Nejlepší nástroje pro řízení digitálních projektů (2. díl): Jak na rizika, finance a lidi

Řízení rizik a digitální projekty

Identifikace rizik je něco jako sbírání všeho, co může mít negativní vliv na vývoj projektu. Nezní to sice příliš lákavě, ale pokud tuto činnost zahrnete do fáze projektového plánování, hodně sobě (i vašemu projektu) pomůžete. Navíc získáte užitečný seznam, který můžete zaznamenat přímo do nástroje Řízení rizik.

Jde o plnohodnotný proces projektového řízení:

• Identifikace a vyhodnocení rizik – zjistěte pravděpodobnost, závažnost a načasování rizik a následně i to, s jakou pohotovostní rezervou můžete počítat.

• Monitoring a kontrola rizik – filtrujte jednotlivá rizika, např. podle projektu, závažnosti nebo načasování a podle toho jim přiřaďte prioritu.

• Řešení rizik – přidělte riziku reakci a začněte s jeho řešením: vytvářejte úkoly, přiřazujte zodpovědné osoby a sledujte vývoj.

Tip: Rozeslání hromadného e-mailu všem členům týmu s otázkou: „Co všechno se tady podle tebe může podělat?“ není optimálním řešením. Svolejte raději meeting! V našich končinách to sice ještě stále nebývá standardem, ale když se o rizicích pobavíte přímo mezi sebou – a třeba i s klientem – ve finále se vám podaří ušetřit čas. Kromě toho tak nepřehlédnete speciální rizika, která jako manažer nezjistíte, ale vaši specialisté ano. Kolegové, zodpovědní za jednotlivé úkoly, budou moci ostatním členům týmu přímo vysvětlit, v čem spočívá riziko v jejich části projektu a co se s ním dá dělat. (Při digitálních projektech je toho na vysvětlování dost, především ze strany developerů.) Eliminujete tak například hrozbu nedostatečných výstupů (deliveries), které by pak mohly projekt „zasekat“. To, že dáte hlavy dohromady, vám navíc pomůže nejen odhalit hrozby, ale rovnou i najít řešení. Řekněme tedy, že prvním krokem risk managementu je právě naplánování takovéto schůzky.

Rozpočet a odhad nákladů

Podobně jako u „klasických“ projektů, i u těch digitálních je rozpočet velmi křehký. Projektovým manažerům se poměrně často stává, že právě ve fázi samotné digitalizace produktu – při programování, testování a optimalizaci – se cenový odhad neshoduje s tím, co bylo schváleno ve fázi příprav. Co s tím? Pokud se ve finančním řízení budete držet první rady a navíc pravidelně sledovat aktuální spend vs. rozpočet projektu, rychle zjistíte, zda jste na dobré cestě, nebo z ní začínáte sjíždět. Základem je vždy mít kontrolu nad financemi. Vědět, zda jste nad plán, nebo vám teče do bot a v obou případech pochopit, proč tomu tak je. To vám pomůže rychle reagovat a vyhnete se zbrklému hašení problému.

Řízení zdrojů při digitálních projektech a optimalizace

Při plánování úkolů nezapomeňte především na testing a následnou optimalizaci. U jakékoliv aplikace nebo webové stránky se najdou bugy, které zjistíte až během testování. Naše rady proto zní:

• V Plánovači vyhraďte čas pro (A/B) testing, do kterého zahrnete i ty kolegy, kteří na projektu nedělali. Velmi snadno se může stát, že vám dají podnět, který jste jako příliš zainteresovaní autoři projektu úspěšně přehlíželi.

• Rezervujte čas i na optimalizaci, která zahrnuje opravu bugů. Pozor, může jít i o časově náročné úlohy, nejen o „kosmetické úpravy“.

• Alespoň jeden týden po oficiálním spuštění projektu zabezpečte kapacitu pro případné úpravy na produktu po zpětné vazbě, kterou získáte od koncových uživatelů. Ujistěte se ale, že ji budete mít kam zaznamenávat a jak vyhodnocovat. Pro tento účel vám ideálně poslouží Helpdesk.

• Pro B2B týmy bude důležité mít obchodní příležitosti i úkoly v jediném CRM s dostupností všech kontaktů.

Shrnutí

Proces tvorby digitálního produktu má svá specifika, která se odrážejí i v projektovém řízení. Hned na začátku je dobré projednat rizika projektu s vaším týmem. Při rozpočtu pak myslete na to, že trajektorie vašeho projektu není jenom od A do B, ale že následuje i testing, optimalizace, a pak uživatelská podpora. Budeme se těšit na váš nový digitální projekt, dejte nám vědět, jak se vám daří!