Jak zvládnout rychlý růst středně velké firmy díky dobrému project managementu

A pak začíná nekonečný koloběh vymýšlení nových nápadů, abyste neztratili své skalní fanoušky a zároveň získali nové. Pokud se tedy váš malý podnik rychle mění na středně velkou společnost, jste jako rocková hvězda – a možná budete potřebovat několik rad.

Růst je v pořádku, když víte jak na něj

Váš unikátní nápad nebo řešení, které získalo pozornost důležitých klientů za velmi krátkou dobu, je obvykle to samé, co první hit, který katapultuje rockovou kapelu do čela hitparády. Tento úspěch často vede k podepsání smlouvy s novým, významným klientem. No a v takovém případě je zcela přirozené, že nechcete další leady přenechat konkurenci. Bez promyšleného řízení se však růst může stát vaší největší překážkou. Pojďme se podívat, na co je potřeba myslet.

“Růst vaší firmy je samostatný projekt,
a tak k němu musíte přistupovat.“

Za prvé, pořiďte si lepší nástroje

Když s kapelou hrajete jen tak pro zábavu ve své garáži, nevyladěná kytara ze second handu není až takový problém. Ale jakmile dojde na skutečnou show, budete potřebovat profesionální nástroje. Řízení růstu vašeho podnikání v tabulce či stylem „papír a tužka“ už jednoduše nebude fungovat. Musíte si proto odpovědět na následující otázky:

• Víte, jak plánovat váš růst?
  
  Úspěšní byznysmeni vám většinou řeknou, že důležitá je vize. Ne že bychom to rozporovali – musíte přece vědět, zda je vaším cílem rock'n'rollová síň slávy, nebo vesnický festival. Cesta k dosažení vize však musí být doprovázena promyšleným plánováním a organizací, abyste se během ní neztratili.
  
  Nástrojem, který vám to pomůže vyřešit, je Plán projektu neboli roadmapa.
  

• Máte dostatek zdrojů?
  
  Abyste mohli s jistotou vědět, zda je vůbec možné ve vašem růstu pokračovat, nebo naopak raději zpomalit, či zrychlit, musíte mít dokonalý přehled o kapacitách a zdrojích. Lehce se může stát, že budete potřebovat najmout na své projekty nové lidi – víte ale kolik, jak kvalifikovaných a za jakou odměnu?
  
  Tyto otázky vyřešíte i díky Řízení zdrojů.
  

• Jak jste na tom s financemi?
  
  Jistě, růst by vám měl přinést – a s největší pravděpodobností i přinese – vyšší příjmy. Je ale třeba počítat s tím, že na začátku růstu budete muset hodně investovat: do vzdělání, vybavení, prostorů, náborové kampaně atd. Naplánujte si proto finance předem – zjistěte, kdy a jaké kroky je třeba podniknout a kolik peněz budete potřebovat. Berte v potaz i takové detaily, jako je datum splatnosti faktury vašeho nového klienta oproti datu dodání vašeho řešení.
  
  Tyto záležitosti zvládnete s přehledem díky nástroji Řízení financí.

Za druhé, pořiďte si zkušeného projekťáka

I během toho, jak se rocková kapela stává stále víc populární, měli by se její členové přece jen soustředit na to, co umí nejlépe – na produkci skvělé hudby. Najmout manažera, který se postará o všechno ostatní, je proto velmi chytrý krok. I vy, vlastník firmy, máte většinou tři základní možnosti, jak dostat růst firmy pod kontrolu:

1. Spolupráce s velkým hráčem z consultingu – to je logické řešení, ale v této chvíli bude téměř jistě mimo váš rozpočet.
   
   
   
2. Řízení růstu vlastními silami – výrazně sníží náklady, ale tak vás může svádět do mikromanagementu a klidně pak i vyhoření. Rock'n'rollová scéna je plná příkladů!
   
   
   
3. Práce s nástrojem pro projektové řízení – pokud se rozhodnete pro toto řešení, pak si vyberte customizovatelný „all-in-one“ software, který se dokáže přizpůsobit vašemu podnikání. Některé společnosti vyvíjející tyto nástroje vám poskytnou i zaškolení a 24/7 podporu s rychlými odpovědi na vaše dotazy.

TIP: Pokud si vyberete nástroj pro projektové řízení, tak pak jednoduše zadejte řízení růstu firmy kvalifikovanému projektovému manažerovi. Stejně tak, jako kdyby to byl „jenom“ další projekt! Projekťák se nejprve pomocí nástrojů Portfolio managementu podívá na aktuální stav probíhajících projektů. Dalším krokem zkušeného projekťáka bude rozdělení procesu růstu firmy na menší části pomocí Struktury rozpadu práce, abyste získali přehled o počtu a charakteru úkolů, které vás čekají. V neposlední řadě uvidíte tyto úkoly časově rozložené v Ganttově diagramu.

“Růst byznysu je projekt, proto jej musí řídit zkušený
manažer, který ovládá nástroje projektového řízení.“

Za třetí, i tady platí, „pracujte chytře, ne více“

Než článek zakončíme, podíváme se na jednu z nejčastěji se opakujících chyb, kterou společnosti – a rockové kapely – dělají při transformaci z malých firem (z garážového punku) na ty středně velké (předskokany hvězdy). Během tohoto procesu se obvykle objeví mnoho problémů různé důležitosti. Tajemství je zacházet s nimi chytře a nesnažit se najít samostatné řešení pro každý z nich. Využijte toho, že úkoly, plány, rozpočty, informace o zdrojích a další lze mít v jediném nástroji pro projektové řízení. Všechny kroky tak budou plynulejší než používat pět úzce zaměřených nástrojů.

(Nebo jinými slovy, nechcete mít jednoho technika na reproduktory, dalšího na kytary a posledního na mikrofony. Potřebujete pouze profesionálního a spolehlivého zvukaře a vaše hudba bude znít tak dobře, jak to jenom jde.)

“Čím méně nástrojů použijete na
řízení růstu vaší firmy, tím lépe.“

Shrnutí – tentokrát velmi osobní

Už je to nějaký ten pátek, co jsme s Easy Projectem „zkoušeli v garáži“ a poté vyšli s naším prvním hitem na světlo světa. Vyrostli jsme na středně velkou společnost a během cesty jsme vyvinuli a neustále upravovali náš vlastní nástroj pro řízení projektů – se vším, co potřebujete řízení vaší firmy. Je proto velmi pravděpodobné, že Easy Project bude vyhovovat i vaší transformaci a dalšímu zdravému fungování – od plánování počátečních kroků až po nepřetržité dodávání prvotřídních řešení s využitím nejmodernějších metod agilního řízení. Těšíme se na vaše hity!