Jak vytvořit fungující rozpočet projektu: 3 konkrétní tipy + nástroje pro snadné vytváření a sledování budgetu

Odpovědí je důkladná příprava budgetu. A my vám teď ukážeme, jak se dělá (a jak ten svůj díky Easy Projectu zvládnete připravit ještě lépe).

Finanční plánování není jenom o „naházení“ hodinovek do excelovské tabulky a odeslání klientovi. U projektového řízení musíte při vytváření fungujícího a realistického rozpočtu myslet na více věcí. S Easy Projectem se naučíte počítat s příjmy a výdaji, myslet na zabezpečení stabilní cash flow a být si jistí tím, z jakých nákladů se váš projekt skládá.

1. Finanční myšlenková mapa k nezaplacení

Předpokládejme, že jako zkušený projektový manažer používáte před zahájením jakéhokoliv projektu modul struktury rozkladu práce (Work Breakdown Structure neboli WBS). Dobrou zprávou je, že jsme jej přímo propojili s Cost Breakdown Structure (CBS) – modulem struktury rozkladu financí. Mezi WBS a CBS (vizuální správou financí) tedy není nutné ručně přepínat a velký budget uvidíte přehledně rozčleněný ve formě finanční myšlenkové mapy. Mezi našimi klienty jde o velice oblíbené řešení, které se vám bude hodit při:

• Porovnávání cen a vyjednávání lepších sazeb

• Odůvodňování ceny účtované klientovi

• Udržování cenové odpovědnosti prodejců a dodavatelů

Tip: Pokud to jde, prezentujte větší rozpočet svému klientovi osobně. Některé položky si zcela jistě žádají vysvětlení nebo další diskuzi a vy i váš klient určitě oceníte, když si nebudete muset “odpinkat” třeba deset „dovysvětlujících“ mailů navíc.

2. Rozpočet schválen – jak jej hlídat?

Sledování rozpočtu je věc, na které nezkušení projektoví manažeři častokrát pohoří. F**kupy se prostě někdy stanou, ale ty teď dejme stranou. Tady jsou nástroje, se kterými budete rychle, jednoduše a hlavně přesně vědět, na čem jste. A jak je na tom rozpočet vašeho projektu.

• Budget vs. realita – Abyste předešli nepříjemnému překvapení, poslouží vám nástroj Rozpočty projektů. Nastavíte si v něm hodinové sazby podle rolí, činností a členů projektového týmu a poté můžete sledovat příjmy, mzdové náklady a celkovou ziskovost projektu. Na závěr získáte celkový přehled portfolia projektu a vystavíte účetní závěrku.

• Zdravé projekty dělají zdravou firmu – pozitivní cash flow = zdravý projekt či rovnou firma. S Easy Projectem můžete sledovat a vizualizovat peněžní tok napříč projekty i celou firmou.

• Výkazy zisků a ztrát – díky funkci Panel rozpočtových výkazů uvidíte rozdíl mezi plánovanými a skutečnými rozpočty za vybrané časové období. Může tak sloužit jako váš centrální pracovní prostor pro správu rozpočtů.

3. Integrace s vaším současným účetním systémem? Žádný problém.

Jak získat finanční data pro rozpočet vašich projektů? Vkládat je ručně po zaplacení faktur do vašeho účetního systému je vysoce neefektivní. Export a import dat na konci každého dne nebo týdne přináší problém s neaktuálními údaji v rozpočtech projektů.

Nejlepším řešením je integrace s účetním systémem – automatizovaný přenos dat a správné rozdělení finančních údajů do každého rozpočtu projektu. Integraci provedeme se systémem Zapier a budete tak moci řídit rozpočty vašich projektů téměř v reálném čase.

Shrnutí

Pro vytváření a sledování projektového rozpočtu existují v Easy Projectu vzájemně propojené nástroje, se kterými získáte to nejdůležitější – přehled o tom, jak si váš projekt vede po finanční stránce. Na finance je potřeba myslet od začátku. Proto bude nejjednodušší, když strukturu rozpadu práce na vašem projektu rovnou propojíte se strukturou rozpadu financí. Schválený rozpočet je polovina úspěchu – ta druhá spočívá ve správném dohlížení. Sledujte tedy rozdíl mezi plánovanými a skutečnými rozpočty za vybrané časové období. Abyste měli co nejméně starostí, nechte svůj účetní systém integrovat s Easy Projectem.