Jak správně sledovat výdaje a řídit projektové rozpočty

K nutným schopnostem projektového manažera patří finanční řízení projektu a jeho udržování v mezích rozpočtu. Dodržení finančního plánu je nakonec často také jedním z nejčastějších kritérií pro posouzení úspěchu projektů.

Jednotlivé náklady budou postupně ukrajovat z celkového objemu peněz, které máte pro projekt k dispozici. Sledování příjmů, výdajů a celkového cashflow je proto nutné pro správnou administraci celého projektového rozpočtu. Pokud máte na starost více projektů najednou i s jejich rozpočty, je třeba pak sledovat finanční kondici rovnou celého projektového portfolia.

5 kroků pro finanční plánování projektu

Abyste nepřivedli váš projekt takříkajíc “na buben”, připravili jsme si kroky pro finanční plánování vašeho projektu.

Výběr nástrojů

V první řadě je nutné si určit jeden nástroj, který bude středobodem finančního řízení vašeho projektu. Nejen ve světle událostí roku 2020 chcete k tomuto nástroji mít přístup online, tak abyste mohli vy a váš tým přidávat výdaje v reálném čase odkudkoliv, a na nic nezapomnělo. Ideálním scénářem je pak použít přímo software, který již využíváte k řízení projektu jako takového. Například v Easy Projectu máte přímo k dispozici dedikované panely pro rozpočet, mzdy a faktury nebo cashflow.

Identifikování výdajů

Software sám o sobě vám ale nebude stačit, pokud důkladně neidentifikujete všechny položky, které do vašeho rozpočtu patří. K tomu doporučujeme využít CBS neboli strukturu rozpadu nákladů, která vám pomůže přehledně zmapovat veškeré součásti vašeho rozpočtu. V něm nesmí žádný náklad ani výdaj chybět, jinak vám bezpodmínečně hrozí chyby, které mohou dalekosáhle ovlivnit plánování celého projektu.

Vytvoření rozpočtu

Ve chvíli, kdy máte přehled o očekávaných příjmech a výdajích, se můžete pustit do samotného plánování, tedy vytváření rozpočtu. Když jsou skutečně všechny fixní a variabilní náklady identifikované, získáváte představu o tom, v jakých částkách se s daným projektem budete pohybovat, kam se dostat smíte, a kam ne.

Sledujte postup

V průběhu projektu pak musíte vy sami nebo pověřená osoba sledovat reálný vývoj financí, a porovnávat je s původním rozpočtem. Potřebujete tedy pracovat s výkazy zisků a ztrát a monitorovat vaši cashflow. Pro případy, kdy pro sledování a evidenci využíváte samostatné účetní nástroje jsme si pro vás navíc připravili velké usnadnění práce skrze integraci těchto nástrojů do Easy Projectu.

Především však pamatujte, že jen díky sledování vývoje vašich nákladů můžete zabránit případnému překročení rozpočtu a okamžitě víte, pokud se část projektu vymkla kontrole.

Vyhodnocujte

Jako vždy, po skončení projektu nezapomeňte provést retrospektivu. Porovnáním výsledných výdajů proti původnímu plánu získáte představu o přesnosti vašeho plánování, které můžete do dalších projektů vylepšit. Stejně tak můžete sledovat, které části projektu se nejvíce odchýlily od plánu, a zda k tomu dochází opakovaně. Zkrátka maximálně využijte vámi shromážděná data.