Jak zvládnout více projektů najednou a nezbláznit se z toho: Konkrétní rady a nástroje pro řízení portfolia

Pokud řídíte několik projektů současně, zřejmě jste zjistili, že potřebujete dbát především na tři věci – prioritizaci úkolů, promyšlenou alokaci zdrojů a kontrola práce týmů. Předpokládáme, že jste již dávno zanechali „techniku post-it papírků“ a pro portfolio management využíváte šikovný software, který vám vyhovuje. Podívejte se, na co si při řízení projektů dávat bacha a jak konkrétně vám k tomu pomohou vybrané funkce Easy Projectu.

1. Ujistěte se, že znáte všechny úkoly, ze kterých se skládají vaše projekty

Ke struktuře rozpadu práce – nebo-li WBS (z anglického work breakdown structure) se v našich blozích vracíme poměrně často. Pokud ji totiž uděláte správně, zcela jistě se vyhnete tomu, že vás překvapí tasky, na které se „jaksi zapomnělo“ – což je věc, která vám při projektovém řízení přidá pár vrásek na čele (takže v případě portfolio managementu, si můžete rovnou zaplatit vyhlazovací kůru). Udělejte si poctivé „vébéesko“ pro každý projekt v portfoliu.

2. Zjistěte, kolik času zaberou jednotlivé úkoly, a kdo je udělá

Řízení zdrojů je klíčovou dovedností v rámci portfolio managementu. Jako projektový manažer byste měli optimalizovat kapacity tak, aby správné zdroje (lidé) měli dostatek času přinést konkrétní výsledky.

Pro rezervaci zdrojů využijte vizuální Plán vytížení zdrojů. Díku němu rychle uvidíte reálné kapacity v denním, týdenním nebo měsíčním horizontu, což je pro následné plánování kapacit pracovníků zcela nezbytné.

Pro plánování v rámci portfolio managementu vám skvěle poslouží Panel vytížení zdrojů. Snadno tak vyhodnotíte, jak efektivně vaše projektové týmy fungují. A když, nedejbože, něco vybouchne a přijde na řadu ad-hoc plánování, pomůžou vám zase přehledné grafy pro celkové alokace zdrojů.

3. Pomocník nadevše? Globální Gantt.

Projektové plánování zejména větších projektů se neobejde bez Ganttova diagramu. Hlavní výhodou je jeho jednoduché užívání – díky vizualizaci projektových úkolů v čase budete moci pohodlně naplánovat celý projekt.

Pro správce portfolia však bude tou nejdůležitější pomůckou Globální Gantt. Pokud vám Ganttův diagram umožňuje vidět „the big picture“, tak globální Gantt představuje celou galerii. Vysledujete si:

• Stav dokončení všech projektů, zobrazený na časové ose s možností prokliku do jednotlivých Ganttových diagramů, kde rychle uvidíte, co kdy bude (nebo mělo) být hotovo a kdo je za to odpovědný
  
  
• Přehled vyčerpaných zdrojů na všech projektech
  
  
• Přehled peněžních toků na všech projektech
  

Vylepšený Globální Gantt s pohodlnou drag&drop funkcí jsme teď navíc představili v nejnovější verzi Easy Projectu 10.6. Bude se vám líbit!

4. Kontrola a reporting

Víte, jaký je rozdíl mezi zkušeným a nezkušeným portfolio managerem? Když se jich na pondělním meetingu zeptáte: „Tak, jak jsme na tom s projekty?“, jeden začne mluvit a druhý reportovat.

Plnohodnotný report připravený k prezentaci zvládnete vytvořit na pár kliků díky perfektní funkci Přehled portfolia. Výkazy a přehledy portfolia si snadno přizpůsobíte a můžete nechat zobrazit třeba v grafech nebo diagramech.

5. Pár dobrých rad na závěr (i začátek a střed)

• Delegujte – pokud jste ten typ, který by nejraději udělal vše sám, zřejmě sice u každého projektu přiložíte ruku k dílu, ale taky časem sami vyhoříte. Navíc tím že ostatním nedáte prostor, postupně přivedete svůj tým do stavu frustrace. Nechte lidi dělat co mají a delegujte práci, se kterou vám mohou pomoci ostatní. Vaším úkolem je totiž mít přehled. A to vůbec není málo.
  
  
• Udržujte pořádek – určete si pravidla pro komunikaci, pro organizaci výstupů, pro sledování vývoje vašeho projektového portfolia. Čím méně aplikací a různých nástrojů na to budete potřebovat, tím líp. Ideálně, pokud dokážete mít vše důležité, včetně dat a čísel v jediném nástroji.
  
  
• Využívejte milníky – sednout si s týmem a zjistit „jak to jde“ je někdy skvělý nástroj sám o sobě. Třeba u některého projektu zjistíte, že se řítíte do průšvihu, a u jiného projektu jsou věci dokonce v předstihu. Získání zpětné vazby třeba po dokončení první fáze vašich projektů vám navíc pomůže přeskupit síly dle reality a pokračovat dál ještě efektivněji.

Shrnutí

Abyste se při řízení více projektů najednou neztratili, pracujte s nástroji pro řízení projektového portfolia. Bude důležité, abyste neustále měli přehled především o vytížení vašich zdrojů – k tomu vám pomůže třeba Plán vytížení zdrojů. Stav jednotlivých projektů a jejich vzájemné působení pak můžete sledovat v Globálním Ganttu. A když dostanete otázku o tom, jak jsou na tom vaše projekty, buďte připraveni díky funkci Přehled portfolia. Takže, i když je toho víc, s chladnou hlavou a těmi správnými nástroji pod jednou střechou to zvládnete!