizaci dílčích částí
• poskytuje přehled o postupu práce na projektu
• pomáhá předvídat vývoj projektu
• určuje měřitelné výsledky
• zajišťuje rozdělení a minimalizuje překryv odpovědnosti za úkony
• zlepšuje kreativitu týmu
• pomáhá popsat rozsah projektu pro další zúčastněné strany
• zvyšuje efektivitu komunikace
• eliminuje nepřehlednost
• umožňuje opakování úspěšných a prověřených praktik

Podoba WBS a klíčové komponenty

Struktura rozpadu práce je nejčastěji znázorňována pomocí grafu typu strom, nebo v tabulkách či číslovaných seznamech. Musí při tom zahrnovat:

• identifikaci osoby nebo entity zodpovědné za daný úkon
• časový plán (včetně startů a termínů dodání)
• soubor zdrojů
• potřebné detaily smlouvy o projektu
• informace o použité technologii
• instrukce pro kontrolu kvality výstupů
• rozbor nákladů

Tvorba struktury rozpadu práce

Abyste mohli začít vytvářet vlastní WBS, je potřeba dát dohromady celý tým a potřenou dokumentaci. Tedy všechny smlouvy, zakládací listinu projektu, definici problému a rozsahu, procesní informace a návody specifické pro vaši firmu. Na jejich základě už budete schopní postavit WBS, konkrétně se pak postupuje následovně.

1. Projektové prohlášení

K popisu základní podstaty projektu bude stačit i jedna věta nebo odstavec, který zachytí vizi projektu v jeho finální podobě. Jedná se o nezbytný stavební kámen projektu a měl by se na něm podílet celý tým.

2. Projektové fáze

Jednoduše rozvržení toho, kdo dělá co, kdy a po doručení čeho. V závislosti na rozsahu vašeho projektu můžete fáze rozdělovat do sekcí, například podle toho, jak jsou na sobě závislé. Podoba fází se zkrátka vždy odvíjí od typu projektu, a vašeho přístupu k jeho řízení.

3. Výstupy

Definice jednotlivých výstupů, ne tedy pouze finálního produktu, na kterém projekt stojí, ale všech jeho dílčích částí. Často se bude jednat o výsledky jednotlivých fází, tak jak jste si je definovali předtím.

4. Úkony

Pro doručení výstupů bude potřeba spolupráce napříč týmovými členy. Cesta k výstupům projektu v jeho fázích je proto rozdělena na jednotlivé úkony.

5. Úkoly

A ty jsou přiděleny jednotlivým členům týmu, kteří za ně přebírají zodpovědnost. K dispozici je tak přehledná struktura rozboru práce – vidíte, kdo dělá co, kdy a co bude následovat.

Dnes je nejjednodušší vytvářet WBS pomocí softwaru pro řízení projektu jako je například Easy Project. Takové vám totiž poskytují jednoduché propojení na ostatní informace z projektu a zároveň specializované rozhraní pro tvorbu WBS a dalších nástrojů a metod pro řízení projektů.