Jak dělat správná rozhodnutí během řízení projektů

Zkušenosti a intuici získáte sami, ale s rozhodováním na základě dat vám můžeme výrazně pomoci. Zde je několik tipů, jak je odhalit, využít ve svůj prospěch, a dělat tak lepší rozhodnutí.

Zchlaďte hlavu a soustřeďte se na data

Rozhodovat je často stresující součástí vaší práce. Snadno vás může dovést k tomu, že přemýšlíte přespříliš a soustředíte se na to negativní. A v určitém okamžiku vám začnou všechna rozhodnutí připadat špatná. Ztratíte schopnost podívat se na situace s odstupem a objektivně je vyhodnotit. A přitom jakmile dané rozhodnutí uděláte, můžete se znovu nadechnout a krok po kroku ho realizovat. A ano, s rozhodnutím se pojí i riziko, ale jak rádi říkáme, řízení rizik je součástí dobrého projektového managementu. Jste však součástí týmu, a i proto byste měli zapojit do rozhodování i tým.

1. Definujte situaci a seznamte s ní ostatní.

Shromážděte všechny relevantní informace a dejte stakeholderům a týmu jasný přehled o tom, v jaké situaci se váš projekt nachází. Ve zkratce vysvětlete, jak jste se do této situace dostali a prezentujte první návrhy řešení na základě dat z nástroje pro projektové řízení.

2. Vytvořte tým zodpovědný za rozhodnutí

Sestavte tým, který prozkoumá a rozvine vaše návrhy řešení. Každému členovi vysvětlete, jaká je jeho/její role v tomto procesu – někdo bude návrhy posuzovat z hlediska zdrojů, jiný z hlediska financí atd.

„Jedna dobrá rada:
přizvěte do týmu projektového manažera,
který už dříve čelil podobné situaci.“

3. Vše vyhodnoťte

S dodatečnými informacemi a datyod jednotlivých členů „vyhodnocovacího týmu“ pak můžete pro finální rozhodnutí aplikovat některý z hodnotících modelů jako je např. SWOT analýza, Maslowova pyramida nebo Paretův princip 80/20.

4. Převeďte zvolené řešení do praxe

Jednoduše postupujte jako kdybyste zakládali úplně nový projekt. Využijte nástroj WBS, rovnou přidělujte úkoly a zaveďte jednotlivé úkoly do Ganttova diagramu. Udržujte přehled o tom, jak se situace změnila a vyvíjí po přijetí rozhodnutí.

Typické situace, ve kterých je rozhodování zásadní

Nejdůležitější – a často i nejtěžší – rozhodnutí se týkají jednoho z následujících: zdrojů (lidských, materiálních nebo obou), financí (rozpočtu) a rozsahu práce. Výše uvedený postup můžete aplikovat na všechny z nich, ale možná budete v jednotlivých krocích potřebovat různé nástroje.

1. Rozhodování související se zdroji

Zdroje jsou klíčové. Za téměř každým neúspěšným projektem se skrývá nedostatek kompetentních zdrojů. Navzdory tomu, že se o tom moc nepíše, je někdy – zvláště když nemáte dostatkem kvalitních a kvalifikovaných zdrojů – lepší projekt vůbec nezačít. Jak zjistíte, zda na nový projekt kývnout, nebo ne?

Bez ohledu na to, jak velká je vaše společnost nebo tým, musíte si nejprve udělat přehled o kapacitách. Jakmile uvidíte obsazenost vašich zdrojů ve vybraném časovém horizontu, rozhodování bude mnohem jednodušší. Totéž platí pro situaci, kdy jeden nebo více vašich zdrojů opustí tým v průběhu prací (to je nepříjemná, ale ve světě projekťáků poměrně běžná záležitost).

V Easy Projectu uvidíte vytížení zdrojů v barevné vizualizaci. Jednoduše vidíte napříč společností, kolik a jakých zdrojů máte k dispozici, s jakou kompetencí a na jaké časové období.

„Opravdu kvalitní nástroj pro řízení projektů
vám pomůže nejenom s organizací vaší práce.
Odkryje také cestu k dobrému rozhodnutí.“

2. Rozhodování související s rozpočtem a financemi

Peníze rozhodně dokážou významně ovlivnit naše rozhodnutí. Chcete-li zjistit, zda se projekt vyplatí, na řadu se také dostanou nástroje finančního řízení – například vizualizace cashflow v Ganttovém diagramu. Rozhodování na základě dat se vám také hodí v situaci, kdy nemáte jasno, zda v projektu pokračovat nebo ne. K tomu vám nesmírně pomůže struktura rozpadu nákladů (tzv. cé-bé-esko).

3. Rozhodování související s rozsahem prací

Každý projekt je živý organismus, skládající se z menších projektů. Pokud tedy ve vašem projektovém řízení nastane specifická situace, která vyžaduje rázné rozhodnutí, vraťte se ke své úplně první struktuře rozpadu práce (WBS), abyste zjistili, zda můžete vytáhnout nápady z první myšlenkové mapy. Pak znovu proveďte tzv. vé-bé-esko, teď již podle aktuální situace. Divili byste se, jak to může najednou změnit váš pohled na práce, které vás čekají.

Shrnutí

Dobrá rozhodnutí jsou založena na zkušenostech, intuici a datech. A dobří projektoví manažeři nejen přijímají rozhodnutí, ale také za něj nesou odpovědnost. Během a dokonce i před zahájením nového projektu je čas na rozhodnutí – mám já, můj tým nebo společnost do projektu vstoupit, nebo ne? Ke správné odpovědi využijete sadu nástrojů projektového řízení. Nepodceňujte sílu komunikace a pokaždé svému týmu rozhodnutí vysvětlete.