Jak zachránit projekt, kterému hoří termín: 5+1 akčních kroků pro efektivní hašení projektů

Nejčastěji pak hrozí, že projekt nestihnete doručit načas. Co dělat v takovém případě? Podívejte se, jak se k projektu postavit a zachránit jej za cenu co nejmenších obětí.

Proč projekt hoří?

Důvodů, pro které to s projektem vypadá špatně (především z časového hlediska), může být spousta. Nejčastěji ale za ně nese odpovědnost projektový manažer – buď i nedokáže uhlídat timing, nebo podcení přípravní fázi. Tady je rychlé shrnutí toho, co dělat před spuštěním prací na projektu:

• WBS – Struktura rozpadu práce se všemi členy týmu – uvidíte, z čeho všeho se projekt skládá a kolik času vám zabere práce na jednotlivých položkách.
• CBS – Rozpad struktury nákladů – poslouží vám jako základ pro rozpočet projektu, a pak pro jeho počáteční i průběžné porovnávání se skutečnými náklady.
• Řízení zdrojů – využijete jej pro naplánování práce a rezervaci zdrojů dle reálných časových kapacit vašich zdrojů.

Jak projekt uhasit – Project crashing

Pokud máte pevně stanovený termín doručení projektu a není možné s ním v žádném případě hnout (třeba firemní event vázaný na konkrétní datum a hodinu, slavnostní recepce k otevření hotelu nebo představení nového modelu výroby na specializované konferenci), je čas sáhnout po technice známé jako Project crashing.

„Havárie“ projektu sice v doslovném překladu zní trochu hrozivě, ale není se čeho bát. Naopak, budete mít po ruce dobré řešení. Je ale důležité se na něj zodpovědně připravit.

Project crashing představuje zkrácení timingu pro jeden nebo více úkolů, čím se zkrátí i celkový čas doručení projektu. Logicky ale musíte počítat se zvýšením objemu zdrojů, což bude mít za následek zvýšení celkových nákladů.

Aby se vám projekt nakonec opravdu podařilo dotáhnout načas a zároveň s co nejmenším vlivem na rozpočet, postupujte následovně:

1) Aktualizujte WBS – svolejte meeting s týmem, vysvětlete, proč potřebujete připravit nové projektové plánování. Zjistěte, zda jsou úkoly dle aktuálního rozpadu práce relevantní, nebo jde některé z nich spojit pod jeden úkol či dokonce úplně vynechat.

2) Aktualizujte Gantt – převeďte aktualizovanou myšlenkovou mapu do Ganttova diagramu, abyste viděli vztah úkolů a času. V Easy Projectu si práci ušetříte tím, že změny, které provedete v myšlenkové mapě se do Ganttu přetransformují automaticky.

3) Seznamte se se situaci projektů v rámci organizace – společně s portfolio manažerem si v globálním Ganttu projděte stav projektů a zjistěte, zda je možné alokovat zdroje pro váš project crashing v rámci firmy, nebo budete muset zajistit externí dodavatele.

4) Naplánujte náklady na nové zdroje – ať už půjde o interní, nebo externí zdroje, mějte přesný přehled o tom, kolik vás budou stát a o kolik se navýší váš rozpočet.

5) Připravte nový, aktualizovaný projekt, který zahrne:

• Upravené plánování kapacit pracovníků – nové zdroje, se kterými projekt doručíte,
• Aktualizovaný rozpad struktury práce a rozpočet,
• Upravený Ganttův diagram na základě předešlých dvou bodů.

Je to vše? Téměř.

Každý projektový manažer se dřív nebo později potká i s práci hasiče. Některé projekty v jisté chvíli začnou hořet, jiné vypálí bezchybně. Projektové řízení je i tom umět odkomunikovat problém, postavit se mu čelem a pak ho začít řešit. Chyby se stávají, ale mnohem horší je nepoučit se z nich.

Proto nezapomeňte na meeting po doručení projektu (tzv. afterwork). Připravte si seznam otázek, odpovědí a návrhu řešení a výstup pak sdělte napříč firmou – projekťáci si přece musí pomáhat.