Nejlepší nástroje pro řízení digitálních projektů (1. díl): V čem se odlišuje řízení digitálních projektů od těch klasických a jak je mít pevně v rukou

Že to zní, jako by toho bylo moc? Nemusíte se bát, plánování digitálních projektů jde lehce zvládnout, pokud máte připravený dobrý a fungující proces. A s tím vám teď pomůžeme.

Základ se nemění

Každý projektový manažer potřebuje pracovat se základními kroky řízení práce a procesů, a to i u digitálních projektů. S tím souvisí i jednotlivé nástroje, které vám pomohou v projektu plynule postupovat. (Některé z nich už možná využíváte.) Z naší zkušenosti jde o celé portfolio funkcí, nejvíce pak o Strukturu rozkladu práce (WBS), Panel úkolů spolu s Kalendářem a plánovačem schůzek.

Ano, možná to nezní příliš překvapivě, ale projekt, u kterého v předstihu naplánujete třeba časy schůzek (ať už online, nebo osobních), vám později může ušetřit několik hodin času. Často se nám třeba stává, že se kvůli přeplněnému kalendáři nezdaří naplánovat aktuálně potřebný meeting.

Celý projekt se pak zasekne někdy až o den či dva. Proto je lepší si tzv. pevné schůzky (a že jich v procesu digitálních projektů bude víc než dost) naplánovat dřív. Jak říkáme u nás, raději schůzku zrušit než nemít možnost ji vytvořit.

A ještě jeden tip: Většinu digitálních produktů (např. webová stránka nebo aplikace) je třeba otestovat a následně upravit dle výsledků testování. Nezapomeňte proto vyhradit ve svém plánování čas i na tyto úkoly, které si obvykle vyžadují nemálo času.

Jak reagovat na nečekané změny

Pokud byste se na nečekané změny mohli připravit, nebyly by nečekané. I proto se hodí ovládat ty nástroje projektového řízení, které vám umožní rychle adaptovat vaši workflow na vzniklou situaci. Ve většině digitálních oblastí se po celém světě využívá agilní řízení projektů. V rámci Easy Projectu nabízíme několik nástrojů:

• Panel sprintů – můžete v něm neustále sledovat, jak se vašemu týmu daří dosahovat toho, k čemu se zavázal.

• Agilní panel pro Scrum – díky drag&drop funkci můžete pohodlně přesouvat tasky z backlogu do sprintů. Stav úkolů a s ním související zodpovědná osoba se automaticky změní podle toho, v jaké jsou právě fázi.

• Kanban – osobní a týmové panely – získat přehled o tom, které úkoly vás čekají je snadné s touto velice oblíbenou metodikou. Pokud některý úkol potřebuje dostat přednost, jednoduše jej „drag&dropnete“ tam, kam patří a změnu hned všichni uvidí. Modul můžete navíc přidat na libovolnou osobní stránku.

Time tracking jak má být

S některými úkoly při realizaci digitálního projektu – jako třeba analýza klíčových slov nebo A/B testování – se možná setkáte poprvé. Proto pro vás může být poněkud obtížné stanovit čas, který tyto úkoly zaberou. Při tvorbě struktury rozkladu nákladů (CBS) sice zadáte časový (a finanční) odhad, důležité ale bude pořádně ho odsledovat, zejména pokud některou z těchto částí projektu outsourcujete třetím stranám. Řešením je funkce Sledování času – uživatelé si zde mohou vytvářet týdenní časové výkazy, a vy je porovnáte s odhadem v CBS a následně schválíte.

S time trackingem souvisí také všeobecná kontrola projektů. Ta se nezabývá jenom sledováním finančního hlediska, ale i odpracovaným časem na projektech a kapacitou vašich zdrojů. Jistě oceníte systém včasného varování, který vás upozorní například na hrozící překročení rozpočtu projektu. Nejdetailnějším nástrojem je pak Earned Value Management, díky kterému snadno změříte výkonnost a pokrok vašeho projektu.

Co jste zvládli jednou, zvládnete příště rychleji

Pokud máte digitální proces za sebou (začátek, proces, produkt testing, optimalizaci a spuštění), klobouk dolů. S největší pravděpodobností vás zanedlouho čeká nový projekt. Pojďme se podívat, jak projektové řízení tentokrát zvládnout ještě pohodlněji.

Pro ušetření času vám nejvíce pomohou Šablony projektů. Připravili jsme pro vás Easy Project šablony pro nejčastější typy projektů, které si pak můžete přizpůsobit podle projektu, který vás čeká a podle vašeho stylu projektového řízení. V rámci digitálních produktů vás budou zajímat zejména šablony pro vývoj produktů.

Po zkušenostech s prvním projektem už budete také vědět, které funkce, nástroje a přehledy využíváte nejčastěji. Přizpůsobte si proto to, co uvidíte, přes funkci Osobních panelů. Řekněme například, že se vám hodí kalendář, modul vytížení zdrojů a výkon na vybraných ukazatelích KPI. Obdobně si svůj panel budou moci přizpůsobit také:

• členové projektového týmu
• vedoucí týmu
• manažer portfolia – což je, mimochodem, možná také i váš případ
• Scrum master
• CEO

Shrnutí

Řízení digitálních projektů se v několika směrech odlišuje oproti řízení těch „klasických“. Základ je stejný – dobrá příprava při plánování práce a vyhrazení času pro následný (A/B) testing a optimalizaci. Aby se vám však řízení digitálního projektu nevymklo z rukou, budete potřebovat speciální nástroje pro agilní řízení a sledování času. No a po vašem prvním úspěšném digitálním projektu si už lehce přizpůsobíte naše přednastavené šablony, které vám příště ušetří kopu času. Držíme pěsti a kdyby něco, ptejte se!